2018年1月11日更新

Microsoft Officeで仕事力アップ【Excelで仕事力アップ】 条件に該当するデータの件数は何件ある?一覧化したデータを活用しよう!

使用ソフト:Excel2016

売上データなど蓄積されたデータに対し、特定の商品や期間などの条件をつけて集計する場合、フィルターで抽出したり、並べ替えを行ったりするのは手間がかかると感じたことはありませんか?
また、表の形式によっては、並べ替えをすると体裁が崩れてしまう場合があります。
データベース関数を使用すると、抽出したり並べ替えを行ったりすることなく、条件に該当するデータを集計することができます。
条件入力用の表を別に作成するので、どのような条件で集計しているのかも把握しやすく、条件の変更も簡単にできます。
今回はExcelのデータベース関数使った集計方法をご紹介します。

条件入力欄の作成

「料理セミナー開催状況」のデータを集計するために、条件を入力する表を作成します。
条件入力用の表は、もとの表から項目名をコピーして作成します。
セル範囲【B2:J2】をマウスでドラッグして選択し、《ホーム》タブ→《コピー》ボタンをクリックします。

セル範囲【B2:J2】をマウスでドラッグして選択し、《ホーム》タブ→《コピー》ボタンをクリック

セル【B21】をクリックし、《ホーム》タブの《貼り付け》ボタンをクリックします。

セル【B21】をクリックし、《ホーム》タブの《貼り付け》ボタンをクリック

表の項目名がコピーされます。

条件を満たしているセルを合計する

「DSUM」関数を使用して、「セミナー名」が「日本料理基礎」の受講人数を合計します。
セル【E22】をクリックし、「日本料理基礎」と条件を入力します。

セル【E22】をクリックし、「日本料理基礎」と条件を入力

セル【F17】をクリックします。
《ホーム》タブ→《編集》グループにある《∑》の下向き三角のボタンをクリックし、《その他の関数…》をクリックします。

《ホーム》タブ→《編集》グループにある《∑》の下向き三角のボタンをクリックし、《その他の関数…》をクリック

《関数の挿入》ダイアログボックスが表示されます。

《関数の分類》の下向き三角のボタンをクリックし、「データベース」を選択します。
《関数の一覧》から「DSUM」を選択し、《OK》ボタンをクリックします。

  • (注)
    表示されていない場合は一覧をスクロールしましょう。

《関数の一覧》から「DSUM」を選択し、《OK》ボタンをクリック

《関数の引数》ダイアログボックスが表示されます。
《データベース》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【B2:J15】をドラッグします。
《フィールド》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル【H2】をクリックします。
《条件》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【E21:E22】をクリックします。

  • (注)
    条件は、条件となる項目名と入力した条件の両方のセルが含まれるように範囲を指定します。
    《OK》ボタンをクリックします。

《条件》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【E21:E22】をクリック

日本料理基礎の受講人数合計が表示されます。

日本料理基礎の受講人数合計が表示されます。

条件を満たしているセルの個数を数える

大阪で開催したセミナーの回数を「DCOUNT」関数を使用して計算します。受講者人数が入力されているセルの個数を数えることで、開催回数を算出します。
セル【D22】をクリックし、「大阪」と条件を入力します。

セル【D22】をクリックし、「大阪」と条件を入力

セル【F18】をクリックします。
《ホーム》タブ→《編集》グループにある《∑》の下向き三角のボタンをクリックし、《その他の関数…》をクリックし、《関数の挿入》ダイアログボックスを表示します。
《関数の分類》の下向き三角のボタンをクリックし、「データベース」を選択します。
《関数の一覧》から「DCOUNT」を選択し、《OK》ボタンをクリックします。

《関数の一覧》から「DCOUNT」を選択し、《OK》ボタンをクリック

《関数の引数》ダイアログボックスが表示されます。
《データベース》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【B2:J15】をドラッグします。
《フィールド》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル【H2】をクリックします。
《条件》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【D21:D22】をクリックし、《OK》ボタンをクリックします。

  • (注)
    条件は、条件となる項目名と入力した条件の両方のセルが含まれるように範囲を指定します。

《条件》欄をクリックしてカーソルを表示し、セル範囲【D21:D22】をクリックし、《OK》ボタンをクリック

大阪の開催回数が表示されます。

大阪の開催回数が表示される

条件の入力方法

条件にはAND条件とOR条件を指定できます。AND条件を指定する場合は1行内に条件を入力し、OR条件を指定する場合は行を変えて条件を入力します。
「東京」で開催した「日本料理基礎セミナー」の回数を表示するには、セル【D22】に「東京」、セル【E22】に「日本料理基礎」と入力し、2つの条件を同じ行に入力します。

「東京」で開催した「日本料理基礎セミナー」の回数を表示するには、セル【D22】に「東京」、セル【E22】に「日本料理基礎」と入力し、2つの条件を同じ行に入力

全88ページ、47の小技でスキルアップ!
冊子「実務に役立つMicrosoft Officeで仕事力アップ」

著者プロフィール

富士通エフ・オー・エム株式会社 ソリューション最適化事業本部 ソリューション開発部

瀬戸 里織(せとさおり) 氏

1994年から約20年間において、多くの企業・自治体様向けにExcel、WordなどのOffice系や、業務システムの研修を実施。
基本操作から、業務に即活用できる実績的な操作方法まで広い範囲で、研修カリキュラムを企画。また、その経験を活かし、多くの研修講師を養成した経験あり。
本コラムでは、長年の研修経験やお客様よりいただいたご質問などを基に内容を構成してご紹介しています。

瀬戸 里織 氏

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