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経理担当者なら押さえておきたい、電子帳簿保存法改正のポイント

丸の内とら 氏

2017年07月03日更新

イメージ 2015~2016年にかけて行われた電子帳簿保存法改正により、国税関係の帳簿や書類の電子保存がより現実的なものとなりました。この記事では、電子帳簿保存法および文書の電子化について定めた法律の概要を改めて見直したうえで、今回の改正によって変更されたポイントについて解説します。

改めて「電子帳簿保存法」とは?

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。簡単にいうと、国税関係の帳簿や書類を電子的に記録する際の方法について規定した法律を指します。

電子帳簿保存法は、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減および適正公平な課税の確保を目的として平成10年に施行されましたが、実際には適用のための要件などが非常に厳しく、適用件数はごく限られていたといいます。

たとえば、この法律では帳簿や決算関係の書類、契約書、領収書といった書類の電子保存が認められていましたが、領収書の場合は金額が3万円未満のものに限るなどの制約がありました。また、紙の書類をスキャンして保存することは認められておらず、書類に電子署名を付与しなければならないなどの決め事もありました。

e-文書法と電子帳簿法

その後、2005年に「e-文書法」と呼ばれる、電子帳簿保存法とはまた別の法律が施行されます。

e-文書法は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律を総称した呼び名です。

電子帳簿保存法が国税に関する書類の保存について定めた個別法であるのに対し、e-文書法は250の個別の法律を横断して定められた共通ルールだといえます。e-文書法により、それまで紙で保存することになっていた文書を電子文書(e-文書)として保存することが可能となりました。

e-文書法の対象は決算書類や各種契約書、領収書などを含む法定文書で、電子帳票として出力するか、もしくは紙で出力されたものをスキャナで読み取り、電子データにしたうえで保存することが許されています。電子帳簿保存法では紙の書類をスキャンして電子化することは認められていませんでしたが、e-文書法の施行によって、電子帳簿法の対象文書についてもスキャナの適用が認められたというわけです。

ただし、この時点では領収書などの記載金額の上限を3万円未満とする、書類への電子署名とタイムスタンプを必須とするなどの制約は存在し、かつ保存形式も限定的で、実用化のハードルは依然として高いものでした。

電子帳簿保存法の改正で何が変わったのか?

そして2015年3月~2016年4月、相次いで電子帳簿法の改正が行われます。
この改正では対象となる書類の種類が見直されるとともに、記載金額の上限が撤廃されました。これによって事実上、ほぼすべての契約書や領収書がe-文書として保存可能となったのです。

また、この改正では従来義務付けられていた電子署名が不要となり、かつスマートフォンで撮影された画像の保存が条件付きで認められるようになりました(注)。
(注)撮影前に自署での署名をつけ、受領後3日以内にタイムスタンプを付与する必要がある。

電子帳簿法改正を有利に生かして業務の効率化を!

従来紙で保存してきた文書を電子化して保存できれば、業務効率化をはじめとした大きなメリットを享受することができそうです。

たとえば経理部門においては、従業員の経費精算業務を大幅に効率できるでしょう。従来、従業員が提出した紙の領収書を経理部で受領してファイルしていたところを、今後はスマホで撮影した領収書を電子データの状態で提出させ、正式な電子書類として処理することが可能となります。

この機会に改めて身の回りの作業を見直し、電子帳簿法改正を受けて効率化可能な業務の洗い出しをしてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

丸の内とら氏

丸の内とら 氏

フリーライター歴20年。IT関連を中心に執筆活動を展開し、20冊を超える著書を出版。
ソフトウェアハウス、独立系SIerを経て、現在はIT系サービス企業の経営戦略部に所属。
マーケティング、プロダクトマネジメント、開発などに幅広く関与しています。
システム開発は上流から下流までほぼ一通り経験しましたが、もっとも得意とするのは品質検証。
「三度の飯よりテストが好き!」で、独学でJSTQBを取得した変わりものでもあります。

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