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ペーパーレス会議システム導入事例

会議に必要な資料準備に伴う大量の紙と職員の負担をともに削減

三好公園 三好公園

大提灯まつり 大提灯まつり

愛知県みよし市 様


愛知県みよし市(以下、同市)は、県のほぼ中央に位置し、豊田市、日進市、刈谷市、愛知郡東郷町と接しています。近年では交通の利便性などを背景に、名古屋市や豊田市などのベッドタウンとしての開発が進み、人口も急激に増加してきました。市内には自動車関連産業をはじめ、数多くの企業が進出しており、農業では米のほか、柿、梨、ぶどうの栽培が盛んで、最近では梅の栽培が行なわれ、この梅を使ったワインづくりも行われています。また、市内には大きな池が2つあります。市の中央に位置する愛知用水の貯水池で、愛知国体『わかしゃち国体』のカヌーレーシング会場でもあった三好池は、2,000本の桜で有名です。もうひとつの保田ヶ池は、2004年にカヌーポロ世界選手権大会の会場となるなど、カヌーがさかんな場所としても知られています。2010年には、「住みよさランキング」(東洋経済新報社調べ)で、全国787の市区の中から「住みよさ」第1位に選ばれるなど、豊かな自然環境と活気あふれる産業、香り高い文化が調和したまちです。

さて同市では、各種業務で使われる紙の消費を削減するため、かねてよりさまざまな取り組みを行ってきましたが、中でも問題となっていたのが会議で使用する大量の資料でした。また、この種の資料は会議の直前まで差し替え作業が発生するため、その準備に携わる職員の負担も課題となっていました。そこで、2012年より、会議のペーパーレス化の再検討を開始。複数の提案の中から、「Webコア Conference」の導入を決定しました。今回は、「Webコア Conference」(開発元:富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ)導入の経緯と効果、今後の展望について、同市情報推進室の加藤氏、藤森氏、原田氏にお話を伺いました。

[2013年10月29日 掲載]


↓ 導入の背景 | 導入の経緯 | 導入の効果 | 将来の展望 | お客様情報 

導入の背景

日々の会議で使用される膨大な量の資料のペーパーレス化を目指す

近年の環境意識の高まりなどもあり、同市では各種業務で使われる大量の紙を減らすことを目標に掲げていました。特に、会議で使用する膨大な量の資料は大きな問題となっており、また、この種の資料は会議の直前に内容が変更されることもあり、いったんホチキスで綴じたものをまた外して差し替えるといった作業が発生し、準備する職員の大きな負担になっていました。

加藤氏
みよし市
政策推進部 情報推進室 室長
加藤 典久 氏

そのため同市では会議のペーパーレス化を目指し、過去に、ファイリングシステムなどを導入したり、一部の部署でパソコン版の電子会議システムを導入したりと、さまざまな取り組みを実施してきました。しかし、期待ほどの成果は上がらなかったというのが実際だったといいます。加藤氏は、「最も大きな問題は、利用者にとって必ずしも使い勝手の良いシステムでは無かったことです。」とその原因を指摘し、次のように続けます。「例えばパソコン版の電子会議システムは、パソコンの持ち運びが楽ではなく、会議の準備も大変でした。また、有線のシステムでしたから、利用場所が限られるなど、活用シーンも限定されていたのです。そんなこともあり、他の部署から『うちでも使いたい』という声は上がってきませんでした。」

このように、一旦は足踏み状態だった同市のペーパーレス化への取り組みですが、2012年になってタブレットを使用する電子会議システムが登場したことから、改めて検討を行うことになりました。

導入の経緯

優れた操作性と使い勝手の良さから「Webコア Conference」を評価

充電専用キャビネット

同市では、2012年夏から新たなペーパーレス会議システムの検討を開始。3~4社のソリューションについて選定を行いました。その際、特に重視したのが操作性だったといいます。 「中でも、富士通マーケティングが提案した『Webコア Conference』は、ソフト自体の動作がとても軽く操作性に優れていました。また、iPad、Andoroid、Windowsなど端末を選ばず利用可能で、会議の参加者同士で閲覧している資料(PDF)を容易に、スピーディーに同期できるなど、実際の使い勝手がよく考えられているなと感じました。」と加藤氏は当時を振り返ります。

