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Japan

(決算早期化①) 決算早期化を実現させたのは、「システム定着化」から「業務改善」への転換だった -【後編】プロジェクトを甦らせた中間目標の設定-

業務改善例

プロジェクト半ばで噴出したメンバーの不満と疲れ

プロジェクトの前半は、FIer主導で他部門へのインタビューをはじめとする事実の確認、さらにプロジェクトの課題抽出・施策立案を行いました。(図2参照)

財務経理本部 経理部 三苫 文寛
財務経理本部 経理部
三苫 文寛

メンバーは通常業務もこなしながら週2~3回のグループミーティングを実施、リーダーは一般社員が務め、管理職はアドバイザーとなって進めていきました。また、自分事として取り組めるようリーダーは定期的にシャッフルし、誰もが中心的立場になれる機会を作りました。

事務局リーダーは最年少の三苫(みとま)が務め、各グループの進行に目を配ります。プロジェクトリーダーの上村には、最年少の三苫ががんばっている姿を見て、他のメンバーもプロジェクトに協力的になるという狙いがありました。

プロジェクトの進行に応じてFIer主導からメンバー主導への動きに移行し、プロジェクトは順調に進んでいるように見えました。

しかし、半年ほど経過した6月くらいから雲行きがあやしくなります。
慣れないタスク業務は大変で、しかも長期にわたる活動であるため「どうして今までの作業ではダメなのか?」「何のためにやっているのか?」といった疑問を持つメンバーが出てきたのです。次第にメンバー間の意識にズレや温度差が生じ、FI活動は行き詰まりを見せるようになりました。

FI活動の停滞に、上村や各リーダーは打開策はないか検討を重ねました。このとき常務の渡邊のアドバイスがヒントとなります。「具体的な数値目標を出したらどうだ?」これを聞いた上村にある考えがひらめきました。「大きな目標ではなく、少し頑張れば実現できる目標を立てよう!誰もが達成感を感じられる目標なら、メンバーが同じベクトルに向かって進んで行けるのではないか。」 中期目標では2015年度中に決算日程を4営業日にすると掲げていますが、直近の2014年の目標として「12月度決算までに、決算日程を6暦日から5暦日にする」という目標を設定したのです。
2014年の目標が明確になった後は、プロジェクト活動のスピードは加速しました。

プロジェクト成功の3つの要因

2014年のAXISプロジェクト活動を振り返り、上村は成功要因を3点あげます。

  • FI活動による業務改善プロジェクトへの転換
    「GLOVIA SUMMIT」を導入して落ち着いたころ、次は何をすればよいのか見えなくなっていました。FI活動を知り、決算早期化を実現するにはシステムを入れただけで満足するのではなく、業務改善に取組む必要があることに気づかされました。プロジェクト体制の方向転換を行ったことが成功のベースにあります。
  • 具体的で、少し頑張れば達成できる数値目標の設定
    FI活動の停滞を救ったのが、年内達成を目指した具体的数値目標です。忙しい業務の合間にミーティングを重ねていくうちに、結局何のためにやっているのか方向性を見失いそうになったとき、少し頑張れば届く目標は、メンバーにとって一筋の光が見えた心地だったようです。 まずは直近の到達点に向けて前進しようという意識が生まれ、全員が同じベクトルを向いたとき、目標達成への行動が加速したのです。
  • 最年少の三苫の事務局リーダー起用
    2014年FI活動成功の立役者の一人は、事務局リーダーの三苫です。最年少スタッフをあえて事務局リーダーに起用した上村の期待に三苫も応えました。グループ内メンバーに温度差が出た際、モチベーションの上がらないメンバーには個別に話し合いの時間をつくりました。決算日程を短縮することが残業や休日出勤を削減し、結局は自分たちが楽になることを丁寧に説明しました。三苫の姿勢は他のメンバーにも影響を与えました。三苫もがんばってるんだから自分たちもがんばろう、とメンバーの意識の変化が見られるようになりました。三苫はプロジェクト推進の潤滑油の役割をきっちり果たしたのです。
AXISプロジェクト 報告書
AXISプロジェクト 報告書

2015年5月、最終目標の4営業日決算の実現に向け、「決算日程短縮プロジェクト」がキックオフしました。2015年は実行メンバーに他部門を巻き込み、より組織的活動を進めています。
決算日程短縮の実現により、目指すは経営に対し「スピードという価値を提供するコト」。12月の最終報告に注目が集まります。

※記事中の職制・役職等は取材時点のものです。

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