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富士通マーケティング

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POWER EGG クラウド導入事例

業務管理の効率化と制度向上を促す最適情報ポータルとして活用

書籍

株式会社幻冬舎メディアコンサルティング 様


株式会社幻冬舎メディアコンサルティング様(以下、同社)は、総合出版社・幻冬舎グループにあって、コンサルティングに基づく企業ブランディング出版サービス事業を行っています。2005年設立された同社は、書籍と書店を企業のPRやIR、または販売促進やブランディングに活用できるのではないかという発想のもとに誕生しました。設立から9年。この3月で、総刊行点数が約500タイトル(顧客数約450社)となりました。

同社の事業活動の基本は営業と編集。顧客を開拓して契約を結ぶ営業活動と、顧客コンサルティングを通じた出版物の編集業務が主になります。そこで各担当者が日々の業務報告を確実に行い、同時にその業務に伴って発生する経費の精算を正確・迅速に処理するために最適なソリューションが求められていました。検討の結果、富士通マーケティングが提案したPOWER EGG(開発元 ディサークル株式会社)に決定。2012年10月に導入・本稼働しました。今回のシステム導入の推進役である経営企画部 部長の横手氏、係長の井田氏にお話を伺いました。

[2014年7月11日 掲載]


↓ 導入の背景 | 導入の経緯 | 導入システム | 導入の効果 | 今後の展望 | お客様情報

導入の背景

「日報作成」と「経費精算」を同時に処理したい

横手氏
株式会社幻冬舎
経営企画局
事業統括部 部長
横手 進 氏

以前は月末・月初の経費精算に、大変な時間がかかっていました。担当者はひと月分まとめて交通費を手書きで起票・処理し、管理者は溜まった伝票が高さ約15cmにもなったといいます。
「もともと営業日報も紙で処理していましたので、決裁案件書類はバインダーにまとめられ、最終的に社長の所へ集まる時にはスーパーの買い物かごに満載となっていました。それを社長が1件1件、目を通されていました」(横手氏)

「こうしたバラバラなしくみや手書きで処理していたものを、ひとつのシステムで処理したい」というのが、同社における新システム検討のきっかけでした。
「設立当初から約8年間、他のグループウェアのスケジューラーを使用していました。ですからスケジュール管理ができるシステムであることが前提でした。その上で、営業も編集も日々の作業進捗状況の報告である『日報』を従来紙ベースで起票していたものを電子化し、伝票で処理していた交通費などの経費清算を同時に処理できるしくみにしたいという切実な要望がありました」と横手氏は語ります。
たとえば営業の上長が、部下の交通費申請を承認する際、その日その営業がどういう行動をしたか分からないと承認できないということもあり、まず日報で行動を入れ、それに紐づけて交通費を入れていくということが求められていたのです。

導入の経緯

決め手はワークフロー

同社は、日報作成と経費精算を同時に処理するという要件を提示して、数社に提案を依頼しました。その際富士通マーケティングはPOWER EGGを提案しました。同社で検討の結果、既存のグループウェアとPOWER EGGの2つが最終選考に残り、最終的にPOWER EGGの採用が決まりました。
「従来のグループウェアでは、日報作成や経費精算などをワークフローで処理することは難しく、ワークフローが充実しているPOWER EGGに決めました」(井田氏)

導入時について、井田氏は次のように語ります。「導入時の教育は、自分たちで行いました。朝礼の際、各担当に対して、業務フローに沿って作成したマニュアルを使って指導しました」

「POWER EGGが稼働してから約1年半、だいぶシステムに馴れてきました。例えば新しく入って来た人でも、社員間の情報共有ができていますので、その日のうちから普通に使えるようになります。このように、ずいぶん社内で浸透していると思います」と横手氏は述べます。

導入システム

導入時期 2012年10月 POWER EGGクラウド 導入
稼働ライセンス数 65ライセンス。
利用者は営業担当・編集担当など全社員。
関連会社株式会社幻冬舎総合財産コンサルティング(2012年設立)でも稼働中。
稼働機能 グループウェア、ワークフロー、Webデータベース

導入の効果

ペーパーレス化

  • 日報と経費精算を1枚の申請で実現
  • ワークフローの活用によりペーパーレス化を実現

管理業務の平準化と精度の向上

  • 月末・月初集中から日々経費精算による業務平準化
  • 月次決算の精度向上・早期化

クラウドによる利便性の向上

  • 社外・自宅からでも決裁が可能
  • 本社・支社間の壁がなく、利用・決裁が可能

「最終的に日報などの報告は社長まで上がります。社長は、『幻冬舎メディアコンサルティング』と別会社の『幻冬舎総合財産コンサルティング』と兼務ですので、多量の決裁になります。以前はこれが全部紙でしたから大変でした。こうした決裁に関わる社長の時間も今は大幅に短縮されています」(横手氏)

