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Japan

(決算早期化①) 決算早期化を実現させたのは、「システム定着化」から「業務改善」への転換だった -【前編】決算早期化を実現に導いた、購買部門への業務改善提案-

業務改善例

株式会社富士通マーケティング

経理
経営力強化

2015年10月14日更新

年商 部署 従業員数

決算早期化プロジェクトの目的は、「経営への貢献」

2009年、富士通マーケティング(旧 富士通ビジネスシステム)は富士通の完全子会社となりました。決算締めは富士通が4営業日に対して富士通マーケティングは6暦日。親会社との密接な連携をとるためにも決算日程を短縮することは経理部門の重要課題となりました。

6暦日を5営業日に短縮するのであれば、1日休日出勤をすれば達成は可能な目標ですが、4営業日に短縮することは、経理部の作業を効率化するだけでなく他部門の協力を得なければ達成はできません。
また、「暦日」ではなく「営業日」でカウントするという目標の意図として、“休日出勤をしない”
という考えがベースにありました。

財務経理本部 経理部 部長 上村 勉
財務経理本部 経理部
部長 上村 勉

かねてより、経理部長の上村には会計データを活用した「経営への貢献」を実現させたいという強い思いがありました。経理部門が経営者の良き相談相手になるためには、業務の軸を決算『作業』ではなく『分析』にシフトしたい、『分析』にかける時間を確保する視点からも、決算短縮化が必須であると考えていたのです。
2011年度、『作業のない決算、作業から分析へ』のスローガンを掲げ「AXIS(Accounting eXpert Intelligent System 「経営の軸」となるシステム)」プロジェクトがスタートしました。

データを活用して経営に寄与するためには、分析に必要なデータを効率的にアウトプットできる仕組みが必要であったため、まずは会計システムを手組みシステムから富士通のグループ経営情報統合ソリューション「GLOVIA SUMMIT」へ移行しました。管理会計データを統合し、財管一致が実現できる「GLOVIA SUMMIT」のメリットを活かし、決算早期化の実現を目指しました。

ところが、プロジェクトはシステムを入れ替えた段階で停滞してしまいます。本来の目的を見失い、システムの使い勝手を向上させるという目先の改善で止まってしまったのです。

上村は、停滞したプロジェクトをどのように活性化すればよいか悩みます。ちょうどそのとき、情報システム部門より、富士通にFI本部(フィールドイノベーション本部)という部隊があり、富士通がシステムを導入したお客様に対し、「人・プロセス・ICT」を可視化し、業務改善のためのさまざまな支援を行なっていることを聞きます。
この活動では「FIer(エフアイヤー)」というスタッフが、オンサイトで業務分析~課題抽出~解決のためのフレーム作りを行い、お客様自身による改善活動に大きな貢献をしています。

上村は、2014年度より「AXISプロジェクト」にこのFI活動を取り入れることを決断し再スタートさせました。

2014年度1年間で得た成果は3点。

  • 決算を6暦日から5暦日へ短縮
  • 変革の土壌づくり
  • 経理部メンバーの意識変革
AXISプロジェクト打合せ風景
AXISプロジェクト打合せ風景

決算を1日短縮できたことはもちろん、経理部メンバーの意識を変えることができたのは大きな成果でした。活動中は、慣れないPost-itセッションや、「目的から考える」こと、「自分の発言を周りに納得させる」ことに苦労しましたが、だからこそ「上から言われたことをやる」ではなく「自ら考え行動する」力が身に付きました。 ただし、ここまでくるにはさまざまなハードルを乗り越えなければなりませんでした。

最大のポイントは、購買統括部の買掛金データ受領の前倒し

FI活動で最初に取組んだのは、プロジェクトメンバーである経理部門18名を担当業務以外のタスクに担当付けしたことです。タスクは3グループ(管理会計グループ、一般会計グループ、買掛グループ)に分かれます。あえて担当外のタスクにつけた理由は2点、

  1. 自分の担当以外の業務を理解する
  2. これまで当然のように行ってきた業務を“なぜ”やっているのか、外部の目で客観的に見ることで、本当に必要な業務なのか、改善するべき点はないのか“気づき”を得る

タスク活動の最大のポイントは、買掛グループに課せられた購買統括部からのデータ受領の前倒しでした。総務部、ビジネスサポート本部、営業推進部では、部内の業務を見直すことで比較的スムーズに締日の前倒しを行うことができました。しかし、購買統括部は他部門と異なり、買掛金計上の大量データを扱っています。現状の4暦日の対応がやっとのところを、さらに短縮して3暦日にするのは、無謀にしか見えませんでした。(図1参照)

買掛グループでは、購買統括部の協力を得るため、1人で行う作業を2人が並列に行えば時間を短縮できるといった具体策を準備しました。しかし最初は締日の1日短縮を依頼に行っても、「現在の人数は、発注メンバーも含めぎりぎりの人員で対応しているのに2人体制で1日前倒しなんて、そんなことできるわけがない!」と門前払い。買掛グループだけではなかなか進まないため、最後は経理部長の上村が具体的改善策を購買統括部長に提示し、購買にとってもメリットがあると、ようやく協力の同意を得たのです。
購買統括部では、実際に提案通りに作業を進めることにより、作業待ちの時間がなくなり締め処理がスムーズに進むかたちとなりました。今では部内の業務改善が実現できたと、逆に感謝されています。

購買統括部の理解・協力を得られたことは、プロジェクトメンバーにとっても大きな励みとなりました。買掛グループ以外のメンバーも含め、業務時間外を見つけてグループミーティングを積極的に行い、プロジェクトは順調に進んでいるかに見えました。しかし、もっと大きなハードルが待ち受けていたのです。

プロジェクトを成功に導いた一言はこちらから

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