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第01回 マイナンバー記載不要の書類と紙運用廃止の再検討を

マイナンバーの現場から

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング
代表 杉本 一裕(スギモト カズヒロ) 氏

2016年02月01日更新

マイナンバー収集時のみ紙でコピーを預かるが、管理ソフトに入力後には廃棄、シュレッダーするなどして保管しない会社もあります。私も紙保管は、できるならやめたほうがよいと考えます。ただし、ここにきてマイナンバーの通知やカードのコピー添付が必要な書類も出てきました。継続給付関係の申請です。例えば雇用継続給付金の申請で初回時のみ必要となります。対象従業員数も限られることから都度コピーを入手し申請することも視野に入れてはどうでしょうか。
配布分に関しては、例えば2015年10月に本人に配布する「源泉徴収票」にマイナンバーは記載不要となりました。私はセミナーで本人に配布する「源泉徴収票」は本人がマイナンバーを知っているわけで記載不要になるのではと話していました。税務署や市町村への提出分は必要なので、給与計算のパッケージでは印刷プログラムは制御が必要になるわけです。
そして条件つきで、2016年以降の「扶養控除等申告書」もマイナンバーを記載不要となりました。条件として「扶養控除等申告書」の余白欄に、「提出済のマイナンバーと相違ない」という一文を従業員に記載してもらうことです。従業員に扶養控除等申告書を配布する時に氏名や住所などパッケージから印刷し配布する企業が多くなっています。マイナンバーの欄は*(米印)や/(斜線)であらかじめ埋めておくことをお勧めします。事前通知していても記載してくる従業員がいるからです。もちろんマイナンバーを収集時に提出済という前提です。源泉徴収票や扶養控除等申告書は国税庁関係の書類であり、記載不要の措置がとられたが他の行政機関でも同様な対応になっていくことを筆者は願っています。
厚生労働省は省令を改正し、雇用保険の「被保険者資格取得通知書」にマイナンバーを記載しない方針としました。総務省も市区町村が発行し企業に送付する従業員の「特別徴収税額決定通知書」に、マイナンバーを記載しない方針です。
ただし、言うまでもありませんが企業が行政側に提出する書類には多々マイナンバーが必要です。書類によっては従業員の委任状まで必要な場合があります。2016年1月執筆時点では高年齢雇用継続給付、育児休業給付、介護休業給付や労災年金の関係がそうです。筆者(社労士)は代理申請が仕事であり変わりないが企業にとっては煩わしい事務が増えることとなります。
本人に関する書類で本人に渡すものは、先々も他書類含め省略されていくのではないかと考えます。本人が自身のマイナンバーを知っているわけです。わざわざ記載して漏洩リスクを高める必要はないと考えるのが一般的です。
企業もデータ保管しているマイナンバーを、わざわざ紙で保管して漏洩リスクを負いたくはありません。収集後はデータ管理が望ましい。
ただ繰り返しになりますが、税務署や市区町村、ハローワーク、年金事務所に提出する法定関係の書類にはマイナンバーが必要です。今後の企業の課題は、収集方法も含め行政手続きの為のマイナンバーの紙運用を少なくすることです。しかし、紙を使わないでマイナンバーを収集したあと、行政への届け出などをどうすればいいのでしょうか、という話を次号に載せたいと思います。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格
・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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