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【Wordで仕事力アップ】 表記ゆれのチェックや自動文章校正。作成した文章の誤りを修正して完成度を上げる!

実務に役立つ

2016年01月13日更新

文章の校正機能を使うと、誤字や脱字、文体の統一、い抜き言葉、ら抜き言葉などをチェックできます。「フォルダ」と「フォルダー」といった表記のゆれや、英単語のスペルミスなどもチェックでき、入力した文章を読みなおす手間を省きながら、文書の完成度を上げることができます。
今回は、議事録の作成を例に、便利な文書校正機能をご紹介します。

表記ゆれチェック

「フォルダ」と「フォルダー」や「パソコン」と「パソコン」などのように、表記が統一されていない場合は、自動的に青色の波線が表示されます。
青色の波線の箇所をひとつずつ修正していくこともできますが、「表記ゆれチェック」を使うと文書内の表記ゆれをまとめて修正できます。
表記ゆれチェックを使って、文書内の表記ゆれをまとめて修正しましょう。

《校閲》タブ→《言語》グループの《表記ゆれチェック》ボタンをクリックします。

《表記ゆれチェック》ボタンをクリック1

《表記ゆれチェック》ダイアログボックスが表示されます。
《対象となる表記の一覧》に表記ゆれを含む文章が表示されます。
「セミナ」を「セミナー」に修正します。
《修正候補》の「セミナー」を選択し、《すべて修正》ボタンをクリックします。

《すべて修正》ボタンをクリック2

《対象となる表記の一覧》がすべて「セミナー」に修正されます。

すべて「セミナー」に修正される3

次に、「プロジェクトチーム」の表記をすべて全角に修正します。
《対象となる表記の一覧》から「プロジェクトチーム」を含む文章をクリックします。
《修正候補》の全角の「プロジェクトチーム」を選択し、《すべて修正》ボタンをクリックします。

《すべて修正》ボタンをクリック4

《対象となる表記の一覧》がすべて全角の「プロジェクトチーム」に修正されます。
《閉じる》ボタンをクリックします。

すべて全角の「プロジェクトチーム」に修正される5

文章校正完了のメッセージが表示されます。
《OK》ボタンをクリックします。

文章校正完了のメッセージが表示される6

自動文章校正

文法が間違っている可能性がある文章には、自動的に青色の波線が表示されます。
い抜き言葉の「なってる」を「なっている」に修正しましょう。

青色の波線の表示された「なってる」を右クリックし、《「い」抜き なっている》をクリックします。

《「い」抜き なっている》をクリック7

「なっている」に修正され、青色の波線が消えます。

青色の波線が消える8

自動スペルチェック

スペルミスの可能性がある英単語には赤色の波線、スペルは正しくても文章として間違っている可能性がある英単語には青色の波線が表示されます。
「On a rain day」と入力された文章を「On a rainy day」に修正しましょう。

「劇団camelliaミュージカル・・・」の行にある青い波線の表示された「rain」を右クリックし、《rainy》をクリックします。

《rainy》をクリック9

「rainy」に修正され、青色の波線が消えます。

青色の波線が消える10

Webで検索

ブラウザーを起動していなくても、Word文書からブラウザーが自動的に起動され、文書内で選択した言葉に関するWebページを検索できます。
わざわざブラウザーを起動する必要がなく、効率的に調べたい言葉の意味を検索できます。
インターネットを使って、「お遍路の旅」の意味を調べましょう。

「お遍路の旅」を選択します。
文字の上で右クリックし、《Bingで検索》をクリックします。

《Bingで検索》をクリック11

ブラウザーが起動し、「お遍路の旅」に関するWebページが表示されます。

「お遍路の旅」に関するWebページが表示される12

文章の校正機能を使うことで、見落としがちな小さなミスを効率的に修正でき、正しい表現の文書を作成することができます。
ぜひ試してみてください。

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