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第04回 経理業務を少人数でこなすための入力支援機能

製品レビュー 「GLOVIA smart きらら 会計」を使ってみた

仰星マネジメントコンサルティング株式会社
プリンシパル 公認会計士 金子 彰良 氏

2015年06月26日更新

はじめに

第4回の前半は、会計システムの基本である伝票入力まわりについて取り上げたい。使いやすいのが当たり前とされる伝票入力もユーザーインタフェースの特徴や便利機能などを考えるとその違いを押さえておきたいからである。結局は「ユーザーの好みによる」といった主観的な評価になりやすいが、経理担当者にとっては日々使用する画面であって、会計システムの選定にあたっては、実際に自分で触ってみるなど一通りのチェックをしたいのではないだろうか。
後半では、入力支援機能に関連させて、業務効率を意識したときの活用例をとりあげたい。経理業務の現場では、日々多くの伝票が入力されており、事業拠点ごとに異なる基幹系システムを使っていたり、経理部門が全社分の伝票を集中入力したりしている場合、伝票入力・修正・確認の作業負荷は非常に高くなるからである。
『中堅中小企業における経営数字データの利用実態調査レポート』でも、業務生産性の向上に関連して中堅企業で人員増加を必要と回答しているデータがあった。これは、中堅企業では財務・経理部門に専任の担当者を配置できず、総務や人事・情報システムなどの仕事を一部兼務しているといった事情もある。しかし、人員を業務量の増加に対して比例的に増やすと人件費等固定費が増加し、収益の圧迫要因となってしまう。そのため、業務量の増加に対しては、業務生産性を向上させる取組みが求められる。
このような観点から、「GLOVIA smart きらら 会計」が持つ外部からの仕訳データ取込機能など、経理部門の業務負荷を軽減するための機能を紹介する。それでは、上記を念頭にまず、「GLOVIA smart きらら 会計」の入力支援機能についてみていきたい。

「GLOVIA smart きらら 会計」を使ってみた :『入力支援機能』

経理担当者にとって振替伝票入力のしやすさが工夫されている

伝票入力画面は、伝票イメージを持つ振替伝票入力画面のみ

本連載において、主に想定しているユーザー企業の規模は、きららを利用しやすいと思われるユーザー層という意味で、中堅企業でも比較的小規模の企業群である。こうした企業の経理部門は、管理責任者と実務担当者で構成される2~3名体制が多いと思われる。そして、実務担当者は経験年数の違いあっても、自社の経理処理を行うために必要な最低限の経理知識を持っており、会計仕訳の記録も「複式簿記」によることに全く違和感がないユーザーであると思われる。ここ数年、Webブラウザを用いて、インターネットからアクセスすることを前提としたクラウド型の会計システムの中には、経理の専門知識が少ない小規模事業者や個人でも、会計仕訳を意識せずに伝票を作成することができる機能を売りとしているサービスもある。
「GLOVIA smart きらら 会計」は同じクラウド型の会計システムでも、経理の専門知識を持つユーザーを想定している。その上で、経理の初心者であっても使いやすく馴染みやすい入力操作になっているのが特徴である。 具体的な「GLOVIA smart きらら 会計」の振替伝票入力画面を見てみよう。実は「GLOVIA smart きらら 会計」では伝票を入力するための画面は、「振替伝票入力」のみとなっている。

振替伝票入力画面
振替伝票入力画面

拡大イメージ

入力画面は伝票イメージの貸借を左右に分けた画面で、かつ、入力項目やエラー項目については色で判断できるのでパッと見て識別することができる。聞けば、デザインの専門家が人間工学に基づいて設計を行っているとのこと。たしかに、「GLOVIA smart きらら 会計」を使っていると画面の配色が目に優しいことに気付く。経理担当者が日常取引を処理するときは、取引に係る基礎資料を入手し、その内容を確認して、会計数値の算出や仕訳として整理するという流れになる。「仕訳として整理する」という行為は、紙の上または頭の中で、勘定科目を貸借に整理した伝票をイメージする。「GLOVIA smart きらら 会計」では、この伝票イメージに合わせて、最適な入力が違和感なく行えるように伝票イメージそのままの入力画面が用意されている。

