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【フォーカス】いよいよ始まるマイナンバー制度

-官民の準備状況―

2015年7月16日(木曜日)

【フォーカス】シリーズでは、旬のテーマに取り組むコンサルタントを対談形式で紹介します。

今年10月から国民にマイナンバーの通知が始まり、2016年1月からは企業も実務でマイナンバーを使っていかなくてはならなくなります。マイナンバー制度への自治体側の準備は進んでいるのでしょうか? また、富士通をはじめ、民間企業の実態はどのような状況なのでしょうか?

本対談では「マイナンバー制度への準備状況」をテーマに、富士通株式会社人事・総務サービスセンターの狩集センター長、株式会社富士通総研(以下、FRI)金融・地域事業部の上シニアマネジングコンサルタント、FRI公共事業部の中村シニアマネジングコンサルタント、大山シニアマネジングコンサルタントに語っていただきました 。狩集、上、中村のお三方は富士通株式会社のマーケティング戦略室番号制度推進室を兼務しています。進行役はFRI公共事業部の河合事業部長です。

1. それぞれの取り組みについて

【河合】
マイナンバー制度は今年10月に番号の通知が始まり、来年1月から実際に利用が開始されるということで、実現が目前に迫っていますが、様々な調査を見ると、国民の認知度はそれほど高くないのではないかという懸念もあります。実際にお客様とのおつきあいや自社の整備でマイナンバーに関わっておられる皆さんに、具体的な状況や苦労、このような発展が考えられるといったことについて、実際の体験に基づいてお話しいただければ、今、マイナンバーへの対応を準備されている方、これから準備に携わる方の役に立つのではないかと思います。最初に自己紹介を兼ねて、皆さんがどのようなことをされているか、お話しいただけますか?

【中村】
私は自治体向けのマイナンバー制度に関わるコンサルティングを担当しています。マイナンバーの利用に先立って行われる「特定個人情報保護評価(PIA:Privacy Impact Assessment)」の実施支援と、マイナンバー制度の準備に関わるプロジェクト管理の支援が中心です。後者は今年に入ってからも複数の団体に対し、ご支援していますが、関係部署が多岐にわたり、どのような対応や準備をしなければいけないのかということがなかなか浸透していかないことが課題としてあります。マイナンバーを利用することの影響や考えるべきことを整理しながら、取りまとめ部門が関係部署に対して行う説明会の支援などを行っています。

【大山】
私は昨年度末まで5年間、任期付職員として神奈川県政策局情報企画部のIT推進担当課長として勤務していました。県のCIO補佐官、PMO(Project Management Office)マネージャー、CTO的な役割です。マイナンバーについては県庁の番号制度対応検討部会の副部会長を拝命していました。昨年度は調査委託して全庁の番号制度関連事務を洗い出し、影響範囲がどうなるかをまず把握して、PIAを行い、統合宛名絡みのシステムの方式設計まで仕上げてきました。

【上】
私は民需のコンサルを担当しています。富士通時代は個人情報保護法のコンサルタントから始まり、それからセキュリティを経て、マイナンバーもその延長線と考えています。民需のお客様は昨年11月頃からお声掛けいただいて、今、問い合わせは80件を超えていると思います。5月でさえ、一般的な制度面のセミナーが満席になる状態です。そして、お客様の中には「5月時点で何もしていないけど、10月からは収集したい」という人事部門の依頼もあります。通常、どのようなことでも5か月でできることは限られると思うのですが。それほどお客様の意識もかなりちぐはぐな状態になっているという認識です。したがって、お客様の個々の事情に応じたご支援をしたいと思っています。

【狩集】
私は富士通および富士通グループ会社の人事業務に関するオペレーションの責任者という立場になります。実際の業務は富士通HRプロフェショナルズ(以下、HRpro)に委託しますが、私はその委託元責任者として業務の管理監督責任があります。今回のように法制度が変わる際には、それに合わせた人事業務プロセスを設計した後、システムへの対応を図るとともに、HRproの実務に反映してもらいますので、マイナンバーも私の方でまずプロセスを決めなければなりません。なお、お客様に提供する際のリファレンスモデルとして人事部門も貢献すべく、2015年1月、富士通内に新設された番号制度推進室を兼務して、富士通のプロセスをお客様にご紹介しています。

【富士通株式会社 人事総務サービスセンター 狩集センター長】
【富士通株式会社 人事総務サービスセンター 狩集センター長】

2. 自治体の準備状況 -番号通知が最初の関門、独自利用は順次検討-

【河合】
10月からの番号の通知や、来年1月からの利用について、自治体の準備状況はどのような感じですか?

