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Japan

第15回 外出先でも気を抜くな!営業現場でのセキュリティ意識の重要性

3分間 営業スキルアップ講座

マケナ雅美 氏

2017年03月03日更新

営業で外回りをしていると、今会った顧客に関するデータを忘れないうちに外出先でパソコンやスマホなどの端末に入力したり、次に会う顧客とのミーティングに必要な資料をダウンロードしたりと、社外で機密情報を取り扱う機会がどうしても多くなりがちです。

そういった状況の中であっても、顧客の情報というのは企業にとって「守らなければならない」大切な存在であることは変わりません。それぞれの営業担当者がセキュリティ意識を持ち、その重要性を意識した取り扱いを行っていく必要があります。

個人端末の使用規制を行う

営業担当者全員にパソコンやスマホを供給するのはコストがかかりすぎる……そんなふうに考えていませんか? しかし、セキュリティがしっかり管理されていない個人端末を営業担当者が業務に使うことで、大切なデータや機密データを漏えいや紛失してしまうというリスクが生まれます。取り返しのつかないミスにつながってしまうことを考えれば、この投資は決して高いものとは言えないのではないでしょうか。

企業の方針として、顧客や業務に関するデータを入力・利用する場合、個人の端末を使用することがないよう規制することで、企業の信頼を落としてしまうリスクを下げる。このように考え、個人端末の代わりに会社が用意したセキュリティ対策済みの端末を使用するようルール作りを行うことが、セキュリティ問題発生を防ぐための基盤となってくれるでしょう。

無料Wi-Fiの危険性を理解してもらう

メールやデータの送信や情報の検索など、営業担当者が外出先からインターネットにアクセスする場合、どのような条件で接続を行っているでしょうか。外出先で「無料Wi-Fi」のサインを見つけると、ついつい「ラッキー!」と思ってしまうかもしれませんが、これは断固阻止したいポイント。企業として「無料Wi-Fi」は使わないというポリシーをしっかり立てておきたいものです。

その理由として挙げられるのは、だれでも簡単にアクセスできる無料Wi-Fiは、ウイルスを送り込まれたり、ハッキングでノートパソコンやタブレットごと乗っ取られてしまったりする危険性が高くなってしまうことです。会社で契約を行っているWi-Fiルーターの使用を義務化し、そのうえでVPNコネクションを使うなど、2重のセキュリティをかけることで、リスク低下をはかりましょう。

外出先から社内情報へのアクセスを可能にする

モバイル端末やラップトップなどの携帯端末に重要なデータを保存して持ち歩くと、端末の盗難・破損によるデータ漏えいやデータ紛失などのリスクがあります。このリスクを軽減する方法としては、端末自体にデータ保存をしなくて済むように、営業担当者が外出先から社のサーバーにアクセスできるシステムを作るというものがあります。

端末に入力するデータや、端末からアクセスするデータを社内と直結させることができれば、常に最新のデータを社のサーバーにキープできますし、そこにアクセスすることで社内メンバーとその情報をリアルタイムでシェアすることも可能になります。また、営業担当者が社外に居るときに急遽必要な書類があったり、確認したいデータが発生したりした場合も、社のサーバーにアクセスできればだれかの手を煩わせることなく、素早く自分で対応することができます。

セキュリティ問題は、顧客からの信用を失うことにもなりかねない

イメージ 営業は顧客との信頼関係がなければ成功しないもの。セキュリティ意識が足りない……セキュリティ対策を怠ってしまった……そんな理由で顧客との間に築き上げた大切な信頼を失うことのないよう、しっかりとした対策を行っていきましょう。社員のセキュリティ意識を高めデータを守るシステムを確立するのは、あとで「やっておけば良かった」と後悔しないためにも重要なことといえます。

著者プロフィール

マケナ雅美氏

マケナ雅美 氏

Texas A&M University、経済学部卒。福岡出身、現テキサス在住。大卒後、化粧品や医薬品の臨床試験を行う米国の会社のアジア部門にて、翻訳・通訳業務、日本やヨーロッパの顧客へのマーケティング業務を主に新しい分野で働く楽しみを覚える。経済のみでなく、テクノロジー、スポーツ、料理、アンティークなど幅広い興味を持つ。

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