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GLOVIA smart ビルメンテナンス 導入事例

阪急・阪神グループの経営統合に伴い、システムと業務を一元化

清掃・警備・設備関連グループ会社を含めた、ビル別・オーナー別の収支の 見える化を実現

梅田阪急ビル
代表的な管理物件 梅田阪急ビル

阪急阪神ビルマネジメント株式会社 様


合併・経営統合において、出身母体から持ち寄った多様なシステムの統合は大きな課題といわれています。阪急阪神ビルマネジメント株式会社様は、販売管理システムの一元化を機に業務の標準化、そしてビル別・部門別に収支を把握できる環境を構築。激しさを増すビルメンテナンス業界における競争力を強化。また、合併後に求められる組織内の結束強化と融合を図り、システム統合による業務フローの統一を実現しました。

[2013年9月10日 掲載]

【導入事例概要】
業種 不動産事業(ビル管理業)
ソリューション 販売管理システム
製品 FUJITSU 統合業務ソリューション GLOVIA smart ビルメンテナンス
【課題と効果】
1 経営統合によるシステムの一元化と業務の最適化を実現したい 阪急・阪神グループの経営統合により、複数存在していた業務システムを統合。システムごとに属人化していた業務を標準化し、作業効率を大幅改善
2 清掃・警備・設備関連会社を含めたグループ全体での収支をグループ連結で管理したい パッケージ版販売管理システムを専業会社3社にも導入し、ビル別・オーナー別の連結粗利を見える化。スピーディーな収支分析・経営判断を実現
3 監査上求められる内部統制への対応を万全にしたい 約700名のユーザーに対して、適切なアクセス権限と操作権限の設定が可能なったことにより、システムによる業務領域が拡大し、また内部統制のレベルも飛躍的に向上

↓ 事業概要と導入の背景 | システム選定時の検討課題 | 新システム本稼働に際して | システム導入効果と今後の展開 | お客様情報 

事業概要と導入の背景

関西エリアを代表するオフィス、商業用施設をはじめ約1,000物件を管理

阪急阪神ビルマネジメント株式会社様の設立は2007年10月。2006年に阪急電鉄グループと阪神電鉄グループが経営統合した後、不動産管理業の競争力強化と統合効果の発現を目的として、両グループの不動産を管理する旧阪急ファシリティーズと旧阪神エンジニアリングが合併設立されました。同社は、清掃事業の阪急阪神クリーンサービス株式会社、警備事業の阪急阪神ハイセキュリティサービス株式会社、設備管理事業の阪急阪神テクノサービス株式会社の3社と連携。大阪梅田と阪急・阪神沿線を中心に、オフィスビル、商業用施設、ホテル、エンターテインメント施設等、約1,000物件の管理サービスを総合的に提供しています。代表的な管理物件としては、赤い観覧車が観光名所にもなっている『HEP FIVE』、阪急百貨店とオフィスタワーが一体となった『梅田阪急ビル』、ザ・リッツ・カールトン大阪が入る『ハービス大阪』など大阪・梅田エリアの顔ともいえるビルのほか、西日本最大級のショッピングセンター『阪急西宮ガーデンズ』、最近話題を集める『グランフロント大阪』などがあります。同社の強みは、清掃・警備・設備管理等、総合ビルメンテナンス業務のほか、大規模改修から小修繕などのコンストラクション業務、テナントリーシング・運営管理業務、ショッピングセンターの販売促進活動に至る、PM・BM一体となったビル管理のトータルサービスを提供しているところにあります。

合併に伴うシステム統合を実現

2007年の合併後間もなく、同社では異なるシステムの継続使用による課題に突き当たりました。「システムごとに操作に習熟した担当者が必要なため、人員の配置が固定化し業務交流や多忙時の相互支援ができない」「システムによって収支管理単位が異なるため、収支の把握・比較が難しい」「予算管理や中期計画のデータを手作業で集計しなければならない」といった課題が顕在化してきました。

