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第02回 給与計算・社会保険業務とマイナンバー

続・マイナンバーの現場から

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング
代表 杉本 一裕(スギモト カズヒロ) 氏

2016年08月26日更新

給与計算・社会保険業務とマイナンバー

今年から給与計算・社会保険業務は、マイナンバーなしでは対応できない状況にあります。社会保険関係では資格取得届など、マイナンバーがない場合も対応してくれ融通を利かせてくれる場面もありますが、来年からは健保・厚年の部分も記載要となり益々マイナンバーが必須となっていきます。
会社にとっては、収集&保管&運用で負担が大きいマイナンバー制度ですが、国で決まったことなので対応しないといけません。
マイナンバーの管理を

  • マイナンバー管理用のソフトなどを用いてデータで管理する
  • マイナンバーの社員台帳等で書類管理する

いずれにせよ、入手年月日や本人の確認は何で行ったか(例、免許証)、番号確認の書類は何か(例、通知カード)などの情報も合わせて記入もしくは入力しておきましょう。そうすることで扶養控除等申告書に毎年、社員がマイナンバーを記入するという手間が省けます。また会社にとっても漏えいリスクを減ずることができます。
最近、私の事務所に、電子申請って簡単に使えるのでしょうか?何を準備すればいいのでしょうか?といった問い合わせが増えています。年に何回も届出が必要となる資格取得届や喪失届、給付金関係などで使う場合で検討されているようです。理由は、マイナンバーを記載した届出の用紙を上司→上位上司へと、また郵送でといったことが漏洩面で心配という配慮からです。企業規模、社員数が多くなるほど多々いろいろな場面に気をつかわないといけなくなりますね。
上記の本人の確認書類や番号確認の書類は何で行ったかという管理や、いつ誰が登録し参照したのかなどの情報も必要であり社員数が多くなるとマイナンバーの管理用の専用ソフトを活用するほうが便利です。もちろん強固なセキュリティの対応しているソフトを選択することは言うまでもないです。
次に給与計算ですが、年末調整業務の一貫にて源泉徴収票を出力されているのではないでしょうか。給与計算業務はパッケージソフトを使用して行っていることでしょう。大企業では、採用業務からシステム化され人事情報システム、給与計算パッケージに連携しています。給与計算業務の中でマイナンバーを大量に使用するのは源泉徴収票の印刷(電子含む)業務です。
給与計算パッケージに強固なセキュリティ機能込みのマイナンバー管理ツールがあれば問題なく、それを使用すればいいのです。そうでない場合、またマイナンバー管理を別システムで管理するなど企業個々の事情によって異なります。
別システムでマイナンバー管理を行っている場合は、
対象のマイナンバー管理ソフト→給与計算パッケージ(源泉徴収票印字)
この連携が可能か否か重要となります。連携できるのがベストです。事情あって連携不可やデータを両方で持つ必要がある場合は安全対策面からシステム上問題ないかセキュリティのチェックを行っておきましょう。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格
・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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