キーボード中心の入力も可能

会計システムを利用する経理担当者は、システム操作に慣れてくるにつれ、入力のスピードもかなり速くなってくる。このようなユーザーにとって、入力作業でマウスを操作することは億劫なことも多い。その点、「GLOVIA smart きらら 会計」ではキーボードだけで振替伝票の入力操作を完結することが可能である。勘定科目や部門コード・摘要辞書の検索、検索一覧画面における項目の選択、伝票の登録などはファンクションキーが割り当てられている。また、伝票の入力は明細1行目の借方の入力が終わるとそのままカーソルが貸方へ移り、貸方を入力すると明細2行目の借方へ移る、というように自然な流れになっている。さらに、会計システムは勘定科目や部門の「コード」を入力して名称を表示させる、「金額」を入力する、というように数字を入力することが多いが、振替伝票の入力フィールドは(Tabキーではなく)Enterキーで巡回するため、テンキーによる片手操作でどんどん入力することができるのが良い。
「GLOVIA smart きらら 会計」を操作してみて、経理担当者にとって入力のしやすさをよく研究し、工夫されているという印象を持った。

豊富な入力支援機能と誤入力を防ぐ工夫がされている

伝票レベルの入力支援機能

会計システムでは、伝票入力操作の生産性を向上させるために、通常、入力支援機能というものがついている。「GLOVIA smart きらら 会計」も一般的な会計システムが備えている入力支援機能が用意されている。
振替伝票を登録するときに伝票ヘッダーにカーソルがある段階では、伝票レベルの入力支援機能を利用することができる。
一つは「伝票辞書」機能である。伝票辞書は、毎月計上する定型的な仕訳について、その仕訳パターンを辞書としてあらかじめ登録する。振替伝票入力画面でファンクションキー「伝票辞書呼出」で一覧表示させた仕訳パターンの中から、該当するものを選択して振替伝票入力画面に表示させたのち、伝票日付や金額などを修正して登録する。 

伝票辞書
伝票辞書

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経理部門が起票する月次の仕訳の多くは日付や金額が異なってもパターンとして同じことが多いので、自社の仕訳を棚卸してパターン化することによって伝票入力の効率をあげることができる。伝票辞書コードを体系的に整理しておくことで、月次決算時の計上漏れなどを防ぐ効果もある。なお、伝票辞書は伝票辞書登録画面であらかじめ登録することができるほか、振替伝票入力をしている伝票をそのまま辞書登録することもできる。システム稼働前に設定しておくことが望ましいが、運用開始後、状況をみて順次登録していくことでも良い。また、振替伝票の登録にあたって、過去の伝票を参照(コピー)して登録する「参照登録」機能がある。このモードを選択すると、伝票検索画面が表示されるので、入力で参照したい過去の伝票を条件検索して選択する。そうすると振替伝票画面に選択した過去の伝票がコピー表示されるという機能である。伝票検索画面は伝票に登録されている様々な情報を使って検索することができるので、過去の伝票の一部項目をキーに検索すれば良い。例えば、前回決算時の決算伝票の仕訳種別を指定するとか、貸借別に勘定科目コードや明細摘要・任意検索番号などを指定して検索する。
 なお、経理部門の伝票入力では、同一業務に関する伝票を複数連続して入力することも多い。そのような場合は「前伝票」機能を使うと便利である。伝票登録(又は参照登録)画面で、ファンクションキー「前伝票」を押すと、直前に登録した伝票が順次表示される(過去10伝票まで)。使いたい伝票が表示されたら、そのまま必要な項目を修正して登録すれば良い。