杉本 伸一 氏
阪急阪神ビルマネジメント株式会社
BM事業本部
BM事業推進部長
杉本 伸一 氏

同社BM事業本部 BM事業推進部長の杉本伸一氏は当時を振り返り、こう述べます。「ビルメンテナンス業界の競争が激化する状況下で、最適の人員配置で業務コストを抑え、適切な経営判断のためのデータを迅速・正確に引き出す仕組みが必要でした。旧システムもそれぞれ優れていたのですが、改修を重ねて複雑化しており、新規に独自開発するには相当の費用と時間を要するだろうと思われました。また、内部統制への対応や業務の標準化を進めるためにも、新規にパッケージ版の販売管理システムを選定・導入するべきとの判断に至ったのです。」

システム選定時の検討課題

複雑化した既存システム業務から要件をまとめあげるSEの力量が求められた

土井 敦 氏
阪急阪神ビルマネジメント株式会社
BM事業本部
BM事業推進部
次長
土井 敦 氏

同社は2009年にシステム選定作業を開始。第1に重視したポイントは、合併により複雑化していた業務を標準化する必要性から、各機能が業界標準の業務処理、フローにしっかりと対応していることでした。そして第2として、親会社の業務あるいは専業3社の業務とのシステム連携を、短期間に構築することのできるSEの力量にポイントが置かれました。急がれた理由の一つは既存システムの保守契約期限が迫っていたことでした。同社BM事業本部 BM事業推進部次長の土井 敦氏は、SEへの期待についてこう振り返ります。「私どもとしても新システムに対して構想は描いていました。例えばビル管理の3本柱、清掃・警備・設備業務の発注データを専業の3社と当社間で連携させ入力作業を効率化する。すなわち、当社の発注から業務の実施、専業会社の売上、当社の仕入計上、請求という処理が、合理的にスムーズに流れていく仕組みを構築する、ということです。そこで、SEさんに求めたのは、限られた時間の中で我々の構想を実現するとともに、統合会社の複雑な要件を折り込んだシステムを実現していただくことでした。」

業界特有の業務フローに合った標準機能を搭載

原口 友輔 氏
阪急阪神ビルマネジメント株式会社
BM事業本部
BM事業推進部
原口 友輔 氏

選定候補に挙がったパッケージシステムは3製品。土井氏は、最終的に富士通の「GLOVIA smartビルメンテナンス」を採用した理由について、「機能面で業界特有の業務特性をしっかり押さえている点で評価が高かったのです」と述べています。そしてSEについては、「専門的知識やノウハウが豊富だったことが評価に繋がりました。例えば、合併後のシステム一元化において、合併前の出身母体で『定期契約』、『固定契約』など不統一だった用語を、定義し直す必要があるといったアドバイスをしていただきました」と語っています。 また同社BM事業本部 BM事業推進部の原口友輔氏はこう語る。「3製品の比較検討時、『GLOVIA smart ビルメンテナンスは操作や処理のフローが分かりやすい』と感じました。入力画面のメニュー区分が、契約から発注へ、作業を検収して売上計上へと、実際の業務の流れに沿った構造になっていました。」

新システム本稼働に際して

SEによる手厚い支援により4カ月の並行運用期間を乗り切る

同社は2012年4月の本稼働スタートを目指し、4カ月前から旧システムと並行し「GLOVIA smart ビルメンテナンス」の運用を開始。当時を振り返り、土井氏はこう述べます。「並行運用においてはどうしても新システムの運用が1歩、2歩と遅れ、そのギャップを縮めるために苦労しました。並行運用前に行った旧システムからのデータ移行時においても、合併前の契約データは2社合わせて約1万件を超えましたから、改めて新システムで必要となる収支管理項目に定義し直す作業なども想像以上に大変でした。しかし富士通マーケティングのSEさんが、必要に応じて弊社に駐在し、タイムリーに課題点を指摘し、解決策を提示していただいたことにより、大変な移行作業・並行運用を乗り越え、予定通り本格稼働に至りました。」

システム導入効果と今後の展開

連結ベースの粗利をスピーディーに把握可能にし経営判断を早期化

「GLOVIA smart ビルメンテナンス」の本格稼働から約1年が経過し、数多くの導入効果が確認されています。目に見える効果は月次決算の早期化だといいます。従来、四半期あるいは月次決算の締め日近くでは、専業3社から回ってくる紙ベースの帳票が集中し、本社入力担当者は連日、夜遅くまで入力に追われていましたが、こうした状況は解消されました。入力は各現場の担当者が行うようになり、月間千数百枚発行していた紙帳票が電子化されるなど業務フローが大幅に改善したためです。システム担当者の月次決算時の残業もおよそ3分の1に減少しました。「最大のメリットは、収支管理においてグループ内での管理単位が統一され、データの一元化で収支分析レベルが飛躍的に向上したことです。いつでも簡単に連結ベースの粗利を把握できるので、クライアントとの交渉時、またサービスの仕様変更があったときなどにも正確な数字で社内意思決定できるようになりました。」(杉本氏)

