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「FUJITSU Enterprise Application AZCLOUD SaaS Discussion」導入事例

ペーパーレス化で社内会議の準備・運営を大幅に効率化

静岡ガス

静岡ガス株式会社 様


静岡県中東部を中心に、都市ガス事業を展開する静岡ガス株式会社様(以下、同社)。同社では、社内で行う様々な会議で使用する資料を紙で用意していましたが、印刷にかかる時間やコスト、紙の資料を持ち運ぶことによるセキュリティ上のリスクなど、改善すべき課題がありました。そこでタブレット端末上での電子カタログとペーパーレス会議の機能を兼ね備えた富士通マーケティングのクラウドサービス「FUJITSU Enterprise Application AZCLOUD SaaS Discussion」を導入。会議をペーパーレス化することで会議準備と運営の効率化、セキュリティ向上を実現しました。導入の経緯と効果、今後の展開について、同社のコーポレートサービス部 総務人事担当マネジャーの鈴木克哉氏と、ICT推進部 ICT推進担当 ICT企画担当チーフの小林史明氏にお話を伺いました。

[2016年8月22日 掲載]


 導入の背景 | 導入の経緯 | 導入の効果 | 将来の展望お客様情報 

導入の背景

1回の会議で必要だった500枚以上の紙資料を削減したい

鈴木 氏
静岡ガス株式会社
コーポレートサービス部
総務人事担当
マネジャー

すずき かつや
鈴木 克哉 氏

静岡県静岡市をはじめ富士市、富士宮市、沼津市、三島市、裾野市の6市3町、約30万世帯に都市ガスを供給している同社。1910年に設立され100年以上の歴史を誇るガス事業者です。同社では、ガスの供給だけでなく、ガス機器の販売や住宅リフォーム事業など多角的に事業を展開し、2016年4月から電力事業にも参入しています。同社のコーポレートサービス部 総務人事担当マネジャーの鈴木克哉氏は、「2017年4月にはガスの小売自由化も始まるなど、当社を取り巻く環境は大きく変わっています」と語ります。

主力事業での競争が厳しさを増す中、同社では2016年1月に完全事業部制への組織改編を実施。各事業部の責任者による会議を定期的に開催し、意思決定の迅速化を図ってきました。「事業部制の導入は、経営環境の変化に『受け身』にならず、柔軟にスピーディーに対応できる『攻めの体制』を整えるという経営判断によるものです。その目的達成には、会議の運営自体を改めて見直し、より効率的で質の高い会議ができる環境を整える必要がありました」(鈴木氏)。

この会議には、各事業部責任者など約50名が参加します。参加者1名に配布される資料は10枚以上にもなり、合計500枚以上もの紙資料が必要でした。同社のICT推進部 ICT推進担当 ICT企画担当チーフの小林史明氏は、「直前に資料の差し替えが発生することもあり、そのたびに参加人数分の資料を印刷し直していました。また、遠方からの会議参加者は重要な資料を持ち帰る必要もあり、セキュリティを危惧する声もありました。それらをICTシステムで改善できないかと考えました」と語ります。

導入の経緯

会議資料と自分の資料の「2画面表示」が決め手

小林 氏
静岡ガス株式会社
ICT推進部
ICT推進担当
ICT企画担当チーフ

こばやし ふみあき
小林 史明 氏

同社では、会議準備や運用の効率化を目的に様々なシステムの検討を開始しました。まずは、ICTベンダー7社に提案を依頼し、そこから3社を選定してトライアルを実施。その際に重視したのは、「管理者の利便性向上」「セキュリティ」そして「直感的な操作性」でした。トライアルでは、ICT推進部内の会議でシステムを実際に使用し、「会議を準備する管理側の業務負荷を軽減できること、セキュリティや操作性に優れていることを実感できた」(小林氏)ことから、富士通マーケティングの「FUJITSU Enterprise Application AZCLOUD SaaS Discussion(アズ クラウド サース ディスカッション、以下、AZCLOUD SaaS Discussion)」を選定しました。

このシステムはタブレット端末で会議資料を閲覧できる「電子カタログ機能」と「ペーパーレス会議機能」を兼ね備えたクラウドサービスです。同社では、タブレット端末の画面上に発表者の資料と自分の手元で開きたい資料とを同時に閲覧できる「2画面表示」の機能に特に魅力を感じられたようです。「会議で自分の発表が近くなったとき、事前に自分の資料を見直したいこともあります。2画面表示にすれば、発表者の画面を見ながら自分の資料も確認でき、会議から取り残される心配がありません。競合製品にもこの機能はありましたが、直感的な操作性も考慮し、『AZCLOUD SaaS Discussion』に決定しました」(小林氏)。

