「FUJITSU Enterprise Application AZCLOUD SaaS Discussion」導入事例

静岡ガス株式会社
コーポレートサービス部
総務人事担当
マネジャー
すずき かつや
鈴木 克哉 氏

静岡県静岡市をはじめ富士市、富士宮市、沼津市、三島市、裾野市の6市3町、約30万世帯に都市ガスを供給している同社。1910年に設立され100年以上の歴史を誇るガス事業者です。同社では、ガスの供給だけでなく、ガス機器の販売や住宅リフォーム事業など多角的に事業を展開し、2016年4月から電力事業にも参入しています。同社のコーポレートサービス部 総務人事担当マネジャーの鈴木克哉氏は、「2017年4月にはガスの小売自由化も始まるなど、当社を取り巻く環境は大きく変わっています」と語ります。

主力事業での競争が厳しさを増す中、同社では2016年1月に完全事業部制への組織改編を実施。各事業部の責任者による会議を定期的に開催し、意思決定の迅速化を図ってきました。「事業部制の導入は、経営環境の変化に『受け身』にならず、柔軟にスピーディーに対応できる『攻めの体制』を整えるという経営判断によるものです。その目的達成には、会議の運営自体を改めて見直し、より効率的で質の高い会議ができる環境を整える必要がありました」（鈴木氏）。

この会議には、各事業部責任者など約50名が参加します。参加者1名に配布される資料は10枚以上にもなり、合計500枚以上もの紙資料が必要でした。同社のICT推進部 ICT推進担当 ICT企画担当チーフの小林史明氏は、「直前に資料の差し替えが発生することもあり、そのたびに参加人数分の資料を印刷し直していました。また、遠方からの会議参加者は重要な資料を持ち帰る必要もあり、セキュリティを危惧する声もありました。それらをICTシステムで改善できないかと考えました」と語ります。

静岡ガス株式会社
ICT推進部
ICT推進担当
ICT企画担当チーフ
こばやし ふみあき
小林 史明 氏

同社では、会議準備や運用の効率化を目的に様々なシステムの検討を開始しました。まずは、ICTベンダー7社に提案を依頼し、そこから3社を選定してトライアルを実施。その際に重視したのは、「管理者の利便性向上」「セキュリティ」そして「直感的な操作性」でした。トライアルでは、ICT推進部内の会議でシステムを実際に使用し、「会議を準備する管理側の業務負荷を軽減できること、セキュリティや操作性に優れていることを実感できた」（小林氏）ことから、富士通マーケティングの「FUJITSU Enterprise Application AZCLOUD SaaS Discussion（アズ クラウド サース ディスカッション、以下、AZCLOUD SaaS Discussion）」を選定しました。

このシステムはタブレット端末で会議資料を閲覧できる「電子カタログ機能」と「ペーパーレス会議機能」を兼ね備えたクラウドサービスです。同社では、タブレット端末の画面上に発表者の資料と自分の手元で開きたい資料とを同時に閲覧できる「2画面表示」の機能に特に魅力を感じられたようです。「会議で自分の発表が近くなったとき、事前に自分の資料を見直したいこともあります。2画面表示にすれば、発表者の画面を見ながら自分の資料も確認でき、会議から取り残される心配がありません。競合製品にもこの機能はありましたが、直感的な操作性も考慮し、『AZCLOUD SaaS Discussion』に決定しました」（小林氏）。

また、同社では従来、会議資料は印刷コストを考慮してモノクロで出力していました。「発表者の中には、カラーでポイントを強調した資料を用意してもモノクロ出力では、わかりにくくなってしまうといった声もありました。それがタブレット端末上にカラー表示できるので見やすくなるだけでなく、紙も印刷コストも削減できます。それも選定の決め手の１つでした」（鈴木氏）。 さらに、同社がもう1つ重視したことは、「システムを導入したことで、会議参加者が使いにくさを感じるなど、進行の妨げとなってはならない」（鈴木氏）ということでした。「他社製品は多機能でしたが操作が複雑で、分かりにくいところがありました。『AZCLOUD SaaS Discussion』は直感的な操作で、社員のだれでも簡単に使えるのが魅力でした」（小林氏）。

また小林氏は、セキュリティ面での効果も強調します。「会議参加者はタブレット端末でシステムにアクセスすれば資料を確認できます。紙の資料を持ち運ぶ必要がなくなり、紛失リスクが低減したという声が会議出席者から聞かれています」（小林氏）。

一方で、業務効率化やセキュリティの向上以外の効果も表れているようです。鈴木氏は「参加者が会議に臨む姿勢にも変化がでてきた」と感じているようです。さらに「これまでは会議の席に着いて初めて資料を目にすることが多かったのですが、今は事前にクラウド上にアップロードされた資料を確認できます。会議参加者が事前準備を整えて会議に臨めます。質問など発言も活発になり、結果的に会議の質が高まるという効果も感じられるようになったという声も聞こえています」（鈴木氏）。

将来の展望

ワークスタイルの変革に向けた取り組みを

同社では現在、本社で開かれる会議で「AZCLOUD SaaS Discussion」の活用を進めています。今後は国内の各拠点を結んだ会議をはじめ、本社とシンガポール、タイの海外拠点とを結んだ会議での活用も見据えています。「会議に出席するために出張する必要もなくなり、削減できた時間を活用して本来の業務により注力できます。海外拠点との会議に活用できれば移動にかかるコストも時間も大幅に削減できます。そうして生み出された時間を有効活用し、営業社員であればお客様を訪問する回数を増やし、より良いサービスの提案をすることも可能になるでしょう。拠点間での利用については、すでに構想はでき上がっており、ガスの小売自由化が始まる2017年4月までには実現したいと思っています」（小林氏）。

このような取り組みの先に同社が目指しているのは「ワークスタイルの変革」（鈴木氏）です。小林氏は、「多様性の時代において、働き方もそれに合わせて変化していかねばなりません」と語ります。目指しているのは、「いつでも、どこでも、どの端末でも仕事ができる環境の構築」（小林氏）です。その第一歩はすでに踏み出されています。