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第02回 人事総務部必見!社員のマイナンバー管理で影響する社内の規程類は?

直前対策マイナンバー!

社会保険労務士
杉本 一裕 氏

2015年08月17日更新

まずは、下記のチェック項目を確認してください。知らなかったという会社もあろうかと思います。今回は社内、社員向けの規程類を取り上げています。

☐ 就業規則は見直していますか ?
 採用・服務規律・懲罰・個人情報保護関係など

☐ 誓約書は見直していますか ?

☐ 秘密保持契約、非開示契約書など見直していますか ?

☐ 有期雇用者の労働契約書に上記観点で含めている場合は、その労働契約書を見直していますか?

社員から預かったマイナンバーを会社が活用する登場場面は下記の2点になります。

  1. 会社が届け出をする雇用保険や社会保険の事務手続き
  2. 源泉徴収票の印字・発行

このマイナンバーを活用するためには

  1. まずは採用時に社員から収集する。(最初だけ全社員が対象になります)
     →就業規則の追記(採用の条文)をしておきましょう。
    採用にあたって、社員は住民票記載事項証明書や身元保証書・・・など提出しなければならないという条文があると思います。そこにマイナンバー関係書類という一文を追加します。
  2. 誓約書や秘密保持契約書などを用意している場合
     →個人情報という単語があるならマイナンバーも追記しましょう。
      個人情報の概念がないなら、この際に両方追記しておきましょう。
  3. 採用後の社員の行動について、やっていいこと悪いことなどを追記します。
     →就業規則の追記(服務規律や懲罰)をしておきましょう。
    個人情報を漏らしてはいけないってニュアンスの文章があろうかと思います。そこにマイナンバーのことも追記しましょう。懲罰については過失有無や故意か否かによって処分の重さが変わるように列記するのがベターです。
  4. 有期雇用者の労働契約書
    現実的に有期雇用者用の就業規則がない、正社員からしか誓約書は取っていないなどもあろうかと思います。そういった場合は労働契約書に包含した形の内容にされている会社も多いでしょう。

労働契約書に2や3の服務規律や秘密保持契約関係の内容を入れている場合は、その契約書も追記しておきましょう。パート用の就業規則など別途ある場合は、そちらも見直しが必要です。パート、アルバイトなどの有期雇用者には採用時に認識してもらううえでも労働契約書にポイントは明記しておくことが望ましいと考えます。

著者プロフィール

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング

杉本 一裕(すぎもと かずひろ) 氏

社会保険労務士事務所 SRO労働法務コンサルティング 代表

取得資格

・特定社会保険労務士(社会保険労務士/裁判外紛争手続代理人)
・衛生工学衛生管理者
・第1種衛生管理者
・SAP HRコンサルタント

社労士略歴
1989年 社会保険労務士試験に合格、社会保険労務士会に入会
2006年 日本弁護士会の司法担保能力研修終了、特定社会保険労務士試験合格
2006年 特定社会保険労務士として付記登録(紛争解決手続代理業務を行なえる社会保険労務士)
2007年 総務省 年金記録確認/第三者委員会にて専門調査員として活動

著訳書
「よくわかる人事給与業務とコンピュータ活用」(翔雲社)

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