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第03回 マイナンバーの入力ミス削減と電子申請e-Govの活用準備について

マイナンバーの現場から

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング
代表 杉本 一裕(スギモト カズヒロ) 氏

2016年04月22日更新

マイナンバーの入力ミス削減と電子申請e-Govの活用準備について

前回、目につく形でのマイナンバーの登場場面を少なくして漏洩リスクを下げるのに活用できるのが電子申請であろうと話しました。社会保険労務士である私の事務所で普段から頻繁に使っているのがe-Govです。

e-Govの話の前にマイナンバーをどう管理されていますか?企業規模や社員数によって市販のソフト、独自のソフトやEXCELなどで管理されている場合もあろうかと思います。マイナンバーは運転免許証と同じく12桁であるが、1桁はチェックデジットであり入力ミスを回避することは可能です。専用のソフトは、入力番号のチェックも行っている場合が多いので、正当なマイナンバーでない場合は入力できません。企業個々で用意された管理方法でもチェックデジットを活用し(計算式略)、正しい番号か間違った番号かを確認することをお勧めします。

では、e-Govに焦点をあて、入力項目が少なく、比較的簡単に使え、どこの企業でも提出している書類をピックアップし解説します。e-Govで申請できる書類は多々ありますが、申請に必要となるデータ項目が多い書類は手間や工夫が必要となるからです。例えば、過去の賃金項目が必要となる離職票や雇用保険の給付金関係などがあります。 1点、言い忘れていましたが電子申請を行うには電子証明書が必要となります。電子証明書も多々あり値段や有効期間の違いがあります。厚生労働省のホームページを参考にされてはいかがでしょうか。
e-Gov電子申請事前準備マニュアル(出典:厚生労働省)Open a new window
よって運用前に①電子証明書を取得する。②パソコンの環境設定を行う。が必要です。

では、比較的容易に対応でき、当事務所でよく使う書類は下記です。一般企業でも同様になるのではないでしょうか。36協定も自社分は電子申請で出していますが、毎月発生する書類関係をまとめてみました。

  • 雇用保険
    雇用保険被保険者資格取得届、雇用保険氏名変更届、雇用保険転勤届
  • 社会保険
    健康保険・厚生年金保険被保険者の資格取得届、喪失届、氏名変更届、住所変更届
    健康保険被扶養者(異動)届
    国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認(3号該当)届
    厚生年金保険70歳以上被用者 該当・不該当届
    健康保険・厚生年金保険産前産後休業取得申出書
    健康保険・厚生年金保険育児休業等取得申出書
    厚生年金保険養育期間標準報酬月額特例申出書

例えば、新入社員を迎え提出期限が短い健康保険・厚生年金の資格取得なら
①氏名 ②フリガナ ③生年月日 ④種別 ⑤基礎年金番号、資格取得年月日 ⑥報酬月額
⑦被扶養者の有無 ⑧郵便番号や住所、フリガナ
などの情報があれば電子申請が可能です。

国も各公共機関の業務も電子化していくことを推進しているので、効率的で24時間いつでも手続き可能で郵送代含め人件費コストもカットできるようにと今後ますます拡充していくと考えます。マイナンバーの導入で需要も広がると思いますので活用してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格
・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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