明細レベルの伝票入力支援機能

振替伝票の明細行を入力している時にも、様々な入力支援機能を利用することができる。 一つは借方の金額および摘要について、貸方へ複写することができる。振替伝票入力で貸借同じ金額の伝票や貸借同じ摘要を入力するケースは多い。その場合に、貸方の金額または摘要入力時に*(アスタリスク)を入力することで複写される(入力フィールドの属性で金額欄は半角、摘要欄は全角であるが、自動的に文字入力モードが切り替わっているのでユーザーは意識する必要はない)。
また、複写機能は行単位でも可能だ。入力した明細行の中で、コピーしたい行番号を選択して、編集メニューから「複写」を選択すると最下行に同じ行が追加されるので、必要な項目を編集すれば良い。この行単位の操作については、複写以外に挿入・削除・逆仕訳といった操作が可能である。「逆仕訳」機能は伝票の明細行の貸借を入れ替えてくれる機能である。決算で計上した概算計上の伝票を翌期に振り戻す仕訳などでは、前述した伝票辞書機能を使っても良いが、計上時の伝票を参照登録で呼び出してこの逆仕訳機能を使うことで振り戻しの仕訳を作成することもできる。
明細レベルの入力支援機能としてはもう一つ「摘要辞書」がある。これは摘要欄でコード検索機能を使用するとあらかじめ登録してある摘要辞書の一覧が表示され、選択することで摘要入力ができる機能である。

摘要辞書
摘要辞書

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ところで、摘要に入力する文字列にはよく「○○年○○月分」のような年月や取引先名などを入れることがある。「GLOVIA smart きらら 会計」では、「摘要予約語」と呼び、伝票日付を参照して年月日をセットしたり、伝票明細に入力した項目を使って摘要に略称を代入したりする機能がある。上図の摘要辞書一覧で明細摘要に表示されている「!」といくつかの英数字・記号が予約語を表す。
この摘要予約語は伝票入力時にも使え、例えば、伝票日付が「2015年2月28日」で明細行の借方部門に「東京営業部」、取引先に「南風乾物」と入力されたとき、その明細の摘要欄に「!U!B1!=Y!=M分」と入力してフィールドを抜けると「南風乾物東京営業部2015年2月分」という文字列が摘要欄にセットされる。
詳細な摘要予約語の使い方は割愛するが、この摘要予約語の機能は、伝票辞書や摘要辞書であらかじめ登録することによってその威力を発揮する。

摘要予約語
摘要予約語

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会計伝票の情報の中で、摘要に入力された項目は後々伝票を精査するときに使われることが多い。例えば、予算実績差異の分析で勘定科目の著増減の要因を見る場合や、特定勘定科目の予算を積み上げで作成するときに経常的な項目と非経常的な項目を識別する場合など、基礎資料として活用することができる。個別伝票ごとに入力するのは煩雑であるが、摘要辞書や摘要予約語を使うことによって、無理なく伝票に多彩な情報を付加することができる。
このように「GLOVIA smart 会計」には、豊富な入力支援機能と誤入力を防ぐ工夫がされている。以下に、「GLOVIA smart きらら 会計」の入力支援機能をまとめておく。

他システムとのデータ連携機能を活用できる

「GLOVIA smart きらら 会計」の仕訳連携取込とバッチ伝票取込

本稿の最初に述べたように、「GLOVIA smart きらら 会計」を利用しやすいと思われるユーザー層は、中堅企業でも比較的小規模の企業群で、経理部門は、管理責任者と実務担当者で構成される2~3名体制が多いと思われる。事業拡大に伴う業務量の増加に対して、できるだけ人員を増加させないで吸収していくことが課題となる。この課題に対して、経理部門における会計システムの運用では、周辺システムとのインタフェース構築と伝票入力形態を本社集中から発生部門における分散入力の形態へ移行することが有効な解決策の例としてあげられる。
「GLOVIA smart きらら 会計」では、これらに関して、「仕訳連携取込」および「バッチ伝票取込」の機能が用意されている。
「仕訳連携取込」は、「GLOVIA smart きらら 会計」で作成した銀行振込データに対応する支払伝票や、手形管理オプションとの連携仕訳、Fujitsu EnterpriseApplication GLOVIA smart きらら 人事給与(以下:GLOVIA smart きらら 人事給与)とFujitsu EnterpriseApplication GLOVIA smart きらら 販売管理(以下:GLOVIA smart きらら 販売)との連携仕訳を取り込むことができる。

連携仕訳
連携仕訳

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また、「バッチ伝票取込」は、所定の様式で作成された伝票データ(CSVファイル)を取り込む機能である。元システムを選ばずに、汎用的に伝票を取り込むことができる。

