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富士通マーケティング

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POWER EGG2.0 導入事例

ポータル導入により、業務の効率化、稟議決裁の「見える化」「スピードアップ」を実現!

イメージ

KSK本社

株式会社KSK 様


ユビキタステクノロジーを提供する株式会社KSK様(以下、同社)。お客様の要望に応える幅広い技術力とチーム力が同社の強みです。
2011年7月、業務の効率化、稟議決裁のスピードアップを目指して、ポータル「POWER EGG 2.0」を導入しました。このポータルは社内公募で、中期経営計画名称【基軸V40】の「軸」にちなんで『AXIS(アクシス)』と命名されました。本格稼働から約1年8ヶ月、今同社のポータルは『AXIS』の由来通り、まさしく「基軸ポータル」として組織間情報交流のフラット化、稟議決裁の見える化・スピード化に効果を発揮。“Team KSK”の推進に不可欠なシステムとなっています。

[2013年6月7日 掲載]


↓   導入の背景  |  導入の経緯  |  導入効果  |  今後の展開  |  お客様情報  

導入の背景

分散している拠点間での業務効率化をはかりたい

牧野 氏
株式会社KSK
取締役
管理本部長
牧野 信之  氏

同社が他の企業と異なる点の1つ、それは「拠点が分散している」ということです。
「当社の場合、管理本部がある稲城本社の他に、日本橋・新宿・府中・川崎など拠点が分かれています。このことが業務の効率化を阻む要因になっていました。従来(導入以前)は拠点を越えた決裁の場合、PDFで稟議書を拠点に送り決裁担当者が押印、それを次の拠点に送り、最終的に本社・管理本部に戻して処理するという流れでした。この方法は、非効率でした。何か良いワークフローを導入すれば、もっとスムーズにいくのではないかという思いがありました。」(牧野取締役)

導入の経緯

業務効率化へのトップの強い思いがかたちに!

生田目 氏
株式会社KSK
管理本部
情報システム室
リーダー
生田目 善行  氏
(なまため)

同社トップの河村具美社長にも、強い思いがありました。現場業務に精通し、業務の効率化、決裁のスピード化を図ろうとする河村社長から「もっと業務を効率化できないか?」という要望が出されました。2010年秋頃のことでした。そこからポータル導入の検討を開始しました。

「社内に情報システム全般に関して検討する委員会があります。そこに情報システム室から導入候補4製品を上程し、各社にプレゼンを要請しました。日常業務の効率化を図るという観点で、運用面の使い勝手が良いものを検討してもらいました。『POWER EGG』もその対象製品の1つでした。」(生田目リーダー)

『見える化』、『気づき日報』の実装しやすさが選定ポイントに

この委員会での検討の結果、最終的に選ばれたのが、富士通マーケティング(以下、FJM)が提案した「POWER EGG」(開発元:ディサークル)でした。

「選定理由は、第1に『見える化』です。とくに稟議決裁のプロセス、フローが見えること、これが現場管理者、経営トップにも大好評でした。第2に、私どもで長年運用している『気づき日報』をシステムに実装しやすかった点です。また、私自身がユーザーとして見た場合、画面が4分割され、シンプルでわかりやすかったこともよかったです。システム管理者としては、管理に手間が掛かかない点も気に入りました。」(生田目リーダー)

『気づき日報』とは、同社の拠点に点在する社員が自分の上司やチームの仲間に、今日の“気づき”を送るものです。職場での様々な気づきが日々の問題意識の高まりにつながるという主旨で、10年来運用してきたものです。従来はフリーフォーマットでEメールを利用し送付していましたが、機能強化した『気づき日報』をポータルに実装し、提出率アップ、さらに効果を上げていくことを目指しました。

導入効果

稟議決裁の見える化とスピード化、4日かかっていた稟議決裁が1.3~1.4日に短縮

2013年3月末現在、稼働ライセンス数は約500。主に本社や各地に分散している技術センターのスタッフ、管理職、役員や経営トップなど約500人が業務処理・情報共有や稟議決裁・組織管理にポータルを活用しています。

「稟議決裁の見える化」は、現場の社員に評価されています。進行状況が「見える化」され、しかも稟議承認の証跡が追えます。内部統制の観点からも、意味があります。

トップ主導のスピードアップについては、こんなエピソードもあります。『AXIS』導入当初1カ月間くらい、「後閲」機能を使って河村社長が稟議書をどんどん決裁されたそうです。決裁担当の管理職は、当然緊張を強いられました。

