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ビジネスパーソンなら知っておきたい「できる!」と思われるExcelの小技

酒井麻里子 氏

2017年04月03日更新

イメージ 日々の業務に欠かせないExcel。扱うデータの量が多くなると作業に時間がかかったりミスが増えたりして、ストレスの原因になることも少なくありません。Excelでの作業は、ショートカットキーや各種の機能を活用することで効率アップできます。知っていると日々の仕事がスムーズになる、ビジネスパーソンが今すぐ使える小技を紹介します。

種類豊富な「貼り付け」を使い分ける

Excelの「貼り付け」機能にはさまざまな種類があり、これらを目的に合わせて使い分けることで作業効率は大きくアップします。

例えば、数式の入った表を部分的にコピーして新しいシートに貼り付けたとき、数式を使って計算している列がエラーになってしまった経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか? これは、元の数式がコピーされたものの、データが一部分しかないため正しく計算できなくなって起こる現象です。このようなときには、貼り付けの種類で「値のみ」を選択すれば、元の表に入っている計算結果の値だけをコピーできます。

貼り付けの種類を選ぶには、コピー元のデータをコピーして貼り付け先のセルをクリックしたあと、「貼り付け」ボタン下部の▼をクリックします。すると、貼り付けの種類を選択するメニューが表示されるので、使用したいものを選んでください。貼り付けの種類には、表のデザインごとコピーする「元の書式を保持」、表の行と列を入れ替えて貼り付ける「行列を入れ替える」、罫線を除いて貼り付けをする「罫線なし」などの種類があります。

セルの移動や選択はキー操作のみでスマートに!

セルの移動でショートカットキーを使用すると、マウスを使用するよりも早くスムーズに作業を進めることが可能です。右のセルに移動するときは「Tab」、左のセルに移動するときは「Shift」+「Tab」、選択中の行の最初のセルに移動するときは「Home」、A1のセルへ移動するときは「Ctrl」+「Home」、データが含まれるセルの最後尾に移動するときは「Ctrl」+「End」のキーを押します。

また、範囲を選択する際もキーボードでの操作が可能です。ワークシート全体を選択するときは「Ctrl」+「A」、現在選択中の列全体に選択範囲を広げるときは「Ctrl」+「Space」、現在選択中の行全体に選択範囲を広げるときは「Shift」+「Space」で操作できます。

データの洗い出しには条件付き書式を活用

条件付き書式とは、指定した条件に当てはまるセルに色を付ける機能のこと。これを活用すると、大量のデータを扱う場合でも、必要なデータをすぐに見つけられます。

例えば、セルの数値が「5500以上」の項目だけをピックアップしたい場合、対象とする範囲を選択したあと、「ホーム」タブの右の方にある「条件付き書式」をクリックして「セルの強調表示ルール」→「指定の値より大きい」を選択します。その後、表示されるウィンドウに「5500」と入力して、該当するセルに使用する書式(背景を黄色にする、文字を赤にするなど)を指定して「OK」をクリックします。すると、当てはまるセルが指定した書式で表示されるようになるため、容易に見分けられるのです。

データ分析にはピボットテーブルを使う

ピボットテーブルは、多角的なデータ分析に役立つ機能。通常の表で行う項目ごとの集計だけでなく、複数の項目をもとにしたクロス集計が可能です。データの絞り込みやグラフの作成もできるので、本格的なデータ分析にも役立ちます。

「挿入」タブの「ピボットテーブル」ボタンをクリックしたあと、もととなるデータの範囲を指定すれば、通常の集計表からピボットテーブルを作成できます。

知っているだけで効率が大幅アップ

ショートカットキーや便利な機能は、「覚えるのが面倒」という理由で敬遠する人も多いのですが、一度覚えてしまえば、これらは強力な味方になってくれます。さまざまな小技を使いこなすことで、これまでより早く、スマートに仕事を進められるようになるはずです。

参考:Excel神ワザ大全1000+α|三才ブックス

著者プロフィール

酒井 麻里子 氏

酒井 麻里子 氏

IT系コンテンツを多数手がけるライター。著書に『これからはじめるスマホユーザーのためのLINE Facebook&Twitter安心・かんたんスタートブック』(秀和システム)など。
初心者ユーザーに向けたスマホやPCソフトの使い方から業界最新ニュース、Webマーケティングまで、ITに関することを幅広く扱っています。

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