マイナンバーをもっと知る

2014年12月に特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインが公開されました。 システムの改修要件の検討のご参考に、ガイドラインを含め政省令の最新情報を以下の順にご説明します。

民間企業の事務の流れと政省令等の関係

個人番号の収集、源泉徴収票、資格取得届などの業務と各政省令との関係を説明します。

全体スケジュール

マイナンバーの国税での利用、確定申告での利用、国の機関間の連携などの予定スケジュールを説明します。

民間企業に係る最近の政省令等

内閣府・特定個人情報保護委員会関係、総務省関係、国税庁関係、厚生労働省関係の政省令を紹介します。

ガイドラインのQ&Aに係る民間企業の対応

収集、特定個人情報ファイル、委託等についてのQ&A内容を紹介します。

個人情報＋個人番号（マイナンバー）＝特定個人情報

個人番号（マイナンバー）は住民票に記載されている住民票コードを変換して得られる番号です。この個人番号に従業員など個人情報が加わると『特定個人情報』となり、より強い管理が求められます。

全ての事業者が対象となります

ガイドラインの素案では可能な限り特定個人情報の保護措置を取るよう指針が示されています。取得、利用、提供、保存、廃棄という切り口で見ていくとわかりやすいと思います。従来の個人情報保護法では5,000人未満の個人情報データを取り扱う事業者は対象外でしたが、マイナンバー法では全ての事業者が対象となります。

情報漏えいや紛失など防ぐためには

過去のデータからセキュリティ事故のうち、約9割が内部の安全管理措置によって事故を防げると考えら れます。利用範囲の明確化や組織レベルでのリスク対策ルールの策定の他、技術的安全管理の面では、 ID・パスワードなどでのアクセス制御、ファイヤーウォールによる不正アクセス防止、データ暗号化などに による対策が必要と言えます。

人事関連の帳票、法定調書などにマイナンバーを記載しなくてはならない

マイナンバー制度の行政手続きの運用がスタートすると源泉徴収票、被保険者資格届、支払い調書 など、人事・給与関連の帳票に従業員や扶養家族のマイナンバーを記載しなくてはならない。また 支払者として企業の法人番号を記載しなくてはならないのです。

従業員・その扶養家族からマイナンバーを取得

全従業員、その扶養家族、非正規社員、アルバイトからマイナンバーを取得し、管理しなくてはならない のです。非扶養者からの番号は、従業員を代理人として取得する形になります。マイナンバーを取得でき ないと支払調書は欠格と見なされ、確定申告を本人に行なっていただくことになります。

人事・給与・福利厚生システムの改修が求められる

取得した個人番号、及び法人番号をシステム管理できるようにするとともに、入出力のファイル形式の 変更が必要になると思います。また従来個人情報として一括管理されていたと思いますが、マイナンバー が加わると特に安全管理やアクセス制御が求められるので、分離管理が望ましいと思われます。