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第03回 人事総務部必見!規模に応じて考えよう。マイナンバーの運用前準備確認は?

直前対策マイナンバー!

社会保険労務士
杉本 一裕 氏

2015年09月08日更新

まずは、下記のチェック項目を見てください。知らなかったという会社もあろうかと思います。今回はマイナンバーの収集・保管および安全面の話を取り上げています。

☐ マイナンバーを収集する必要のある社員以外の人がわかっていますか?
 パート、アルバイトを含め社員以外にも収集が必要な方が発生します。例えば弁護士、税理士、社労士に支払う報酬や講演料などを支払った場合です。施行は来年からなので、今年集めても意味はありません。継続予定でないなら来年に収集しましょう。

☐ マイナンバーの取り扱いで責任者や担当者を決めていますか?
 管理者、担当者を決めて書類管理含め社内で決めた運用ルールに従った管理を徹底しましょう。

☐ 本人確認について方法は決まっていますか?
 (例)工場は特定の日を決め健康診断のように実施する・・

☐ マイナンバーの記録(入力)や保存についての方法は決まっていますか?
※PKG機能に依存することが大きいので確認しましょう。

既存社員の全員からのマイナンバー収集です。収集には本人確認が必要になります。原則としてお勧めしているのは面接形式、現認での個人番号カードや通知カード、運転免許証、パスポート等で確認することになります。ここは、多々色んなサイトで紹介されているので割愛します。

Q.社員数が多い場合、支店が多い場合、営業所やお店が多い場合など現認による本人確認が難しい場合はどうすればいいでしょう?

A、私の見解ですが、まずは基本の現認。新入社員や中途採用など2016年以降の採用者については、労働契約や採用手続きの中で行うことをお勧めします。前回は、そのために就業規則や同意書、誓約書といった規程関係の修正追記の話をしました。
では、大企業のように従業員が大多数、既存社員の初回収集も含めるとたいへんな場合ですが大きくは2つの方法があります。

  1. 郵送による方法
    取得代行サービスでの収集で多く活用される方法です。特別なシステムがなくとも対応できる方法です。ようは郵送での送付・返送で住所含め本人確認を行おうというものです。
  2. 社内ワークフローシステムのような社員用ポータルを活用する方法
    大企業では、社員個々が社内用システムに社員個々に厳格なルールに基づき社員IDやパスワードが発行され運用しているケースがあります。PCで給与明細書をみたり、住所変更届を出したり、年末調整時に自身の扶養控除等申告書などを入力したりという仕組みがあります。社員だと確認した上で発行された社員IDやパスワードでの運用なので、本人確認にも活用できるとしています。

上記が現認以外では現実的(企業規模によります)な運用になるでしょう。
私自身のマイナンバーも顧問先、講演などを行った場合の主催者に預ける必要が出てきます。私の場合は訪問時もしくはメールで送ろうと思っております。もちろんメールにマイナンバーカードの画像を添付しますがデータは圧縮してパスワードを付加します。

企業規模、対応予算、社員数、そして業種に応じて体力に見合った方法を検討すべきです。極端な言い方ですが零細企業が大企業の真似をする必要はありません。会社がネットワークを介して、郵送でなど考える必要はありません。現認で1台管理するパソコン決め物理的に他のパソコンと切り離して、BIOSやユーザID・パスワード認証は当然です。そしてワイヤーでつなぎましょう。当方も企業規模という意味では零細です。ただ社労士事務所なので顧問先のデータを多々預かります。なので、企業なみにセキュリティは強化しています。小規模でも取引先との関係、業種によって検討は必要です。単に世間で言われている方法をそのまま導入するのではなく個々個別の会社事情を考え対応する必要があります。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格

・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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