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【Wordで仕事力アップ】ExcelのデータをWordで活用!?差し込み印刷で案内状を完成!

実務に役立つ

2017年12月13日更新

使用ソフト:Word2016

Excelで作成した顧客名簿を活用して、Wordで作成した案内状やチラシを送付したり、封筒にあて先を印刷したり連携できると便利だな、と考えたことはありませんか?
Wordの差し込み印刷機能を使用すると、WordやExcelで作成した別ファイルのデータを、文書の指定した位置に差し込んで印刷することができます。
文書の宛先だけを差し替えて印刷したり、宛名ラベルを作成したりできるので、同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛先に送付する場合に便利です。

差し込み印刷の設定

文書「リニューアルのご案内」にExcelのブック「会員住所録」のデータを差し込んで、印刷しましょう。
今回使用するファイルは以下のような構成になっています。

データを差し込み、印刷すると

差し込み印刷の完成

Word文書「リニューアルのご案内」を開きます。
《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《差し込み印刷の開始》ボタンをクリックし、《レター》を選択します。

《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《差し込み印刷の開始》ボタンをクリックし、《レター》を選択

《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《宛先の選択》ボタンをクリックし、《既存のリストを使用》をクリックします。

《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《宛先の選択》ボタンをクリックし、《既存のリストを使用》をクリック

《データファイルの選択》ダイアログボックスが表示されます。
Excelのブックが保存されている場所を選択し、使用するファイルを指定して、《開く》ボタンをクリックします。

Excelのブックが保存されている場所を選択し、使用するファイルを指定して、《開く》ボタンをクリック

《テーブルの選択》ダイアログボックスが表示されます。
差し込むデータのあるシートを指定します。
「住所録$」をクリックします。
《先頭行をタイトル行として使用する》にチェックをつけ、《OK》ボタンをクリックします。

《先頭行をタイトル行として使用する》にチェックをつけ、《OK》ボタンをクリック

「会員No.」の後ろにカーソルを移動します。
《差し込み文書》タブ→《文章入力とフィールドの挿入》グループの《差し込みフィールドの挿入》の下向き三角のボタンをクリックし、《会員No》を選択します。

《差し込み文書》タブ→《文章入力とフィールドの挿入》グループの《差し込みフィールドの挿入》の下向き三角のボタンをクリックし、《会員No》を選択

《会員No》が挿入されます。
同様に、「□様」の前に、「氏名」の差し込みフィールドを挿入します。
[注] □は全角空白を表します。
[注] □が表示されていない場合は、《ホーム》タブ→《段落》グループの《編集記号の表示/非表示》ボタンをクリックしておきましょう。

「氏名」の差し込みフィールドを挿入

差し込みフィールドに宛先リストのデータを差し込んで表示しましょう。
《差し込み文書》タブ→《結果のプレビュー》グループの《結果のプレビュー》ボタンをクリックします。

《差し込み文書》タブ→《結果のプレビュー》グループの《結果のプレビュー》ボタンをクリック

ひな形の文書に1件目の宛先が表示されます。
《結果のプレビュー》グループの右向き三角ボタン(次のレコード)をクリックすると、2件目の宛先が表示されます。

《結果のプレビュー》グループの右向き三角ボタン(次のレコード)をクリックすると、2件目の宛先が表示される

宛先リストの構成

Excelの宛先リストは、「フィールド名」「レコード」「フィールド」で構成されます。

  • ① フィールド名(列見出し):各列の先頭に入力されている項目名です。
  • ② レコード:行ごとに入力されている1件分のデータです。
  • ③ フィールド:列ごとに入力されている同じ種類のデータです。

宛先リストの構成

Wordに宛先を差し込む場合、「フィールド名」を指定します。データは1行が1レコードとして扱われますので、このことに留意して宛先リストを作成しましょう。

差し込み印刷の実行

住所録のデータを差し込んで印刷を実行します。
《差し込み文書》タブ→《完了》グループの《完了と差し込み》ボタンをクリックし、《文書の印刷》をクリックします。

《差し込み文書》タブ→《完了》グループの《完了と差し込み》ボタンをクリックし、《文書の印刷》をクリック

《プリンターに差し込み》ダイアログボックスが表示されます。
《すべて》を選択し、《OK》ボタンをクリックします。

《すべて》を選択し、《OK》ボタンをクリック

《印刷》ダイアログボックスの《OK》ボタンをクリックします。

《印刷》ダイアログボックスの《OK》ボタンをクリック

宛先が差し込まれたひな形の文書が全件印刷されます。

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