また、同社では従来、会議資料は印刷コストを考慮してモノクロで出力していました。「発表者の中には、カラーでポイントを強調した資料を用意してもモノクロ出力では、わかりにくくなってしまうといった声もありました。それがタブレット端末上にカラー表示できるので見やすくなるだけでなく、紙も印刷コストも削減できます。それも選定の決め手の1つでした」(鈴木氏)。 さらに、同社がもう1つ重視したことは、「システムを導入したことで、会議参加者が使いにくさを感じるなど、進行の妨げとなってはならない」(鈴木氏)ということでした。「他社製品は多機能でしたが操作が複雑で、分かりにくいところがありました。『AZCLOUD SaaS Discussion』は直感的な操作で、社員のだれでも簡単に使えるのが魅力でした」(小林氏)。

導入の効果

会議準備にかかる時間を大幅に短縮するなど運営を効率化

同社では、これまで、事務局が会議の前日夜に、会議で使用する各事業部の資料を印刷し、発表者順に揃える作業を2時間ほどかけて行っていました。「その準備が15分ほどに短縮されました。事業部からの資料を確認してクラウド上にアップロードするだけで会議準備が整います。資料の差し替えもファイルをドラッグ&ドロップするだけなので、業務が大幅に効率化されました」(鈴木氏)。

タブレット

また小林氏は、セキュリティ面での効果も強調します。「会議参加者はタブレット端末でシステムにアクセスすれば資料を確認できます。紙の資料を持ち運ぶ必要がなくなり、紛失リスクが低減したという声が会議出席者から聞かれています」(小林氏)。

一方で、業務効率化やセキュリティの向上以外の効果も表れているようです。鈴木氏は「参加者が会議に臨む姿勢にも変化がでてきた」と感じているようです。さらに「これまでは会議の席に着いて初めて資料を目にすることが多かったのですが、今は事前にクラウド上にアップロードされた資料を確認できます。会議参加者が事前準備を整えて会議に臨めます。質問など発言も活発になり、結果的に会議の質が高まるという効果も感じられるようになったという声も聞こえています」(鈴木氏)。

静岡ガス様サービス利用イメージ

将来の展望

ワークスタイルの変革に向けた取り組みを

同社では現在、本社で開かれる会議で「AZCLOUD SaaS Discussion」の活用を進めています。今後は国内の各拠点を結んだ会議をはじめ、本社とシンガポール、タイの海外拠点とを結んだ会議での活用も見据えています。「会議に出席するために出張する必要もなくなり、削減できた時間を活用して本来の業務により注力できます。海外拠点との会議に活用できれば移動にかかるコストも時間も大幅に削減できます。そうして生み出された時間を有効活用し、営業社員であればお客様を訪問する回数を増やし、より良いサービスの提案をすることも可能になるでしょう。拠点間での利用については、すでに構想はでき上がっており、ガスの小売自由化が始まる2017年4月までには実現したいと思っています」(小林氏)。

このような取り組みの先に同社が目指しているのは「ワークスタイルの変革」(鈴木氏)です。小林氏は、「多様性の時代において、働き方もそれに合わせて変化していかねばなりません」と語ります。目指しているのは、「いつでも、どこでも、どの端末でも仕事ができる環境の構築」(小林氏)です。その第一歩はすでに踏み出されています。

お客様情報

お客様名
所在地 静岡県静岡市駿河区八幡1-5-38
代表者 代表取締役社長 戸野谷 宏
設立 1910年4月16日
資本金 62億7,900万円
従業員数 単体:624人 連結:1,131人(2015年12月31日現在)
事業内容 ガスの製造、供給および販売
ガス機器の販売
ガスに関する工事の請負

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2016年8月22日現在のものです。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当営業の声

中村 SA 株式会社富士通マーケティング
中部営業本部
静岡支社
中村 達彦

このたびは、ペーパレス会議システム導入に際し、ご協力できたことを嬉しく思います。静岡ガス様の業務効率化や、お客さまサービス向上に向けた提案姿勢をこれからも忘れずに、静岡ガス様と富士通と一丸となって取組ができるよう尽力してまいります。

推進担当の声

谷口 氏 株式会社富士通マーケティング
商品戦略推進本部
マーケティングセンター
フィールドマーケティング部
谷口 幸一

このたびは、「AZCLOUD SaaS Discussion」ペーパーレス会議サービスをご採用いただき光栄です。本サービスは、タブレット活用によるワークスタイル変革の一環である「ペーパーレス」「情報共有」を同時に解決する簡単・便利・快適・低価格なサービスです。今後もより良いサービス向上にむけて、ICTサポートを継続的にご支援させていただきます。

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