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人員配置の最適化により人材有効活用を目指すA市様

概要

組織の均衡度分析により人員配置の最適化を図る解決策を提案

現在、ほとんどの地方自治体では、景気の停滞により、安定的な税収が見込めず、非常に厳しい財政状況を強いられています。多くの地方自治体では、新規の人材採用も容易ではなく、限られた人的リソースでいかに効率的に組織運営を行うかが重要となっています。A市様においても例外ではなく、組織の見直しや類似施設の統廃合等の様々な行政改革を繰り返しながら、限られた人的リソースで組織運営を行っていました。

そこで富士通総研は、A市様に対し、人員配置の最適化ひいては人材の有効活用を図るためのコンサルティングサービスを提供しました。
具体的には、まず、業務の構造を整理し、「業務の量」の可視化を行いました。次に、業務の難易度を定義し、「業務の質」の可視化を行いました。そして、その結果を踏まえ、組織の均衡度分析を行うことにより、「業務と人的リソースのバランス」が取れた組織構成のあり方の提案を行いました。

課題

「業務の量」「業務の質」の両面から課題を整理

A市様の組織の課題を、「業務の量」と「業務の質」の観点から整理しました。

「業務の量」における課題とは、「現在の組織構成において、対象組織の業務量は適切なのか」というものです。組織内の各職員の業務量を測定し、可視化しました。その際、閑散期、繁忙期の業務量についても詳細に把握しました。

「業務の質」における課題とは、「現在の組織構成は、対象組織の業務を遂行してために適切な人員で構成されているのか」というものです。対象組織に含まれる業務の難易度を定義し、その難易度に適合した組織構成になっているかを可視化しました。

解決策

富士通総研では、A市様に対し、上記課題について、以下の手順でコンサルティングを行いました(【図1】参照)。

  • 「業務構造の可視化」では、事務分掌、事務分担表に基づいて業務を細分化し、業務内容を把握します。
  • 「業務の量の可視化」では、細分化した業務に対し、各々、年間でどれくらいの業務量があるのかを把握するとともに、対象組織全体での年間業務量を把握します。
  • 「業務の質の可視化」では、その業務を遂行するために必要な「知識レベル」や「判断力レベル」等の視点から総合的に業務難易度を定義します。
  • 「業務難易度別業務量評価」では、先に定義した業務難易度別にどれくらいの業務量があるのかについて分析を行います。
  • 「組織構成の均衡度分析」では、対象組織の人員がその業務量と難易度に比して、バランスが取れているか否かについて分析します。
  • 「人員配置の最適化に向けての施策検討」では、前述の均衡度分析結果を受け、人員バランスのズレを修正する方向性について、外部化活用も視野に入れ、検討を行います。

【図1】コンサルティングの流れ
【図1】コンサルティングの流れ

以下では、「人員配置の最適化に向けての施策検討」において検討を行った概要を紹介します。

ⅰ.業務分類に基づく最適化方向性の確認

富士通総研は、最適化の施策を検討するにあたり、正規職員はどのような業務を行うべきか、正規職員のうち業務の特性により担当すべき業務は異なるべきなのか否か、外部人員を活用することが有効な業務はどのような業務か、等について、A市様にとともに検討を行いました。

分類の基準としては、その業務が「専門性」を持つものか否か、「定型性」があるものか否かの2軸を基本としました(【図2】参照)。「専門性の高い業務」とは、事務処理を行うにあたり、法律、条例、制度等の理解が必須である業務を指します。これらの業務では、事務処理を行う際には、法律、条例、制度等を背景とした高度な判断が必要となります。「定型業務」とは、事務処理のパターンが決まっており、マニュアル化が比較的容易な業務を指します。

「専門性の高い業務」については、法律、条例、制度等を背景とした高度な判断が必要であるため、外部の人員では対応が困難であるため職員が対応すべき、であると整理しました。

「専門性の低い業務」ついては、「定型業務」か「非定型業務」かにより、対応する人員の担当分けを行いました。「定型業務」については、マニュアル化を推し進め、外部化を行うべき、であると整理しました。そして、現在、このタイプの業務に携わっている職員を人材が不足している「専門性の高い業務」にパワーシフトし、人材の有効活用を図ることとしました。「非定型業務」では、業務に例外パターンが多いため、マニュアル化によるメリットが享受しにくいことが予想されます。このため、少しでも人件費の安い若手職員や臨時職員等を活用して業務を遂行すべき、と整理しました。

【図2】業務分類イメージ
【図2】業務分類イメージ

ⅱ.外部化に向けての詳細検討

外部化向け業務を特定するために、外部化対象候補となった業務をさらに詳細に検討しました。外部化対象となる業務は、3つの条件を備えている必要があります。第一に、定型化された業務であること、第二に、成熟度が高い業務であること、第三に、業務量が確保されていることです。

「定型化された業務であること」とは、業務のやり方が一定のものであり、マニュアル化が可能であることを意味します。外部化を行った際に、品質を均一なものとするためには、マニュアル化が必須となるためです。

「成熟度が高い業務であること」とは、業務のやり方が長年変わっておらず、安定していることを意味します。法律や制度により、頻繁に業務内容が変わりやすいものは、マニュアル化し、外部化したとしても、そのメリットを享受する前に業務の内容が変わってしまう恐れがあるため、外部化は難しいと言えるからです。

業務量が確保されていることとは、外部化には一定量以上の業務量が確保されている必要があることを示します。一定以上の業務量が確保されていなければ、コストメリットを創出することができないからです。

【図3】は、A課の業務の「定型度」「成熟度」「業務量」を示しています(【図3】参照)。左図の下、赤丸部分は、この業務の多くが「定型度の高い」業務であることを示しています。また、右図の上、赤丸部分は、この業務の多くが「成熟度の高い」業務であることを示しています。各々の丸の大きさが業務量を示しています。このことから、A課の業務には、外部化が可能な事務が多く含まれていることがわかります。

【図3】A課の業務定型度・成熟度評価イメージ図
【図3】A課の業務定型度・成熟度評価イメージ図

ⅲ.業務処理コスト圧縮ための詳細検討

定型化が難しく、外部化ができない業務については、若手職員や臨時職員の活用による業務処理コストの圧縮を検討しました。【図4】のグラフでは、現状の難易度別業務量を青色、改善後(理想)の難易度別業務量を赤色で示しています(【図4】参照)。図中の縦軸「L」の数字が大きいほど、上位の職員であることを示します。

B課では、現状において上位の職員により若手職員がやるべき業務が実施されていることを示しています。そのため、富士通総研では、L3、L4が行っている業務の詳細を分析し、赤色に近づけるべく、若手職員や臨時職員を活用すべき業務の提案を行いました。

【図4】B課の難易度別業務量比較イメージ図
【図4】B課の難易度別業務量比較イメージ図

成果

人材適正配置の実現および組織の量と質からの分析によるコスト削減

上記解決策を実施することによる効果としては、以下の点が想定されました。A市様においては、本件のコンサルティング結果を踏まえ、効率化施策の実行計画の立案および期待効果の検証を行っています。

  1. 人材適正配置の実現
  2. 外部化による業務処理コストの削減
  3. 難易度の低い業務の若手職員等へのシフトによる業務処理コストの削減

掲載日:2013年2月7日
(公共事業部 シニアコンサルタント 若林 克実)


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