システムの情報に限らず、社内の用語や帳票を統一することにより、社員の意識が統一

土井氏は、予想外の導入効果もいくつかあったと語ります。「新システムでは契約データが蓄積されていくので、運用を続けながらしっかりとした契約台帳ができ上がっていくのです。各現場から最新の契約データを確認できるようになり、必要に応じてプリントアウトも可能になりました。従来、専業3社は当社からの指示書で作業をしていましたが、現場において常に最新の契約データを確認しながら作業が進められるようになり、作業の精度は向上しています。また業務内容を示す用語や帳票類などがすべて統一されたことで、出身母体によって異なっていた担当者の使う用語が統一され、意識もまとまってきたように思います。」

「GLOVIA smart ビルメンテナンス」による新たな販売管理システム環境の構築は、阪急阪神ホールディングスグループ企業を対象に、経営理念において重視される先見性と創造性に沿った積極的な取り組みを表彰する「グループアワード」で、見事上位受賞。新システムが業務フローの効率化のみならず、合併統合後に求められる組織内の結束・融合、さらには情報の一元化にしっかり活用されていることを示しました。業務の標準化、連結ベースで収支の見える化を実現した同社は、今後さらにデータの精度を上げながら、いっそうの組織力強化を目指していきます。

集合写真

(中央)阪急阪神ビルマネジメント株式会社 杉本 伸一 氏
(中央左)阪急阪神ビルマネジメント株式会社 土井 敦 氏
(中央右)阪急阪神ビルマネジメント株式会社 原口 友輔 氏
(右端)株式会社富士通マーケティング 山縣 大介
(左端)株式会社富士通マーケティング 兵藤 賢治

お客様情報

お客様名 阪急阪神ビルマネジメント株式会社新規ウィンドウが開きます
所在地 〒530-0001
大阪市北区梅田1丁目12番39号 新阪急ビル
代表者 代表取締役会長 岩瀬 吉廣 氏
代表取締役社長 石束 勇 氏
設立 2007年10月
資本金 5,000万円
従業員数 約1,000名
事業内容 ビルマネジメントに関する業務全般

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2013年8月現在のものです。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当SEのメッセージ

山縣 大介 株式会社富士通マーケティング
ソリューション事業本部
GLOVIA smart きらら事業部
ソリューションビジネス部
山縣 大介

今回のプロジェクトでは、BM事業推進部の方々の強力なリーダーシップとご担当者の皆様全員が、「必ず良いシステムを作り上げ、稼働させる」という熱意と責任をもって取り組んでいただいたことが成功に繋がったと感じております。私自身、今回のプロジェクトに参画させていただき、お役に立てたことを大変嬉しく思っております。
また、お客様からシステム導入の目的を達成できたとご評価いただけたことは、SE冥利に尽きます。これからも阪急阪神ビルマネジメント様のご発展に少しでも貢献できますよう、より良い提案とサポートを継続して参ります。
今後ともよろしくお願いいたします。

担当営業のメッセージ

兵藤 賢治 株式会社富士通マーケティング
関西営業本部
流通・サービス統括営業部
運輸・小売・サービス営業部
兵藤 賢治

「基幹システムを今まで取引が無いベンダーに任せる」というご英断をしていただき、新しいシステムを大変な苦労をされながらも、無事に稼働をしていただきましたお客様には大変感謝しております。
システム稼働後1年以上が経過し、このような効果を実感していただいていることに大変嬉しく思います。
何よりお客様がシステムの利便性を享受されるのはこれからだと思いますので、お客様と一緒により良いシステムにしていけるよう心掛け、長年のパートナーとなれるように提案を続けていきたいと思います。

ご紹介した製品

FUJITSU 統合業務ソリューション GLOVIA smart ビルメンテナンス

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