請求書の電子化とERPの活用で経営に関する情報をリアルタイムに見える化

2020年3月26日更新

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【セミナー情報】
2020年2月4日(大阪)
富士通マーケティング トレンドセミナー2020 in 関西


富士通マーケティングの関西地区最大級イベント「富士通マーケティング トレンドセミナー 2020 in 関西」に、インフォマート 戦略営業部パートナー開発室 生沼 孝二氏と富士通マーケティング ソリューション事業本部 プロジェクト課長 稲田 智が登壇。「経営にも貢献!今話題の請求書の電子化、そのメソッドとは」と題したセミナーで、企業間における請求書の発行・受取の電子化、経営層への情報提示高速化のメソッドなどについて解説しました。

経営にも貢献!今話題の請求書の電子化、そのメソッドとは

請求書の電子化に対する課題は受け取る側と発行する側とで分けて考える必要がある

セミナーでは、まず、インフォマートの生沼氏が登壇。契約や見積もり、受発注、請求といった業務の中で、紙ベースでのやり取りが多い「請求業務を電子化するポイント」を説明しました。

セミナー風景株式会社インフォマート パートナー営業部 パートナー推進室
生沼 孝二氏

請求業務の効率化では、「受け取る側」と「発行する側」とで分けて考える必要があります。「受け取る側」には、大きく3つの課題あります。

  1. 仕訳入力作業に手間と時間がかかる
  2. 請求書の承認作業に手間と時間がかかり月次が確定しない
  3. 紙の請求書を保管するのに手間とコストがかかる

このような課題を解決し請求業務を効率化するには、入力業務をアウトソーシングするか、紙の請求書OCRで読み取り電子化するといった手段が考えられます。また、最初から電子請求書として受け取る、伝票段階からEDIでやりとりするという手段もあります。

一方、「発行する側」の請求業務には、以下のような4つの課題あります。

  1. 請求書発行に手間とコストがかかる
  2. 請求書を早く受け取りたい得意先への個別対応に手間がかかる
  3. 入金消込作業に手間と時間がかかる
  4. 控の保管に手間とコストがかかる

「発行する側」の請求業務の効率化でも、「受け取る側」の解決方法と同様の方法が考えられます。ただし、多くの企業にとって、請求業務がルーティンワークであることを考えると、電子請求書でのやり取りに移行することが、請求業務の効率化に適しているといえます。

「GLOVIA iZ」との連携で経費管理可視化や経費分析高度化を実現する電子請求書サービス

インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」は、2020年2月現在で約39万社に利用されている電子請求書サービスです。企業間で受け渡しをしている請求書を電子データ化することにより、請求業務にかかる業務時間の短縮とペーパーレス化を実現できます。

パネル1図版1 電子請求書の発行モデルだけでなく、これまでは難しかった受取モデルにも対応する「BtoBプラットフォーム 請求書」

しかも、請求書を「受け取る側」と「発行する側」の、それぞれの業務を電子化できることが特徴です。請求業務の電子化では、「請求書の発行を電子化する」ことは難しくはありませんが、「取引先から受け取る請求書を電子化する」ことは、相手先の企業に対して電子請求書の作成・発行を依頼しなくてはなりません。つまり、請求業務の電子化に賛同してもらう必要があるのです。そのことが、これまで請求業務の電子化を妨げる要因となっていました。

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、電子請求書の発行だけでなく、これまでは難しいとされていた電子請求書の受取りにも対応しています。具体的には、インフォマートが、これまで企業間の帳票の電子化に取り組んできたノウハウをもとに、請求書を発行する取引先も含めた電子化をサポートします。これにより、請求書を発行する取引先企業の請求書電子化における「高い賛同率」を実現しているのです。

さらに、「BtoBプラットフォーム 請求書」を、富士通マーケティングの統合業務ソリューション「GLOVIA iZ」シリーズと連携させることで、請求業務の電子化、効率化をさらに一歩進められます。「BtoBプラットフォーム 請求書」を「帳票電子化のハブ」として活用し、「GLOVIA iZ」シリーズと連携させることで、請求書の電子化だけではなく、経費管理の可視化や経費分析の高度化なども実現できるようになるのです。

経営企画・経理部門が経営に貢献するため取り組むべきこととは

セミナー風景株式会社富士通マーケティング ソリューション事業本部 プロジェクト課長
稲田 智

インフォマート生沼氏に続いて、富士通マーケティングの稲田が登壇。「経営企画・経理部門が、どのように業務を効率化し、経営に貢献していくか?」と題した講演で、請求業務の効率化の重要性と、経営に関する業務データを一元管理し、経営やマネジメント層に迅速に開示することの大切さを訴えた。

