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業務ルールの体系化によって急成長企業の経営基盤を強化

概要

脆弱な経営基盤により発生するリスクに対して、規程体系整備による経営基盤強化を実践

近年、多種多様な業種において、グローバル展開やM&Aによって事業拡大を行う企業が増えています。しかし急成長の一方で、経営基盤としてのルールが十分に整備されていないため、マネジメントに関するリスクが増大し、早急な対応が必要となっているケースも増加しています。

以下に、規程体系整備により経営基盤強化を実践した事例をご紹介します。

課題

個別の法対応や現場からのボトムアップにより、バラバラに整備されてきたルールの限界

ネット企業A社様は、グローバル展開を含めた事業拡大を推進していますが、業務ルールの整備が十分でないため、以下のような課題がありました。

  • グループ企業へ展開したいが、標準ルールが存在しない。また日本語の規程しか作成していない。
  • 標準ルールに従うための手続き(手順書)がないため、特定の問題について現場から問い合わせがあっても拠り所がなく、回答に困る。
  • 一部の既存ルールは、メンテナンスがされていないため、実態に即さず形骸化している。
  • 法対応等で個別に整備してきたが、体系として整合がとれていない。
  • 現場からのボトムアップでルールが作成されているため、経営の意思が反映されていない。

富士通総研は、A社様から依頼を受け、これらの課題を短期間で解決するためにグローバル標準ルール整備を支援しました。

経営基盤としてのグローバル標準ルール整備
【図1】経営基盤としてのグローバル標準ルール整備

解決策

ルールを体系的・網羅的に整備し、急成長を支える経営マネジメントを短期間で確立

1. ISMS/ISO27001を参考とした体系的・網羅的な整備

認証取得が必ずしも目的でない場合も、ISMS/ISO27001等の規格を参考に整備することは、下記の理由により有効となります。

  • フレームワークに沿ったルールであるため、経営者を含めた関係者の安心感につながる。
  • 整備済み、未整備の規程が明確になり、整備計画が立案可能となる。
  • 上位規程を網羅的に整備することにより、より詳細なマニュアルを作成する際のブレ等の抑制に繋がる。
  • 体系的に整備することにより、業務ルールへの経営マネジメントの意思反映が可能となる。

【図2】規程体系イメージ
【図2】規程体系イメージ(考え方と定義)

2. 実績のあるグローバルテンプレートを活用した短期間での整備

富士通総研のテンプレート(規程・基準・ハンドブック)は、ISMS/ISO27001に準拠し、日本語だけでなく、海外拠点用に英語版・中文版の用意もあります。ただし、テンプレートはあくまでテンプレートであり、その企業の実態・目指す方向性にいかにフィットさせるかが重要となります。

3. グローバルとローカルの区分を設定

上位規程については、可能な限りグローバルで統一することが、経営マネジメントの観点からも重要となります。ただし、個人情報保護等、法に基づくものは、拠点によって異なるため、ローカル特有のものとして区分する必要があります。またマニュアル・ハンドブックに関しては、各国の文化によっても記載内容の差異が発生します。整備計画立案時に規程体系一覧(ToBe版)を作成しますが、予めグローバルとローカルの区分を設け、関係者と共有する必要があります。

成果

業務ルールの体系化によりリスク管理に基づく経営基盤強化を実現

短期間で体系化されたルールの整備が実現できただけでなく、今回の取り組みにより以下の成果を得ることができました。

  • リスク管理に対する意識の醸成
    経営陣を始めとした関係者は、これまでは漠然とした危機感を抱いていただけでした。しかし整備計画の立案により、タスクと責任が明らかになり、リスク管理への関心を高める結果となりました。
  • 整備が飛躍的にスピードアップ
    上位規程が網羅的に整備されることにより、各々の課題に対するワーキンググループが立ち上がり、パラレルな推進が可能となりました。
  • 業務の効率化・品質向上
    ルールが明確になったことにより、社内業務に関する問い合わせ回数が大幅に削減されるとともに、セキュリティ担当者等が問い合わせに対応する際の拠り所ができたことにより、大きな安心感を得ることができました、また経営マネジメントと一体化した施策により、業務全体の品質向上が実現されました。

掲載日:2012年6月26日
(コーポレート基盤事業部 シニアコンサルタント 菊本 徹)


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