「最初は慌てましたが、業務処理や決裁の効率化を目指す思いは皆同じでしたから、このペースにすぐ慣れました。ワークフローの場合、決められたルートとルールに従って処理すればいいので、迷うこともありません。当社では月間1,100~1,200件の稟議書・申請書が決裁されていますが、現在ほとんどが1.3~1.4日で決裁されています。PDFで事業所を回していた頃は、4日ぐらいかかることもありましたから、かなりのスピードアップですね。」(牧野取締役)

管理者の評価としては、「決裁が早くなった」「便利になった」「使いやすくなった」という意見が多いと生田目リーダーは語ります。

「起案しやすく審議しやすい仕組み」

同社では汎用申請フォーマットが、全部で40種以上あります。2012年10月、大きな法令改正を機に、31種を全面的に見直したといいます。従来の「起案者目線で作った書式」を「審議者がより審議しやすい書式」に変更。基本的なルールを統一し、見やすく審議しやすいものにしました。必要に応じて業務を見直し、一部規定を変えてフォーマットを変更するということもしました。

「内部統制」面でも効果を発揮

社内のJ-SOX法の運用状況をチェックし、業務監査をする「内部監査室」は、従来は稟議書(紙)を探し出してチェックしていました。それが今では、電子化され、「検索」により効率化されました。

またワークフロー化することで、起案内容によりルートが設定され、本来あるべき決裁者の所に流れる、つまり正しい決裁が行われるようになりました。このことは内部統制と同時に「決裁権限が守られる」という意味でのメリットも生んでいます。

『気づき日報』の「提出率」がアップ、業務現場の現状が“見える化”

イメージ 『気づき日報』 画面

『気づき日報』が『AXIS』に実装されたことで、提出率は格段にアップしました。Eメールでは出来なかった日報一覧も、上司が容易に作成でき、提出状況も一目でわかるようになりました。その結果、『気づき日報』提出率もアップしました。

また、今まではEメールで閉ざされていました。ところが今回は、権限を設定することによって管理者が『気づき日報』を閲覧することが可能になり、現場のナマの状況が上位職に“見える”ようになりました。

「以前は、Eメールの添付ファイルで送られてくると、こちらもファイルを開いて書き込み、返信するという煩雑さがありました。しかし『AXIS』では、コメント機能で簡単に追記でき、リターン率がアップ。上司から小まめに返ってくるようになると、日常コミュニケーションが活性化し、日報を書く動機付けになりました。拠点が違うので、チーム一体感を醸成するには、このコミュニケーションが重要ですね」(生田目リーダー)

『AXIS』に載せた『気づき日報』は「Team KSK」 推進のエンジンにもなっています。

今後の展開

Web DBなど新機能の活用を検討

今後の展開としては、2013年3月のVer2.5へのバージョンアップを機に、新機能としてWeb DBの活用を営業推進部門で検討。ライセンスを保有する管理職全員が、共通テーマのDBにアクセスし、それを有効活用できるよう準備しています。

「タブレットでシンクライアントを利用し、汎用申請が出来る環境も準備中で、利用者目線でのインフラ整備を進めています。モバイルの利用については、今後ルール化する必要があります。他社の事例等を紹介いただき、セキュリティ面も強化していきたいですね。(生田目リーダー)

企業としてのチーム力の強化、「Team KSK」の推進という点で、課題があります。1,600人を越える社員の70%はお客様先に常駐して業務を行っています。

「常駐先のネットワーク環境下で業務を行うため、自社のグループウェアは使えません。この状況を何らかの方法で解消し、『AXIS』の利用が可能になれば、更に帰属意識を高めることができ、活発な情報交流と組織活性化につながると思います。富士通マーケティングには、こういったKSKの特殊性を踏まえた上で、さらなる効率化のための提案を期待します。」(牧野取締役)

お客様情報

お客様名

株式会社KSK新規ウィンドウが開きます      KSKロゴ

本社所在地 東京都稲城市百村1625-2
資本金 14億4,846万円(2012年3月末現在)
年商 123億2,000万円(連結 2012年3月末現在)
社員数 1,633名(連結 2012年3月末現在)
拠点 10ヵ所
事業内容 システムコア事業、ITソリューション事業、ネットワークサービス事業

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2013年5月現在のものです。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当営業の声

蔦木 株式会社富士通マーケティング
流通・サービス営業本部
情報・サービス統括営業部 情報営業部
蔦木 聡(つたき さとし)

株式会社KSK様にて、今回の「POWER EGG」導入により課題が解決できたこと、また、“Team KSK”をシステム面からバックアップさせていただけたことを心より嬉しく思っております。現在、企業の“軸”となる仕組みとしてご利用をいただいていると伺うことができ大変光栄です。
今後もKSK様のご要望にお応えし、ビジネスパートナーとしてご支援させて頂きたいと考えております。

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