「営業担当者にとって、日報を入力するということ自体面倒に感じられるかもしれません。しかし、紙で起票することを考えると、随分と楽になっていると思います。経費精算についても、以前は月初めに前月分の伝票をまとめて起票し、半日くらいかけ集中処理していたのが、日報と共にそのつど精算申請するようになり処理が滞ることがなくなりました。業務が平準化された点も評価されています」(井田氏)

ペーパーレス化により、紙に付きまとう「紛失」という心配もなくなり、管理面での精度も向上しました。

日報作成・日々チェックで指示が的確化

日報がタイムリーに回ってくることにより、上長も的確な指示を出せるようになりました。
「当社は現在、どんどん人が増えています。人が増えると報告も増えます。紙のままだったら大変なことでした。今の伸びでいくとすぐ1日200件くらいになります。それらをチェックして上長は“次の攻め方”“次の適切な指示”を出します。コメント機能などが使えることでかなり楽になっています」(横手氏)

営業だけではなく、編集も同様です。日報により、案件ごとの進捗状況が個別に上がって来ますので、「何かこれは問題がありそうだ」というようなリスクを事前に検知し共有することができます。問題が起きてから気づくのではなく、問題が起きる前にリスクを予測できるので「次のステップは誰と誰が担当するように」といった適切な指示を事前に出すことができます。

幹部社員から見ると、配下の全員がコメント機能の対象となります。実際は、直属の上司でない限り1案件ごとに詳細まで把握しているわけではないので、下からの報告が上がって来ないと現場が見えなくなります。その点、今は「情報の一元化」「個々の動きの見える化」「自分のコメント入力」で、「見える化」が進んでいます。

POWER EGG クラウドの活用

イメージ

「現在、50名程の社員が利用しています。日報は1人1件、数件の 業務報告と合計するとかなりの報告が上がってきます。私が見る分だけでも1 日150件~200件はあります。それをPCまたはモバイルで決裁します。人により日報を上げる時間帯もまちまちですので、私の場合は帰宅して自宅のPCで決裁することもあります。」(横手氏)

携帯や自宅PCなど社外からでも利用者・決裁者が使えることが前提だったので、クラウドであることが導入時の条件でした。以前は、紙ベースで回ってきた日報が誰かの机の上で溜まっていると、上へ回らないことがありました。伝票も同じです。その点クラウドを利用すれば、決裁者の外出で決裁処理を滞らせることがなくなりました。

「当社は名古屋と大阪に支社があります。そうした支社の日報は今まで支社単位で見ており、本社で見る機会はなかったのですが、クラウドにより、今では本社・支社間の壁がなくなりました。タイムラグもなく、本社・支社の壁を乗り越えて情報共有できる環境になっています」(井田氏)

今後の展望

新しいチャレンジに貢献できる提案を期待

横手氏は「現状で不都合は特にないですね。しかし、来年・再来年と状況は変わってきますので、同じ使い方ではなく、違う使い方や新たな活用法を模索していかなければいけないでしょう」と述べます。
例えば運用面を見ると、今の1日140件~150件の申請が、人が増えて倍の300件になれば、現状のやり方でも不十分です。展開規模に合った、適切な方法が必要になります。
さらに同社は、新しい事業へのチャレンジを常に考えています。同社のチャレンジに貢献できる新たな提案を富士通マーケティングは期待されています。

お客様情報

お客様名 株式会社幻冬舎メディアコンサルティング様ロゴ
株式会社幻冬舎メディアコンサルティング新規ウィンドウが開きます
所在地 〒151-0051 東京都渋谷区千駄ケ谷4丁目9番7号
設立 2005年6月27日
代表者 代表取締役社長 久保田貴幸
資本金 42,250千円
社員数 60名(2014年6月末現在)
拠点 本社、大阪支社、名古屋支社
事業内容 出版を通じた企業のブランディング支援 コンサルティング業務

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2014年7月現在のものです。
(注)製品の仕様、サービス等の内容は予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

担当営業の声

株式会社富士通マーケティング
流通・サービス営業本部 情報・サービス統括営業部 情報営業部

浅井 武

POWER EGGの導入により、今まで手書きで実施していた業務を電子化し、営業の方の負担を少しでも減らせたことが、同じ営業として嬉しく思います。POWER EGGには自由にデータベースを作成できる機能があり、幻冬舎メディアコンサルティング様は、この機能を有効活用して頂いています。ポータル、ワークフローの導入においては、エンドユーザ様にいかに浸透させていくかが鍵になります。今回、横手様・井田様の熱心なご推進により、エンドユーザ様にもPOWER EGGが定着している点が、本プロジェクト成功の要因であると思っております。本当にありがとうござました。

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