さらに富士通マーケティングは、2013年1月に市長、副市長まで交えた幹部職員の前で、実機を使ったデモを実施。直観的に理解できる操作のほか、資料をカラーで見ることができる点、画面に直接、手書き入力してメモを取ることもできる点などを紹介し、多くの参加者から高い評価の声をいただきました。

同市では、3月にシステム導入のための予算を承認。5月の入札を経て、「Webコア Conference」の採用が決定しました。

導入の効果

使用する紙と職員の負担を大幅に削減。今後の目標は1年間で20万枚

充電機能付収納ボックス 充電機能付収納ボックス

同市では会議用の端末として40台のiPadを導入。2013年6月に市役所全課の代表44名が参加する研修会を実施し、「Webコア Conference」の使用を開始しました。なお、iPadの管理や資料データの落とし込み作業は、情報推進室が一括して行っています。

使用開始から約3カ月が経過した2013年10月現在、総務課、契約検査室、企画政策課、土木管理課、広報課の5部署が会議に活用していますが、中でも効果的なのは、市議会の本会議だといいます。この会議では、12~13名の議員がそれぞれ質問を行いますが、これに対応するため、毎回4~50名近くの職員が対策会議を開き、多い時には100ページ以上にもなる資料を作成する必要があります。

藤森 氏
みよし市
政策推進部
情報推進室
藤森 正意 氏

「資料はページ数が多いだけでなく、何度も差し替えが発生します。以前は企画課の職員が会議室を使い、大量の資料を広げて作業を行っていましたが、冊子をばらしたり綴じたりを繰り返す作業は、とても大きな負担でした。しかし『Webコア Conference』なら、PDFですから資料の差し替えは瞬時に行えます。また、資料の配布・回収について、紙と違ってセキュリティが確実に担保される点も大きいですね。」(藤森氏)

同市の議会においても活用が進んでいます。議会で議場に出席して答弁にあたるのは基本的に部長以上の役職者ですが、答弁の補足のため、次課長は控室で待機しています。以前は、大量の資料を持ち込んでいましたが、今では基本的にiPad1台で済むようになりました。また、答弁に必要な資料も簡単に探すことが可能です。

原田 氏
みよし市
政策推進部
情報推進室
原田 賢吾 氏

「ここまでで紙の削減は、開始後約3ヶ月間で行われた16会議において、A4換算で1万枚を突破しました(2013年10月時点)。今後は1年間で20万枚の削減を目指しています。ほかにも、トナー代やコピー代、CO2が削減できるなど、さまざまなメリットが期待できそうです。」(原田氏) さらに加藤氏は、「会議の準備に伴う負担を大幅に削減することによって、職員が本来、優先すべき業務に専念できるようになりました。これは生産性という点から見て大きな効果です。」と強調します。

ペーパーレス会議システム構成イメージ

将来の展望

利用する部署の拡大とともに、さらなる活用を目指す

同市では今後、「Webコア Conference」の活用を全部署へ拡大していくことを目指しています。 「大量の資料を使用する予算編成での活用も考えていますが、こちらの会議ではA3サイズの資料を複数使うことが多いので、タブレットではなくPCを使うことも検討しています。」(藤森氏)

さらには、出先でのタブレット自体の有効活用も検討中だそうです。災害などの緊急時に、現場で撮影した画像などをインターネット経由で送ることによって、よりリアルタイムに近いかたちでの情報共有を図ることも考えているとのことです。

「当市では、多くの富士通製品を採用していることもあって、同社の製品、サービスに対する信頼性がありました。今回の導入もスムーズに進み、サポートにも満足しています。今後も富士通マーケティングには、『Webコア Conference』の活用をはじめ、いろいろと提案していただけることを期待しています。」(加藤氏)

お客様情報

お客様名
  みよし市役所
みよし市役所
所在地 愛知県みよし市三好町小坂50番地
市長 久野 知英
市制施行 2010年1月4日
人口 59,382人(2013年10月1日現在)
世帯 22,189世帯(2013年10月1日現在)

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2013年10月現在のものです。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当営業のメッセージ

株式会社富士通マーケティング
中部営業本部 東海支社
佐野 高康

みよし市様は、数年前から会議資料のペーパーレス化を検討されていました。しかし、使用する機器の操作性、運用に関して適合したものがなかなか見つからなかったこともあり、本システムの提案を行いました。ご導入いただき、操作性、運用において少しでもお役に立てたことを光栄と感じております。今後も活用シーンの新たな提案を行い、お手伝いできるよう継続して活動してまいります。

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