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第02回 マイナンバーの登場場面と電子申請の活用を!

マイナンバーの現場から

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング
代表 杉本 一裕(スギモト カズヒロ) 氏

2016年03月04日更新

マイナンバーの登場場面と電子申請の活用を!

前回、紙は使わない方がいいと記載しました。目につく形でのマイナンバーの登場場面を少なくして漏洩リスクを下げたいためです。マイナンバーの登場場面は大きく分けると2つです。

  • マイナンバーの収集時
  • マイナンバーの運用時

収集時に漏洩リスクをさけるためのセミナーや記事、研修など昨年多々目にし、各社各様で既に対策を実施していることでしょう。なので、収集時の話は割愛します。
運用面で必要となる場面は、各行政機関への届出の時です。保管データはコンピュータに保存していても行政機関への届出のタイミングで通常は書類記入する場面があるため他人の目につき、書類の紛失など漏洩リスクが発生します。もちろん保管する(収集時)ときに紙でコピーを従業員から回収している場合は厳重に保管しておかなければなりません。回収後は、なるべく紙保管はやめたほうがよいでしょう。従業員からの回収自体も費用負担に体力があれば従業員にデータ登録してもらうシステム選択のほうが物理的な紙を提出させるより人目につかなくてよいでしょう。

さて、行政手続きの運用面の話になるが通常は紙(書類)を行政の窓口に持参する、郵送するという方法があります。郵送の場合は、郵便物が何処にあるのか、また届いたのかを追跡できる方法(書留など)を選択する必要があります。行政側も追跡可能郵便の選択努力を促しています。もちろん費用増です。当事務所(社労士事務所)では、行政手続きで電子申請可の書類は全てe-Govで対応していますが、顧客との間で個人情報がある書類の郵送については以前より追跡可能な書留を利用しています。紛失時に送ったという証跡を残したいためです。

人目につく紙運用を少なくするために活用できるのが電子申請です。今後、マイナンバーの運用が本格的になることで、現時点より電子申請が多くなっていくと私は予想しています。私の事務所では最大限活用しています。遠地の顧客対応では特に有難味を感じています。もちろん、郵送料金も不要です。
マイナンバーが必要となる手続きで活用できる電子申請は

  • e-Tax(国税の申告関係)
  • eLTAX(地方税の申告関係)
  • e-Gov(労働・社会保険関係)

が用意されています。私の事務所で普段から頻繁に使っているのがe-Govです。昔に比べてe-Govで申請できる書類が多くなりました。しかし、使い勝手や設定の準備など不安、わからないなどの理由で敬遠されているのか利用率は低いのです。マイナンバー手続が一般化、常態化されても特定個人情報であるマイナンバーの漏洩には神経を使わなければなりません。紙運用を少なくし人目につかない電子申請が年々増加し将来は通常業務として一般的になるかもしれません。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格
・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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