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グループ7社の事務作業効率化と業務の生産性向上を目指し、 ワークフロー導入とともに、会計システムを刷新

「GLOVIA smart 会計」「ExchangeUSE」導入

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株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様 導入事例


1872年創業の株式会社麻生を中心とする、麻生グループの一翼を担う株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様。同社は、1984年に設立以来、九州地区を中心に総合人材ビジネスを展開されています。

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様はグループ7社における管理部門業務を同社に集約。さらに事務作業の効率化、組織全体の業務の生産性向上を狙い、「GLOVIA smart 会計」「ExchangeUSE」を導入されました。間接業務の効率化とそこにかかる経費の削減、月次決算の早期化、コア業務への集中による生産性の向上、会計情報の精度アップと有効活用など、さまざまなメリットを生み出しています。

九州一円から東京、大阪、広島、山口など全国12拠点をネットワークにして、人材派遣業、有料職業紹介事業、社員教育等の教育事業など、総合人材サービス事業を展開されている株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様。登録スタッフは約7万名、就労スタッフは約5千名、取引企業は3千社に及びます。多様化する人材ニーズにフレキシブルに対応できるよう、医療、製造、販売サービス、経理、福利厚生、シニア、学生、技術者、障害者支援など分野ごとに専門性を追求したグループ7社の総合力を発揮し、雇用の創造に努められています。しかし煩雑な間接業務、旧会計システムにおける非効率が、業務の生産性向上の妨げとなり、新たなシステム導入による現状の改善が急務となっていました。

[2010年8月31日 掲載]


↓  導入の背景 | システム導入のポイント | システム導入のプロセス | 導入効果と今後の展開 | 
お客様情報 

導入の背景

求められたのは業務全体の効率化と迅速化

吉良氏
吉良 克己 
(株)アソウ・ヒューマニーセンター
経営管理部
部長

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様は、1984年7月に設立以来、さまざまな登録スタッフからの要望、顧客企業からの要望に対応していくことで、専門性を追求したグループ会社7社に分社化していきました。しかし、各社に管理部門を置くことは、経営的にも厳しく、そこでこれらの間接部門業務を集約し、事務の効率化を図ると同時に、営業を含めた組織全体の業務の生産性を上げたい、という狙いがありました。

「それまでの会計システムは会計業務の集約化は図れたものの、いわば会計だけのシステムでした。業務全体の効率化を図るためには、営業担当者が経費の精算から、最終的には財務諸表の作成まで、手間をかけずにワンアクションでできるような仕組みを作りたかった。」(吉良氏)

もう一つは、当時使っていた会計システムでは、グループ全体の管理帳票を横串で作成するのに、かなりの手間を要しており、また内部的な資料についても、グループ7社の帳票類が別々にしか出せませんでした。制度対応や月次管理帳票の再加工による月次決算の遅れ、既存の販売管理システムとのデータ連携不足など、さまざまな問題がスピード経営と業務効率化の実現を圧迫していました。これらの課題を解決するために、新システムには効率化と迅速化に加え、正確さと柔軟性が求められていました。そこで導入されたのが「GLOVIA smart 会計」と「ExchangeUSE」でした。

システム導入のポイント

ワークフローとGLOVIA関数で、課題解決と経営強化を図る

浦川氏
浦川 博典 
(株)アソウ・ヒューマニーセンター
経営管理部
課長

新システムの導入に際しては、4社からプレゼンテーションがありました。しかし「営業の業務の流れ、基幹システムからの情報の流れ、それをどう会計データに反映させるかをトータル的にアドバイスしてくれたのは、唯一富士通マーケティングだけでした」と、吉良氏は振り返ります。入れるのは会計システムですが、やりたいのは会社全体の生産性を上げるということです。

「現場の旅費交通費をどう精算するか、といった細部にまで親身になって相談にのっていただけたというのも、我々がGLOVIAを選択する上で大きな決めてとなりました。」(吉良氏)

