Skip to main content

Japan

経理担当なら知っておきたい固定資産管理業務の基礎知識

酒井麻里子 氏

2016年04月26日更新

イメージ 総務の経理担当にとって、大切な業務のひとつである固定資産管理。具体的にどのような作業が必要なのでしょうか? 固定資産管理の流れと、それぞれの申請書類に記載すべき内容、スムーズな管理のために注意したいことについてご紹介します。

固定資産管理とは?

企業における固定資産には、不動産や土地などのほか、機械や備品、車両などの償却資産などがあります。これらを正確に把握するために必要な作業が固定資産管理です。固定資産は、土地などの形のある「有形固定資産」と、営業権やソフトウェアといった形のない「無形固定資産」に分類されます。

また、固定資産の中には、毎年の償却額が定められている「償却資産」があります。これらは、購入時に資産として計上した後、税法で定められた法定償却率に基づいて償却額を費用として計上して、減価償却資産一覧表で管理することになります。

何をすれば良いのか?

では、固定資産管理では、具体的にどのようなことをすれば良いのでしょうか? 一般的な手順を以下にご紹介します。

(1)「固定資産管理台帳」を作成

まず、固定資産それぞれについて、その詳細を記載した台帳を作成します。台帳に記載する内容は以下のとおりです。

 固定資産番号

 取得年月

 使用部門

 管理部署

 固定資産の種別

 固定資産の名称

 数量

 取得価格

 付属書類

(2)「リース物件管理台帳」を作成

リース物件には、取得価格の代わりにリース料の総額や毎月の支払額を記載します。また、上記の項目に加えて、リース会社名やリース契約番号、リース期間や回数、再リースの有無などの項目も設けます。

(3)資産の申請書のフォーマットなどを作成して、各部署に配布

固定資産管理で最も大切なのは、各部署での購入や廃棄を正確に把握することです。そのため、購入時や廃棄時に使用する申請書を作成して、各部署に配布してください。

購入時の申請書には、購入する資産の名称や購入予定日、購入先、金額、購入理由などを記載できるようにします。また、廃棄時の申請書には、廃棄する資産の管理番号と名称、廃棄予定日やその理由などの記入欄を設けます。

(4)各部署の資産の購入や廃棄の状況を把握し、台帳に記載

最後に、把握した各部署の資産の購入や廃棄の業況を固定資産管理台帳に記載します。
また、購入や廃棄以外にも、その固定資産を別の部署に移動した場合などもそれを把握しておく必要があります。これらも、申請書を作成しておくと状況の把握がスムーズになるでしょう。

固定資産管理で注意すべきこと

固定資産管理で大変なのは、廃棄された場合にそれを確実に把握することです。現場で備品がどのように扱われているかは、申請がない限り経理では把握できません。申請のないまま処分されてしまうと、実際には存在しない固定資産を計上し続けることになります。そのため、廃棄の際には必ず申請を行うように周知することが大切です。

また、固定資産管理台帳に記載されている管理番号をラベル化してそれぞれの備品に貼っておくことで、廃棄申請がよりスムーズになり、実際に廃棄する備品とは異なる備品の廃棄申請が誤って行われることも防げます。

まずはしくみ作りを

固定資産で大切なのは、現場とのスムーズな連携です。そのため、申請のための用紙やいつ、どのように申請をすればよいかといったことをきちんと整備し、その情報を共有することが大切です。情報がなければ、現場も何をすればよいか分からないまま、申請をせずにそのままになってしまうということも起こりえます。

一度、管理しやすいしくみを作ってしまえば、その先の業務はとても楽になるはずです。もし、現在固定資産管理がスムーズにできていない場合は、まずはしくみ作りから始めてみてはいかがでしょうか?

経理部門応援プロジェクト 戦略経理フォーラム 詳細はこちら

著者プロフィール

酒井麻里子 氏

酒井 麻里子 氏

IT系コンテンツを多数手がけるライター。著書に『これからはじめるスマホユーザーのためのLINE Facebook&Twitter安心・かんたんスタートブック』(秀和システム)など。
初心者ユーザーに向けたスマホやPCソフトの使い方から業界最新ニュース、Webマーケティングまで、ITに関することを幅広く扱っています。

参考リンク

お問い合わせ

Webでのお問い合わせ

入力フォーム

当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。

お電話でのお問い合わせ

0120-835-554 お客様総合センター

受付時間 9時から17時30分まで
(土日、祝日及び当社指定の休業日を除く)
[注] お問い合わせ内容の正確な把握、およびお客様サービス向上のため、お客様との会話を記録・録音させて頂く場合がありますので、予めご了承ください。