【中村】
私が支援している市町村では、10月からの番号通知に向け、不明な点や整理が難しい点もある様子ですが、国からの資料に基づき、着々と準備を進められています。その一方で、来年1月以降、マイナンバーを利用する部署は、中核市で20程度の部門にわたるのですが、まだ具体的な事務の仕方まで検討しきれていません。そのことが課題と感じます。

【河合】
大山さんは自治体内部で関わられていましたが、準備状況はいかがでしたか?

【大山】
都道府県レベルでは、全国課長会の下で勉強会をやりながら検討を進めてきました。昨年度は、マイナンバーが入ってきた時に業務フローがどうなるかを、現場を支援しながら検討しました。税と福祉六法の生活保護、児童福祉、障害者福祉等を中心に現場をフォローしてきました。マイナンバーの仕組みは分散管理で複雑性を持つので、その仕組みをどうシステム的に回すかについても検討しました。統合宛名システムと中間サーバが肝になるシステムです。その設計にあたって、ネットワーク絡みのセキュリティも検討しました。番号に関係する端末だけでも統合宛名システムの端末、中間サーバの端末、住基システムの端末、業務の端末があります。中間サーバにはすべての特定個人情報が集まるので、セキュリティを慎重に確保しなければいけません。県と市町村の違いは、市町村は住民情報のシステムを持っていて、市町村の住民に対して番号を割り振る処理があり、各人にセキュアに通知しないといけないので、そこが最初の関門です。県では、税のシステム、福祉六法関連のシステムが順次稼動していく形になると思います。

【株式会社富士通総研 大山シニアマネジングコンサルタント】
【株式会社富士通総研 大山シニアマネジングコンサルタント】

【河合】
もう1つ、マイナンバーで法人番号の問題がありますが。

【大山】
法人番号は企業に一意に付くだけで、実際は調達でも「富士通の神奈川支社」といった事業所コードも含めて定義しないといけないので、使えるようになるまで時間がかかります。法人番号の活用については、まず個人番号がきちんと動いてからだと思います。

【河合】
例えば、来年の報酬等に係る支払調書など役所へ提出する書類に法人番号をつけることになると思いますが、当面は付いてもあまり意味がないということでしょうか。その辺はいかがでしょう?

【狩集】
様式には法人番号記入欄があります。ただ、法人番号自体の利用価値がどれくらいあるのかは疑問です。事業所コードがついていれば利用価値があるのでしょうが。

【大山】
県では人事給与や財務会計のシステムを再構築しているので、個人番号や法人番号を使って、という議論はありました。

【狩集】
将来的には付くのですか? その方向性はあるのですか?

【大山】
事業所コードを誰がつけるかを決める必要があるので時間がかかると思います。

3. 民間企業の準備状況 -マイナンバー制度の認知度が低く遅れがち?-

【河合】
民間企業については、問題意識はあってもまだ具体的に動いていないということでしたが、企業の担当者が一番気にされているのはどのようなことですか?

【上】
人事や情報システムの担当者は気にしていますが、会社全体としては動いていない、トップの指示がないのかと思います。4月から政府広報が始まりましたが、世の中の認知度もあまり高くないですね。一方、例えば2005年4月から施行された個人情報保護法はマスコミが大反対し、一度国会で廃案になり、個人情報保護法の義務からマスコミに関する活動を抜いて再提出して国会を通った経緯もあり、沢山報道されたので、個人情報が管理される認識が高まりました。マイナンバーは紆余曲折はあったものの、現在は導入に向けて準備が進んでいて、マスコミに取り上げられることが少ないです。また、内部統制制度の場合は、財務諸表と同様に、監査法人が意見をつけた後、公開されますが、マイナンバーは税務署などに提出する法定調書に利用するものであり、対応状況などの公開義務はないというところも大きいと思います。自社へのインパクトがわからないので、経営者はどれだけ投資すればよいか、どれだけ重要なのかもわからない。それで経営的な判断がなかなか下せないのかと思います。

【株式会社富士通総研 上シニアマネジングコンサルタント】
【株式会社富士通総研 上シニアマネジングコンサルタント】

【狩集】
お客様の反応を補足しますと、お客様によっては「システムに落とし込めばいい」くらいの甘い考えの会社も見受けられますので、「人事の責任者がまずプロセスを決めないと、システムだけで決めたら誤りますよ」と話しています。人事としてプロセスにどう落とし込むかを検討してから、システムでどこまでカバーできるのか、それ以外は自分達の手でどれくらいやらなければいけないかを考えることをお勧めしていますが、「どこから手をつければいいか」と訊かれます。まず対象業務の洗い出しが必要と話すと、その前に制度もよくわかっていないとなります。お客様を訪問して話をしたら、人事部長が自分の代わりに社長に説明して欲しいとなり、さらにグループ会社の社長を集めるから話して欲しいというケースもありました。皆さんまだよくわかっていないのが実態です。富士通においては、富士通グループとして同一対応をとるということとし、業務プロセスにどう落とし込むかはすでに検討を終え、システムは専用サーバを立てて、そのアクセス権も少人数に絞って行うなどの対応方針も決めています。収集においては、マイオフィス(注1)で申請をしてもらうプロセスとすることで本人の身分確認は担保され、国からの要求である本人確認がクリアされ、また、業務委託先であるHRproが番号の真正性を確認するというプロセスにしました。

【河合】
被扶養者の本人確認も直接やらなければいけないということはないですか?

