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「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ販売」導入事例

業務負荷を高めず
内部統制とコンプライアンスの強化を実現

広友物産株式会社 様

広友物産株式会社 様


オフィス家具や事務機器などの販売・レンタル事業を展開する広友物産株式会社様(以下、同社)。内部統制強化やグループ全体の会計システムとの連携を目的に、販売管理システムを刷新。従業員の業務負荷を上げることなく、業務を適正に分担して内部統制の強化を実現しました。同社の取り組みを紹介します。

[2019年5月13日 掲載]


【課題と効果】
1 システムによる受発注や販売データなどの一元管理が求められていた 入力データの履歴管理など管理レベルを高め、内部統制・コンプライアンスを強化
2 営業担当者が作成した見積書のデータを部門間で共有できず、二重入力などの手間が発生していた 販売管理システムで部門間をシームレスに連携、受発注や販売データの一元管理で業務効率向上
3 グループ各社の会計システムと連携できず、手作業によるデータ入力でミスも発生していた 会計システムとのスムーズな連携で、業務の精度と効率を向上

 導入の背景 | 導入の経緯 | 導入の効果 | 将来の展望お客様情報 

導入の背景

内部統制・コンプライアンスのさらなる強化が課題に

広友物産株式会社 営業企画チーム兼購買・商品開発チーム 係長 山田 修志様
広友物産株式会社
営業企画チーム兼購買・商品開発チーム
係長
山田 修志 氏

広友物産株式会社様は、親会社のコーユーレンティア株式会社とともに、オフィス家具や備品・情報機器の販売事業、レンタル事業、およびモデルルームのデザインの3分野を柱とするレンティアグループの中核企業です。子会社の広友サービス株式会社と一体となって、主に郵政グループや官公庁向けに、オフィス家具・オフィス機器の販売事業を展開しています。

同社では、レンティアグループの内部統制強化の一環として、システムによる内部統制とコンプライアンスの強化が求められていました。同社の営業企画チーム兼購買・商品開発チーム 係長の山田修志氏は、「従来、販売管理には、オフコンで独自に構築したシステムを活用していましたが、導入から10年以上が経過していることに加え、取引先企業の与信限度額や、各案件の粗利率の確認などがシステムで一元管理できませんでした」と当時の課題を説明します。「グループ内で求められる内部統制強化を図る上では、システム管理レベルをさらに高めなくてはなりませんでした」(山田氏)。また、業務効率化においても、営業担当者が表計算ソフトで見積書を作成しても、そのデータを他部門とシームレスに共有できず、データの二重入力が必要でした。営業担当者が担当企業の売り掛けに関するデータを確認したいといった場合でも、「情報システム部門に依頼してデータを取り出してもらうなど人手が介在し、業務全体の効率化が難しかったのです」(山田氏)。

さらに、コーユーレンティア株式会社が会計システムを刷新したことで、その会計システムとの連携も課題でした。「オフコンの販売管理システムとの連携には、データを手作業で入力する必要があり、入力ミスのリスクも懸念されました。グループ間でスムーズな連携が困難でした。オフコンから脱却して将来を見据えたシステムへの刷新が必要だったのです」(山田氏)。

導入の経緯

柔軟なカスタマイズによるシステムの拡張性が選定の決め手に

同社は、内部統制とコンプライアンスの強化、業務効率向上、グループ間でのシステム連携を考慮して、システム刷新を検討。富士通マーケティングの「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ 販売(以下 GLOVIA iZ 販売)」を選定しました。重視したポイントは大きく2つ。まずは、「システムの拡張性」(山田氏)です。「従来のシステムは、担当者の業務フローに合わせて構築していました。パッケージシステムに刷新するには、業務をシステムに合わせると同時にカスタマイズも必要です。そこを柔軟に対応してもらえたこと、そして、将来、法制度や商慣習が変わり、アドオンでの開発が必要になっても、カスタマイズした機能を資産として移行し、追加開発をしてもらえる拡張性も他社にない魅力でした」(山田氏)。


あわせて、コーユーレンティア株式会社では2017年11月に「GLOVIA iZ 会計」を導入。内部統制やコンプライアンスの強化、会計基準の厳格化や業務効率の向上が図られました。そこで、グループ間の会計システムとのスムーズに連携できることも決め手になりました。 また、山田氏はシステム選定後の富士通マーケティングの対応も「とても安心感がありました」と振り返ります。同社がシステムを選定したのが2017年12月。2018年4月にプロジェクトを開始し、本格稼働したのが2019年1月です。システム選定の段階から、「SEと直接話し合い、カスタマイズの要望を直接伝えられたので安心できました」(山田氏)と語ります。また「いつまでに何を構築するかのマイルストーンを明確に示してくれたので、当社もあらかじめ確認作業の準備をするなど、プロジェクトがスムーズに進むようにお互いに協力できました」(山田氏)。

