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第01回 マイナンバーの運用、安全運転していますか?

続・マイナンバーの現場から

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング
代表 杉本 一裕(スギモト カズヒロ) 氏

2016年07月22日更新

今年(2016年)1月から始まったマイナンバー制度。国民にマイナンバー(個人番号)が付与され通知カードが届きました。マイナンバーカード(プラスチックカード)への切替え申請をされた方も多々いますが、システム不具合なので未だ届いていないという状況もあるようです。
会社では、社員から直接マイナンバーを収集する、代行業者を通して収集する等で順次に管理されておられるかと思います。最終的に年末調整までに収集できれば問題ないという考えで全員分を収集していない会社も多いでしょう。
収集、保管にあたっては漏洩事故がないように今一度、見直しておかねばなりません。一般的なニュースで漏洩事故も取り上げられたりしています。昨年を振り返ってみると、マイナンバーでのセミナーは満員御礼、会社も漏洩事故が起こらないようにと情報収集や運用面に課題がないかと神経を使っていました。いざ、法施行され時間が経つとともに意識が薄れていくのも実情です。ルールどおりに運用されているか確認しておきましょう。
現在、マイナンバーを運用する場面は

  • 雇用保険の資格取得、喪失の届出
  • 給付金関係で育児休業給付、高年齢継続給付、介護休業給付

といったところでしょうか。私は社会保険労務士なので顧問先の上記の届出や申請を毎月のように行っています。上記申請で必要分を都度に顧問先から入手し対応しているのが現状多いパターンです。届出は電子申請を利用しマイナンバーを組み入れて送信しますが、マイナンバーについては参照も含めてログをとっております。
現在、私のお付き合いしている会社の半数ほどがマイナンバーが必要となるタイミングで収集し対応しているようです。たぶん、一般的に考えても全員分の収集はまだだって会社も多くあると考えます。年末になって慌てなくていいように予定をたてて収集していきましょう。年末は、給与・賞与・年末調整と忙しくなりますから。

【会社でのチェックポイント】
会社でも同様な手続きを行っているかと思います。下記の視点で再度チェックしておきましょう。

  • ルールどおり運用されているか
  • マイナンバーのファイルの保管、取り出し、関連する作業は鍵付きのラックや特定の部屋や空間で部外者の人目につかないようになっているか。
  • PC等でマイナンバーを管理している場合はPCのセキュリティやワイヤーロックなど利用し盗まれないようにしているか。
  • 書類管理、データ管理を問わずマイナンバーを登録、修正、削除など行った場合の操作者がわかるようになっているか。

あと、社会保険関係の届出を行う際にマイナンバーを記入した書類。机の上などにおいておかないようにしてください。
次回は給与計算面など実務面からマイナンバーの管理について、漏えいなどを抑止する安全対策基準に基づいたパッケージソフトの視点にて記載しようと思います。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格
・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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