【狩集】
被扶養者の番号は扶養者である従業員がマイオフィスに代理申請することになり、会社としての確認は必要ありません。

【大山】
市町村は住民に個人番号を通知するので、住民票コードをもとに付番された個人番号をきれいに集めて管理していきます。神奈川県の場合は、生活保護等の窓口業務で、個人番号を書いてもらって、真正性確認をして、順次、個人番号が集まる方向で検討しています。また、源泉徴収等のために職員や家族の個人番号を集めて管理することは、民間企業と同じです。

4. 富士通はリスクを最小化するために取り扱い部署を一極集中化して業務改革する

【河合】
当社も外部の先生や有識者に謝金を払うケースがありますが、マイナンバーの収集はどのように行うことになりますか?

【狩集】
企業によって違うと思いますが、富士通は謝金の払い出し元を総務購買部に一本化し、総務購買部がマイナンバーを先方に確認する方式に統一しようと計画しています。様々な部署が講師を頼んで、各々が源泉徴収して先生に謝礼を渡しており、各々に任せたらリスクが分散してしまうので。

【中村】
民間企業にマイナンバーの説明をすると、社宅借り上げなどの細かな影響がある手続きが指摘されますが、そういったものも一本化しようとしているのですか?

【株式会社富士通総研 中村シニアマネジングコンサルタント】
【株式会社富士通総研 中村シニアマネジングコンサルタント】

【狩集】
個人支払いの社宅借り上げ料も謝金と同じように一本化しようとしています。各々がマイナンバーの取り扱いを始めるとリスクになると思います。リスクを多くの従業員に持たせるのはよくないので、できるだけ集約し、人事の中でもリスクを抱える人はごく少数に限ることとします。さらに、漏洩のリスク対策として、川崎工場のHRproのエリアは現在、従業員であれば誰でも自由に出入りできますが、執務室内への出入り口を新たに設け、入退室時のドアセキュリティを限定し、監視カメラを設ける工事を9月中に行う予定です。

【上】
物理的な安全管理措置というものですね。

【狩集】
安全管理措置で一番大変なのが物理的な措置です。技術的、人的、組織的なものは決めて実行すればいいのですが、物理的な措置にはお金もかかりますし、どこまでのレベルにするかというポリシーを作らなければいけないのです。工場や支社・支店の人事部門の全部に安全措置を求めると膨大な金額になるので、マイナンバーはそちらでは扱うことなく、HRproに集約することにしたのです。従って社会保険業務などのマイナンバー関係業務は、これを機に地域から全部集約します。提出の方法を考えなければいけないのですが、電子申請と郵送による窓口提出によりクリアできると考えています。

【上】
それはある意味、業務改革ですね。

【狩集】
そうですね。さらに、グループ会社でHRproに業務を委託していない会社が、これを機に委託することも期待しています。

【大山】
自治体でも番号を使うことによって業務を効率化する、県民サービスを向上する、という業務改革をしたいのですが、義務的なことの対応をまず行っています。その次に、独自利用事務を検討しています。独自利用については、条例制定の必要があります。

【狩集】
我々も2年前から検討して、どうすべきかの議論をし尽くしているので、その結論に達したのです。でも、企業が今から検討し始めるのでは、対応は限定的になるかと思います。特に今回、新しい「廃棄」というプロセスが出てきますので、as isのプロセスをどう変えるかで手一杯ではないかと思います。我々はto beまで出来上がったので、さらに効率化するためにどうするかの検討が可能になったのです。

【上】
お客様にも今から提案するとなると、10月収集スタートもしくは来年1月スタートの話なので、2年前から取り組んだ富士通の事例はお話しできるけど、そのとおりにお客様が行うのは難しく、現場できちんと収集して保管するところを、まずは重点的に実施するのも1つの対応案と考えます。あるべき姿を実現するのは来年以降にPDCAサイクルを回す中で行っていただきたい、と話すようになりました。

【河合】
企業の場合、間に合わないと、どのような問題が生じますか?

