新購買管理システム業務要件定義における取組み

コンサルタント 村木良知

購買マネジメントが比較的困難とされる役務・サービス購買(用水・電力・業務委託等、物品以外の購買)のコストダウンに向けた業務改革プロジェクトの概要(大手石油会社A社での実践)をご紹介いたします。

役務・サービスは、無形材で在庫が困難という特徴を有するため、品質管理に加え「全社的な価格管理」が非常に困難と言われております。そのため、各地に複数工場を有する製造業では、各工場に購買権限を委譲している企業が多く見られます。一方、各工場の設備保全や構内作業、雑作業を詳細に分析し工場間で比較すると、中には過剰な支出が見当たることも少なくありません。

今回は、役務・サービスの全社コストダウンに主軸を置き、仮説ベースでの 新業務要件定義を行いました。仮説の一例は以下の通りです。

• 例１：全社集中購買でスケールメリットを発揮する(但し、これは物品購買のやり方と同じ)
• 例２：単価管理に加え工数管理を強化し価格交渉力を高める

今回の特色は、特に「単価管理」「工数管理」に焦点を合わせ、パッケージ標準の機能評価を実施している点にあります。具体的には、役務・サービスの特性に合わせ、パッケージ標準の管理指標やレポートから様々な管理施策を検討し、コストダウンの実現可能性をお客様と共同で評価しております。

例えば、パッケージ標準の機能を基に、標準単価や標準工数との差異分析やトレンド別(週、月、四半期、年など)の推移分析などを、業務施策として立案しております。業務施策の一例は以下の通りです。

• 例１：工場間で異なる取引単価の統一
• 例２：類似する取引先の集約化
• 例３：標準工数の設定

また、コストダウン仮説や業務施策の立案に加え、一方でERP(*1)パッケージベンダーにも協力を仰ぎ、顧客業務に合わせ簡易データや画面サンプルを提供してもらい、パッケージの有効性を評価しております。さらに、パッケージの有効性評価は、コストダウンの実現性もさることながら、業務スピードの向上や顧客サービスの向上などの視点からも行っております。

今回はパッケージ標準の機能を、役務・サービス購買に加え原材料購買の評価へも応用しました。その結果、活用する管理指標やレポートは異なるものの、同一パッケージで管理施策を立案することが可能なことを検証できました。こうした取組み成果は、今後、特に短期間でコストダウンを実現したいというニーズのあるお客様にご活用いただけると考えています。

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