導入の効果

毎月2,000件以上にもなる売上明細の二重入力を半減、業務負荷を高めず内部統制を強化

同社では、システムの本格稼働から間がない中でも、すでにいくつかの効果を感じているようです。例えば、業務の効率化では、「毎月の売上明細のデータが、広友物産では1,000~1,200件、広友サービスでは800~1,000件にもなります。以前は営業担当者が表計算ソフトで見積書を作成し、全てを『二重入力』していました。『GLOVOA iZ 販売』を導入したことで、見積書データを部門間で共有・連携でき、全ての二重入力が不要になりました」(山田氏)。これまでの現場作業が半減したことで、「見積書作成から契約までにかかる時間も大幅に短縮され、業務効率化とスピードアップが図れました」(山田氏)と効果を語ります。

業務風景

一方、内部統制やコンプライアンスの強化という視点でも、「入力データの履歴を管理でき、誰がいつアクセスし、閲覧したか書き変えたかといったことをシステムで把握・管理できるようになりました。内部統制やコンプライアンスのさらなる強化という視点でも,当初の目的を達成できています」(山田氏)。さらに、山田氏は「通常、内部統制やコンプライアンスの強化では、どうしても現場での業務負荷が増大しがちです。ところが、『GLOVIA iZ 販売』の導入で、二重入力を半減でき、しかも内部統制やコンプライアンスを強化できました」と説明します。「業務負荷を増大させずに、取り組みを実現できたのは大きな導入効果です。今後、事業が拡大し、社員が増えてくれば、さらに導入効果は大きくなっていくでしょう」(山田氏)。

広友物産株式会社様 システム概要図

将来の展望

複雑化するビジネス形態に合わせより柔軟なICT活用を

同社では、今後事業がさらに多様化するのに合わせて、システムも機能を追加して営業形態に合ったものに進化させたいと考えています。「例えばレンタル事業において、これまではレンタル事業を行っている親会社から仕入れてレンタルする再レンタルでしたが、自社で独自にレンタル事業を展開することになりました。そうなると、仕入れた商品は自社の資産になって、減価償却も考えなくてはなりません。そこをシステムでどう管理していくか検討する必要があります」(山田氏)。

また、1つの案件の中で販売する事務機器とレンタル機器が混ざっているケースもあるほか、レンタル期間が終了したオフィス家具や、買い取った不要品の扱い、商品に付加価値を付けた場合の料金体系などを、1つのシステム上で管理できるのが理想です。「お客様のニーズが多様化し、さらに細分化していく中、他社との差別化には、ニーズの変化に柔軟かつ迅速に対応することが重要です。ますます受発注の仕組みもさらに複雑化するでしょう。ビジネスの進化に対応できるシステムを、富士通マーケティングには提供してもらいたいのです。期待しています」(山田氏)。ビジネスの多様化を支える基盤として、同社のICT活用はさらに広がっていくようです。

お客様情報

お客様名
所在地 東京都港区赤坂1-4-17 広友ビル
代表者 代表取締役社長 梅木 健行
設立 1957年
資本金 5,000万円
従業員数 11名(2018年12月期)
事業内容 オフィス用品の企画・開発・販売(オフィス家具・木製家具)、店舗向け情報処理関連機器、事務センター・コールセンター向け什器備品の企画・販売、宿泊施設向け什器備品の企画・販売、スポーツ施設向け器具・備品等の企画・販売、オフィス家具備品、家電・OA機器のレンタル事業

お客様名
所在地 東京都港区赤坂1-4-17 広友ビル
代表者 代表取締役社長 梅木 健行
設立 1974年
資本金 3,000万円
従業員数 11名(2018年12月期)
事業内容 オフィス用品の企画・開発・販売(オフィス家具・木製家具)、各種施設向け什器備品の企画・販売、オフィス家具・備品、家電・OA機器のレンタル事業

(注)記載されているお役職などの情報につきましては、2019年4月末現在のものです。
(注)製品の仕様、サービスの内容などは予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。
(注)記載されている製品・サービス名、会社名及びロゴは、各社の商標または登録商標です。

担当営業の声

柴田SA 株式会社富士通マーケティング
流通営業本部
情報・サービス統括営業部
情報サービス営業部
柴田 公一

このたびは広友物産株式会社様に「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ販売」をご導入いただき嬉しく思います。ご検討当初より「業務改善」という明確な目標を掲げられ、プロジェクト開始後は、当社を含め1つのチームとして強い団結力の中で推進することできました。今後もお客様の新しいチャレンジをご支援させていただきます。

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