【狩集】
当面1月から必要になるのは退職者の源泉徴収票発行と被扶養者の異動申告と雇用保険の資格取得ですね。入社、退職、家族の異動がある人だけですので、当面は手作業で何とかなるという企業の方が多いと思います。私たちは10月から12月の3か月で集めきらないと、対象人数が多く誰が退職するかわからないから、全部集めるというプロセスにしたのですが、従業員数や入退者数が少ない企業は手作業で対応しておき、その間にシステム開発することも可能だと思います。

5. 富士通はどのようなサービスを提供していくか?

【河合】
そのような対処方法も富士通リファレンスとしてお客様に提供できますね。

【上】
どうしても10月スタートと仰るお客様には、辞める人が少ない企業は手で対応してもできるので、そこを考えましょう。10月から収集できるから、10月から開始するのではなく、業務影響度を睨みながらやっていかないと難しいと思います。また、人事給与パッケージベンダーのマイナンバー対応がいつできるかということと、そのベンダーのSEが本当にサポートしてくれる保証がないと、いつスタートできるかわかりません。これが最大のリスクになりつつあります。とりあえず収集したいのであれば、富士通のマイナンバーBPO(Business Process Outsourcing)サービスで収集し、自社システムの用意が整った時点で、富士通BPOからマイナンバーを受け取り、自社システムに流し込むというストーリーも考えないといけないと考えています。

【河合】
富士通としてはどういうサービスを提供しようとしているのですか?

【上】
製薬業等は大学病院の先生方のマイナンバーの数が多いので、そういった外部の個人の方々や社員の収集代行をするアイデアはあるようです。また、督促も含めて現行社員分を収集したら契約終了とするサービスパターンと、BPOセンターで継続して管理して、配偶者が増えたら配偶者のマイナンバーを追加する異動処理をする、年末調整や源泉徴収も代行するといった運用維持まで提供するサービスの2種類あります。

【河合】
民間企業側の対応が遅れている、認知が進んでいない状況で、具体的に富士通としてやっていくことはありますか?

【中村】
昨年度、番号制度推進室の発足前から、営業・SEを経由してお客様には注意喚起してきました。富士通フォーラム等でのセミナーを通じても、注意喚起をしてきています。必要なお客様には、影響調査の支援から、ソリューションやBPOサービスの提供まで、リファレンスを活かした形で対応しています。そのような取り組みを通じて、お客様のマイナンバー制度対応を支援いたします。

【狩集】
今年の1月2月は不特定多数のお客様向けセミナーを頻繁に実施し、常に満席の大盛況でした。最近は個別のお客様からの依頼が増えています。セミナーに出られたお客様からの口コミで増えているというのと、営業向けのビジネス連絡会をきっかけに営業さんが個別の動きを始めたように感じています。

【大山】
国も県も広報活動に力を入れているので、これから企業の相談が増えてくるでしょう。

【河合】
世の中の認知度がもう少し高まって皆が危機感を持つようにならないと、このシステムはもたないのではという気がしています。企業からの相談が増えるといいですね。

【株式会社富士通総研 公共事業部 河合事業部長】
【株式会社富士通総研 公共事業部 河合事業部長】

【狩集】
これだけ大きな法改正で仕組みまで変えることは記憶にありません。消費税導入時も支払い側への影響でしたので、経理や人事だけで対応すればよかったのですが、従業員も含めて色々な所に影響する、しかも会社の業務プロセスを変えなければいけないという影響は初めてですね。

【河合】
その辺りの大変さが、うまく伝えきれていないのではないかと思います。狩集さん、例えば業種によって、問い合わせの内容は異なりますか?

【狩集】
私が説明に行く先の業種は多岐に及んでいます。製薬、銀行、県の経営者協会、スーパーのグループというように。業種特有で対応が必要なケースもあります。

【中村】
従業員やその扶養家族以外のマイナンバーの取り扱い方は、業種によってかなり課題が異なるようですね。

【河合】
このような話が外部に発信されて、危機感を持つ企業の方が増えるということだけでも非常に意味があると思います。富士通グループとしては、お客様毎の状況・要望を踏まえ、しっかりと対応させていただくということですね。本日はありがとうございました。

【対談者】

対談者(写真左から)

  • 中村 均 :株式会社富士通総研 公共事業部シニアマネジングコンサルタント 兼 富士通株式会社マーケティング戦略室番号制度推進室員
  • 上 茂之 :株式会社富士通総研 金融・地域事業部 シニアマネジングコンサルタント 兼 富士通株式会社マーケティング戦略室番号制度推進室員
  • 狩集 裕一 :富士通株式会社 人事・総務サービスセンター長 兼 マーケティング戦略室番号制度推進室員
  • 大山 幸信 :株式会社富士通総研 公共事業部 シニアマネジングコンサルタント
  • 河合 正人 :株式会社富士通総研 公共事業部 事業部長

注釈

(注1) : マイオフィス : 富士通社員がオンライン上で人事関連諸手続きを行うためのワークフローシステム。

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