稲田の講演のテーマは大きく3点です。

  1. 最新のシステムを活用してみる
  2. 電子請求書でどこを自動化すればよいのか
  3. 経営層への情報公開をどう高速化するか

パネル2図版2 オンプレミスとクラウドが混在した環境でもシステムを最適化できる「GLOVIA iZ」

Office365やクラウド、RPA、AIなど様々な最新技術が登場しています。IT投資の目的も「業務のやり方を変える」という視点での投資が増加しています。こうした状況の中、「GLOVIA iZ」シリーズを活用することで、オンプレミスとクラウドが混在した環境を最適化することができます。「クラウドの世界と販売管理や基幹システムのような手組みで開発したシステムが混在する世界を一体化」し、利用できるようになるのです。

そこでは、会計情報や財務情報だけではなく、売上情報や他社情報、社員情報など、企業経営、マネジメント層に必要な情報も関連付けて可視化できるようになります。

また、経費申請などは、モバイル端末を使って時間と場所を選ばずシステムを利用できるようにもなり、ワークスタイルを変革し業務を効率化できます。

「GLOVIA iZ会計」との連携で紙の請求書の手入力を自動化

企業における請求業務では、会計システムの機能を活用するのが一般的です。その際、会計システムに請求情報を入力するパターンは、以下のように5点に集約することができます。

  1. 振替伝票
  2. Excelによる一括入力
  3. 経費申請(領収書)
  4. 自動仕訳連携
  5. 請求書から手入力

これらのうち、取引先から送られてきた紙の請求書の内容を会計システムに手入力する作業は、電子請求書の仕組みを導入することで自動化や効率化が図れます。つまり、「⑤請求書から手入力」の部分で、取引先から送付されてきた請求書の突合・仕訳入力といった業務は、「GLOVIA iZ会計」とインフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」を連携することで自動化・効率化できるのです。

パネル3図版3 電子請求書による自動化を実現すると、請求書受取業務1取引あたり45分から6分に効率化されたという事例もある

従来、紙の請求書が取引先から送られてくると、請求の内容を確認し、科目・金額をチェックしてから会計システムへと転記していました。その作業に「もっとも多くの時間と手間がかかっていた」という企業も多いのではないでしょうか。

電子請求書による自動化が実現すると、請求データはcsvファイルなどの電子データとして届きます。それをそのまま取り込んで、経費計上から支払にまわすという流れができるようになります。この流れの間には一切紙が介在せず、全て電子データのままで支払いまで済むようになります。

とはいえ、一部の取引先だけ紙の請求書のままということもあります。その場合は、紙の請求書をOCRで読み込み、RPAを使って「GLOVIA iZ会計」へと自動的に読み込み、電子請求書の流れに組み込むことも可能です。

業務効率化で生まれた余力を経営層への情報公開の高速化につなげる

さて、「GLOVIA iZ」シリーズなどERPと「BtoBプラットフォーム 請求書」の連携・活用で請求業務を効率化することで、企業では人的リソースに余裕ができます。
業務効率化で生み出された「新たな余力」を、経営やマネジメント層に会計や請求に関する情報を迅速に公開する取り組みに振り向けていくことが大切になります。

しかし、これまでの経営に関する情報の把握と管理には次のような問題が指摘されていました。

パネル4図版4 「GLOVIA iZ経営」は、経営に必要な全ての業務データを一元的に蓄積し可視化できる

  • 各部門がバラバラの経営数値を見ている
  • 経営数値がリアルタイムではなく迅速な判断ができない
  • 経営資料作成にコストがかかり過ぎている

このような状態を改善して経営層への情報公開を高速化するためには、「GLOVIA iZ経営」による一つの経営基盤のもとで経営に必要な業務データを一元管理し、可視化することが大切です。

現在、紙で発行されている請求書などの帳票は、今後10年以内、あるいは5年以内で電子化されていくと考えています。そして、請求書の電子化で余裕ができた現場の人的リソースを経営に関する業務データの一元管理と可視化の取り組みへと振り向けることで、リアルタイムな情報公開も可能となります。

そのことは、経営やマネジメント層に対し、経営に関する「情報公開の高速化」につながり、企業の迅速な経営判断を可能とするのです。

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下記のような無料PDFがダウンロードできます。

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特に「GLOVIA iZ 会計 3つのお役立ち機能とお客様の声」は、実際お使いの方からお伺いした「よく使われている便利な機能」「よく使われるシーン」をご紹介します。
経理業務の効率化・省力化にお役立てください。

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