システム導入にあたり、同社がまず掲げたポイントは、小口現金の全面撤廃とペーパーレス化です。

「基本的には申請から承認、現金精算等と会計を全て連動させ、一気通貫でできる仕組みを作りたかったのです。」(浦川氏)

この要望に応えたのが、人事・総務の事務処理を効率化するワークフローシステム「ExchangeUSE」でした。

グループ7社の現場で営業マンが直接パソコンの画面上から入力したデータが、所属長を経由して、グループ全体の会計業務を請け負う株式会社アソウ・アカウンティングサービスに流れます。株式会社アソウ・アカウンティングサービスでは、最終決済をして会計データを確定させ、個人口座に精算金を振り込むといった運用です。こうすることで、経理部においては、仕訳伝票起票・入力・チェックといった繁雑な作業が無くなり、パソコン画面上で確認・承認するだけで、仕訳データ・振り込みデータを作成することが可能となりました。結果として小口現金は撤廃され、小口現金管理にかかる作業もなくなり事務処理も大幅に効率化されました。

「各出先、支店、営業所では、営業マン、もしくは営業のアシスタントが小口現金を管理していたわけですが、本業に専念できるようになりました。事務処理に費やされる時間が減り、全社的な生産性アップという意味で非常に大きな効果をもたらしました。」(吉良氏)

もう一つは帳票関係です。

「グループ7社横串の資料を作ろうとすると、それまでのシステムでは各社から全データを吸い上げ、Excel等に転記しなければならなかった。これら月次で出している帳票類を全てGLOVIA関数で作ることにより、新たに帳票類を一から作らなくていいような仕組みになるのは魅力でした。」(浦川氏)

その他、拠点が増えてきたことで、各拠点のリーダーが自部門の数字の中身を、どこからでも把握できるWeb照会機能や、多角的なデータ分析を可能にするファイナンシャル・データウェアハウス(FDWH)など、同社のねらいを具現化しうるGLOVIA smart 会計 機能群が新システムの導入を加速させました。

システム導入のプロセス

新システム活用に対する意識付け、理解促進が効果を左右する

2006年の4月に導入を決定した後、導入後にシステムの修正が発生しないよう、使い勝手を重視した設計を検討しました。設定にも十分時間をかけ、一つひとつ細かな部分まで精査を重ね、同年12月にカットオーバー。その後大きなトラブルもなく順調に稼働しています。

導入当時、中心的な役割を果たしたのは当時の経営管理部財務経理チームで、9人が対応にあたっていました。そして、その中心となったのが浦川氏でした。何よりも大変だったのは、ハード面よりも、現金の精算方法が変わる、やり方が変わる、というソフト面での感情的な部分。会社全体や上司・役員へのプレゼン、各営業へのオリエンテーションなどを繰り返し、社内のコンセンサスをとることに一番パワーを使ったとのことです。

「結局ワークフローを入れることによって、役職に関係なく全員、経費を使用したものは一人ひとりが伝票を起こして精算を行うことになります。その仕組みや操作の説明、各所属長の承認によって決済にまわっていくという意識付けとそのフローを教育して伝えていくという部分には力が入りました。」(吉良氏)

導入システム

  導入システム
サーバ PRIMERGY RX300 S3
会計(一般会計) GLOVIA smart 会計
ワークフロー ExchangeUSEOpen a new window

導入効果と今後の展開

煩雑なデータ入力業務が無くなり生産性も向上
月次の損益報告書作成期間は5分の1に短縮

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新システムの導入により、ルーティン業務は激減。それまでは各社員が手書きで伝票を起こして経理にまわし、経理のメンバーがさらにそれを入力していました。伝票の種類も現金伝票と出張旅費の伝票をはじめ7枚ありましたが、今回のシステム導入によって全部無くなりました。

また、出張旅費の精算では、日帰りか泊まりか、役職による日当の違いなど細々した設定がありますが、「ExchangeUSE」では、それらがデフォルトで設定できるようになりました。基本的に誤りや二重入力、不要なリスクも無くなり、チェックの手間も省けるようになりました。