バッチ伝票取込
バッチ伝票取込

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バッチ伝票取込の活用例(外部請求書入力から支払業務)

ここでは、バッチ伝票の取込機能と振込管理機能を使って、外部請求書入力から支払業務の効率化を考えてみる。「GLOVIA smart きらら 会計」では、簡易的に取引先の債務を管理する機能と振込データ作成機能が用意されている。まず、外部請求書の入力であるが、事業部門で仕入取引の管理を行うためのデータを基幹システムやExcelなどの表計算ソフトで管理していることを前提に、「GLOVIA smart きらら 会計」に取り込める様式にしたCSVファイルを用意してもらう。経理部門ではCSVファイルをもとに「GLOVIA smart きらら 会計」のバッチ伝票取込機能で仕入および買掛金勘定の計上をする。取引先数が増えるにしたがって経理部門の仕入計上に関する入力作業負荷が高くなるが、バッチ伝票取込機能を使うことによって、入力作業負荷を分散することができる。このバッチ伝票で取込むCSVファイルでは、仕入高の相手勘定となる債務勘定科目に、「GLOVIA smart きらら 会計」で「振込管理勘定」として設定している勘定科目(例えば、「買掛金」)と、支払予定日をセットしておく。
あとは、支払スケジュールに則って、支払準備をする。「GLOVIA smart きらら 会計」からは、「取引先別振込予定日付集計表」「取引先別振込予定日付明細表」の帳票が出力できるので、これらと外部から入手した請求書を照合して支払データの確認を行う。支払デーが確定したら、「FBデータ」機能を使って、銀行送金用のデータを作成する。実際に振込を確認したのち、自動生成されている支払仕訳を連携取込機能で計上する。
この一連の流れでは、経理担当者は手入力による振替伝票の計上をしていない。代わりに請求書の照合や支払予定と問題取引先の有無、口座資金手当てなどに注力することができる。

まとめ

会計システムの伝票入力画面におけるデザインや入力の操作性などは好みによるところが多いが、「GLOVIA smart きらら 会計」では振替伝票の「入力のしやすさ」を追求し、多くの経理担当者に受け入れられるように作られていると思った。振替伝票入力画面が一つだけというのもシンプルで、すぐに覚えることができるので、特別な操作トレーニングも必要がない。
今回、「GLOVIA smart きらら 会計」のSaaS版を利用したが、入力時のフィールドの巡回や検索、更新処理などのパフォーマンスも(通信環境などに影響を受けると思うが)問題がなかった。まさに、素早く簡単に使い始めることができる会計システムである。

ポイント

経理担当者にとって振替伝票入力のしやすさが工夫されている

  • 伝票入力画面は、伝票イメージを持つ振替伝票入力画面のみ
  • キーボード中心の入力も可能

豊富な入力支援機能と操作ミスによる誤入力を防ぐ工夫がされている

  • 伝票レベルの入力支援機能
  • 明細レベルの伝票入力支援機能

外部データ連携機能を活用できる

  • 「GLOVIA smart きらら 会計」の仕訳連携取込とバッチ伝票取込
  • バッチ伝票取込の活用例(外部請求書入力から支払業務)

(注1)記載されているお役職、製品名等の情報につきましては、2015年4月1日現在のものです。
(注2) 2016年4月22日、GLOVIA smart きらら 会計はGLOVIA きらら 会計にブランド名を変更いたしました。

著者プロフィール

金子 彰良 氏

仰星マネジメントコンサルティング株式会社 プリンシパル

金子 彰良 氏

公認会計士、ITコーディネータ

慶應義塾大学経済学部卒業。大手監査法人系のコンサルティングファームを経て、仰星マネジメントコンサルティング株式会社に所属。
経理・財務分野を主な専門領域とし、決算の早期化や内部統制報告制度への対応、経理シェアードサービスセンター構築の支援に加え、各種ERPパッケージの導入コンサルティングと構築フェーズにおけるプロジェクトリーダーを歴任。
【著書】
・『内部統制評価にみる「重要な欠陥」の判断実務』(共著、中央経済社)
・『阻害要因探しから始める決算早期化のテクニック』(共著、中央経済社)

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