「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart ビルメンテナンス」導入事例

データ転記による重複業務を解消、資料作成を効率化して業務時間を削減

[2018年3月15日 掲載]

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導入の背景

資料を作成するたびにデータを転記重複作業をなくしたい

毎日20万人が利用する東京の空の玄関口、東京国際空港（以下、羽田空港）。のべ床面積80万平方メートルと広大な施設を管理する同社では、一般的なビルメンテナンス業務である設備管理と清掃業務に加え、観葉植物やプランターの植栽管理、ターミナルサービス、グランドハンドリングなどを提供しています。同社の第2業務部 大手町事業所 所長代理の北原 大輔氏は、「業務内容が多岐に渡るのが、一般的なビルメンテナンス業務との大きな違いです」と説明します。

日本空港テクノ(株)
第2業務部
大手町事業所
所長代理
きたはら だいすけ
北原 大輔 氏

同社では、さまざまな業務を管轄する各部署が、売上や経費、請求・支払いのデータを表計算ソフトや部署ごとに異なるシステムで管理していました。北原氏は、「ぞれぞれの部署が独自フォーマットでデータを作成していたこともあり、一元管理ができていませんでした。全社の売上や請求・支払いの状況を確認するには、各部署のデータを突き合わせる必要があり、業務効率に課題を感じていました」と振り返ります。部署によってはデータを伝票などの書類で管理していたこともあり、「伝票から表計算ソフトに転記し、さらに経理部門が経営層向けの資料を作成するためにもう一度転記するなど、同じデータを何度も入力する重複作業も発生していました」（北原氏）。また、同社の環境管理部 ハウスクリーニング・プロジェクトチーム 主幹代理の小関 完氏は、「表計算ソフトに慣れた担当者がマクロ機能などで独自フォーマットにしてしまうことで、他の担当者が使いにくくなるなど業務の属人化も課題でした」と当時を振り返ります。

導入の経緯

パッケージシステムの柔軟性に加え的確なアドバイスと提案が決め手

同社では、各種データの一元管理と業務効率を目的にシステム化を検討しました。その際、「各部署の業務フローもシステム導入を機に見直し、属人化の解消と合わせて、業務をよりクリアにしたいと考えました」（北原氏）。同社が選定したのは、富士通マーケティングの「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart（グロービア スマート） ビルメンテナンス」でした。選定の理由について、北原氏は「トライアルで操作画面を確認した際、業務でよく利用する機能がトップ画面の中の目立つポジションに配置されていました。ビルメンテナンスをよく理解した上で作り込まれたパッケージだと感じました」と評価します。「数クリックで目的の機能に到達でき、何をしたいのかを意識すれば、直感的に使えます」と使いやすさも大きな決め手となったようです。

日本空港テクノ(株)
総務部
総務課
主任
もり 
森 あさみ 氏

また、同社の総務部 総務課 主任の森 あさみ氏は「標準機能で、空港という特殊な施設の管理に十分に対応できるシステムの柔軟性も選定の理由です」と説明します。 こうしたシステムの優位性に加えて、富士通グループの高いサポート力や柔軟な提案も評価しています。同社では今回のシステム導入に当たり、社内プロジェクトチームを発足し、現場の意見を吸い上げながらシステム要件を決めていきました。北原氏は、「当社のメンバーと富士通マーケティングのSEが意思疎通を図りながら進められたことがプロジェクト成功のポイントでした。当社からの課題に対し、重要で優先度が高い、重要だが優先度は低いなど、的確にアドバイスをしてもらえました」と振り返ります。「課題をきちんと潰していけたからこそ、タイトなスケジュールでも全員が納得するかたちで進められました」と評価しています。

導入の効果

月次の資料作成時間が3分の1に経営層への報告書作成時間も短縮

日本空港テクノ(株)
環境管理部
ハウスクリーニング・プロジェクトチーム
主幹代理
おぜき かん
小関 完氏 氏

同社では、システム導入後の効果として、業務効率向上を挙げています。「データを一度入力すれば、報告書や資料作成のたびに再入力する必要がなくなり、作業の重複が解消されました」（北原氏）。小関氏は、転記による入力ミスの可能性も減少するなど、「データそのものの信頼性も上がりました」と指摘します。 同社ではシステム導入後の2016年4月から6月にかけて、システムの効果検証を実施しました。北原氏はその結果について、「残業も含めた全業務時間を前年同期と比べたところ、3カ月で526時間を削減できていました。金額に換算すると147万円削減。この数字をベースに年間の数字を出すと、1年で約2,100時間、約600万円の削減となり、会社目標を大きく上回る結果でした」と説明します。

特に効果が大きかったのが、業務管理課と財務経理課でした。いずれも、現場の各部署が作成したデータをまとめて請求書や報告書を作成する部署です。数字に間違いがないかチェックする手間が削減されたことで、「業務管理課では3カ月で113時間、財務経理課では54時間が削減されました。前年同期比で3分の1削減となります」（北原氏）。

また、データを一元管理できるようになった効果も感じています。財務経理課では、各部署からのデータを統合して経営層向けの月次報告書を作成しますが、以前は、部署ごとにフォーマットが異なっていたため、データを転記してまとめる作業が必要でした。現在では、一元管理されたデータを抽出して報告書を作成できるようになり、また、経営側からの要望に応じて加工も可能です。「今までは報告書の作成に10日ほど必要でしたが、それが約2日間短縮されました」（小関氏）。

将来の展望

システムの連携を拡大してICTを活用した業務効率化を促進

同社では今後、他システムとの連携を視野に入れた展開を考えています。北原氏は、建設業経理の仕組みを搭載した工事系パッケージとの連携に期待を寄せるほか、同社が販売している資機材の在庫管理や販売管理などへの活用も検討しています。「資機材の在庫データを連携させて、効率的に生産、受発注する仕組みを構築したいと考えています」（北原氏）。

さらに北原氏は、親会社や協力会社とのシステム連携も見据えています。「親会社と連携すれば、請求書発行の手間や振込手数料を削減することができます。また協力会社との間でEDI（電子商取引）を利用した連携ができると、例えば協力会社が見積もり金額をシステムに登録すれば、当社で見積もりを入力する手間が省けるなど、さらに業務効率を高めることができます」（北原氏）。さらなる効率化、省力化に向けて、ICTの果たす役割はますます大きくなっていくようです。

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