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ありがちだけどあってはならない!経理ミスを減らすためのちょっとした工夫

丸の内とら 氏

2017年06月01日更新

イメージ 人間は間違いを犯す生き物です。どのような仕事にも「ミス」はつきものであり、ミスを犯すことを必要以上に恐れていては前へ進んでいくことは難しくなってしまいます。

しかし、仕事においては「ちょっとしたミス」が企業全体を巻き込んだ重大な問題に発展するケースも少なくありません。特に、金銭を扱う経理の仕事では、うっかりミスが深刻なトラブルにつながりかねません。この記事では、経理の仕事でありがちなミスを減らすための工夫について考えてみましょう。

セルフチェックを怠らない

うっかりミスを減らす上で重要なのは、念入りにセルフチェックを行うという姿勢です。
作業を終えたあとで内容を改めて見直し、誤りはないか確認することで、ありがちなミスを回避できます。

しかし、月末の締め日間近のように業務が多忙になる時期は、忙しさから、ついセルフチェックを怠ってしまいがち。時間追われて作業を行い、そのうえ事後の確認を怠れば、ミスを犯すリスクは当然高まります。
常に落ち着いて作業にあたり、作業後にはきちんとセルフチェックを行うよう心がけましょう。

自分がよく犯すミスを把握し、自分なりのチェックリストを作成しておくことで、セルフチェックの効率や精度を高めることができます。

第三者による二重チェックを仕組み化する

前述のとおり、自分の仕事を自分でチェックする「セルフチェック」は非常に重要ですが、ときにはセルフチェックで見つけられないミスが発生することもあります。
往々にして、私たち人間は、無意識のうちに自分自身に対する評価をやや甘くしてしまう傾向があります。心理学的には認知バイアスと呼ばれ、自分に都合の良い事実だけを見ようとしてしまう作用が働くためです。

このため、可能であればセルフチェックと併せて、第三者による二重チェック(ダブルチェック)を行うことが望ましいといえます。「第三者の目」を通すことで、自分では見つけることのできなかったミスを洗い出せる可能性は高まります。

根本的な原因を改善する

セルフチェック、そして、第三者による二重チェックを実施した結果、同じようなミスが繰り返し発生していることが明らかになった場合は、そもそもその作業手順に根本的な原因が潜んでいる可能性があります。
このような場合には、原因を明らかにしてしかるべき対策をとることで、ミスの発生を未然に防げる可能性があります。

ミスが個人レベルで発生しているのか、組織レベルで発生しているのかによって対策は変わってきます。個人レベルで発生しているのであれば、個々の担当者が自分の作業手順を改めて見直し、必要に応じて作業手順やチェック手法を改善します。複数のメンバーが類似のミスを繰り返し犯しているのであれば、マニュアルを改善するといった組織的な対策に乗り出す必要があります。

ミスを犯したあとが肝心

以上、「ありがちなミス」を減らすための工夫についてお話ししてきましたが、最後にひとつ大切なことをお伝えします。

前述のような対策をとることでミスを減らすことは可能です。しかし、私たちが機械ではなく人間である以上、ミスを完全にゼロにするのは不可能であるといっても過言ではありません。「どれだけ気をつけていてもミスは発生する」ということを念頭に置き、ミスが起きたときに迅速かつ適切な対策をとれる力を身に付けるよう心がけましょう。

ミスを犯したときの最悪の対応は、自己弁護のための言い訳に終始したり、犯したミスを隠そうとしたりすることです。また、失敗を犯したことで萎縮してしまい、身動きがとれなくなるのもよくありません。
自分のミスが原因でトラブルを招いてしまったときは、素直にそのことを認めた上で、とるべき対策をスピーディーにとり、事後の影響を最小限に抑える努力をするよう心がけてくださいね。

著者プロフィール

丸の内とら氏

丸の内とら 氏

フリーライター歴20年。IT関連を中心に執筆活動を展開し、20冊を超える著書を出版。
ソフトウェアハウス、独立系SIerを経て、現在はIT系サービス企業の経営戦略部に所属。
マーケティング、プロダクトマネジメント、開発などに幅広く関与しています。
システム開発は上流から下流までほぼ一通り経験しましたが、もっとも得意とするのは品質検証。
「三度の飯よりテストが好き!」で、独学でJSTQBを取得した変わりものでもあります。

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