帳票類については、GLOVIA関数を使ってあらかじめ一定のフォーマットをいくつか作っておき、ある程度情報を加工できるようにしてあります。これによって、役員会等に提出するような帳票類を一から作らなくてよくなりました。設定さえしっかりしておけば、ボタンひとつで必要な情報を集約することができるので、報告のスピードも速まり精度も高くなったとのことです。

以前は月次の損益報告を出すのに15営業日(約20日)程度かかっていましたが、前年度は4営業日で出せるようになりました。また、9~10人いた経理の人員も、いまは5~6名で十分こなせている状況です。間接的な業務がかなり削減できたと言えます。

「管理帳票等の資料を作っている者からすると、かなり使い勝手がいいと思います。また、FDWHにデータが溜まれば溜まるほど、いろいろな内訳が出せたり、必要に応じて引き出す情報をデザインしたりすることもできるので、管理の面ではとても役に立っています。」(浦川氏)

物件ごとの明細等も抽出しやすくなり、現場単位での数字の管理もしやすくなりました。データに継続性を持たせれば、推移を調べるといった多角的な分析にも有効です。こうしたデータを活用している部署は確実に数字に強くなっています。

課題と導入効果

1 経費処理にかかる作業(仕訳伝票起票・入力・チェック等)が煩雑化し、業務を圧迫。 イメージ ワークフローシステム「ExchangeUSE」を導入し、間接業務の大幅な効率化・経費削減を実現。小口現金を全面撤廃し、組織全体の生産性を向上。
2 グループ7社の管理帳票等の作成に時間がかかり、月次決算の遅れが生じていた。 イメージ GLOVIA関数により一連の作業をフォーマット化。ボタンひとつで必要な情報を集約し、スムーズに管理帳票を作成することにより、報告スピードの迅速化を実現。
3 物件ごとの数字の管理がしづらく、データ分析に手間がかかる。 イメージ FDWH(Financials Data Ware House:会計専用データウェアハウス)で各グループ会社からのデータを一元管理し自在に活用。必要に応じたデータの加工抽出、多角的な分析活用等により、経営力強化につながった。

今後の展開

今後について吉良氏は、「当社も協力企業さんも、間違いなく、生産性を上げるというのは大きなテーマ。私どもに関わっていただける企業様とも相互に協力しあい、全体の生産性が上がるような仕組みに育てていきたい」と語ります。

業務の効率化を実現し、さらなる発展を目指すアソウ・ヒューマニーセンター様。GLOVIA smartは同社の成長をこれからもしっかりと支援していきます。

お客様情報

会社名 アソウ・ヒューマニーセンターグループ
株式会社アソウ・ヒューマニーセンター新規ウィンドウが開きます
所在地 福岡市中央区天神2-8-41 福岡朝日会館14階
代表者 代表取締役  中島 彰彦 氏
設立 1984年7月
売上高 108億円
従業員数 220名(グループ7社合計)
業種 総合人材派遣
事業内容 人材派遣事業(人材派遣・新卒者派遣・中高年派遣・障害者派遣)、人材紹介事業、紹介予定派遣、再就職支援事業、アウトソーシング事業、人事コンサルティング事業(人事制度構築・人材開発・教育)

担当営業の声

岡元株式会社富士通ビジネスシステム(現 株式会社富士通マーケティング)
九州支社 第一ソリューションビジネス営業部
岡元 崇(オカモト タカシ)

アソウ・ヒューマニーセンターグループ様の経理業務の課題・問題点をGLOVIA smart 会計、ExchangeUSEの導入によって課題解決を実現出来た事について、大変誇りに思っています。

また、計画通りに稼働出来た事は、お客様の多大なご協力の賜物であります。個人口座への振り込み処理の問題、各事業所への説明会の実施など社内調整をおこなって頂いた事により、当初計画を達成出来たと痛感しております。

今後も、アソウ・ヒューマニーセンターグループ様のお役に立てるような情報提供を行い、富士通グループ総力をあげてご支援させていただきたいと思います。

(注)記載されているお役職等の情報につきましては、2010年8月現在のものです。
(注)記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

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