2017年12月13日更新
Microsoft Officeで仕事力アップ【Wordで仕事力アップ】ExcelのデータをWordで活用！？差し込み印刷で案内状を完成！
使用ソフト：Word2016
Excelで作成した顧客名簿を活用して、Wordで作成した案内状やチラシを送付したり、封筒にあて先を印刷したり連携できると便利だな、と考えたことはありませんか？
Wordの差し込み印刷機能を使用すると、WordやExcelで作成した別ファイルのデータを、文書の指定した位置に差し込んで印刷することができます。
文書の宛先だけを差し替えて印刷したり、宛名ラベルを作成したりできるので、同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛先に送付する場合に便利です。
差し込み印刷の設定
文書「リニューアルのご案内」にExcelのブック「会員住所録」のデータを差し込んで、印刷しましょう。
今回使用するファイルは以下のような構成になっています。
Word文書「リニューアルのご案内」を開きます。
《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《差し込み印刷の開始》ボタンをクリックし、《レター》を選択します。
《差し込み文書》タブ→《差し込み印刷の開始》グループの《宛先の選択》ボタンをクリックし、《既存のリストを使用》をクリックします。
《データファイルの選択》ダイアログボックスが表示されます。
Excelのブックが保存されている場所を選択し、使用するファイルを指定して、《開く》ボタンをクリックします。
《テーブルの選択》ダイアログボックスが表示されます。
差し込むデータのあるシートを指定します。
「住所録$」をクリックします。
《先頭行をタイトル行として使用する》にチェックをつけ、《OK》ボタンをクリックします。
「会員No.」の後ろにカーソルを移動します。
《差し込み文書》タブ→《文章入力とフィールドの挿入》グループの《差し込みフィールドの挿入》の下向き三角のボタンをクリックし、《会員No》を選択します。
《会員No》が挿入されます。
同様に、「□様」の前に、「氏名」の差し込みフィールドを挿入します。
-
（注）□は全角空白を表します。
-
（注）□が表示されていない場合は、《ホーム》タブ→《段落》グループの《編集記号の表示/非表示》ボタンをクリックしておきましょう。
差し込みフィールドに宛先リストのデータを差し込んで表示しましょう。
《差し込み文書》タブ→《結果のプレビュー》グループの《結果のプレビュー》ボタンをクリックします。
ひな形の文書に1件目の宛先が表示されます。
《結果のプレビュー》グループの右向き三角ボタン（次のレコード）をクリックすると、2件目の宛先が表示されます。
宛先リストの構成
Excelの宛先リストは、「フィールド名」「レコード」「フィールド」で構成されます。
-
フィールド名（列見出し）：各列の先頭に入力されている項目名です。
-
レコード：行ごとに入力されている1件分のデータです。
-
フィールド：列ごとに入力されている同じ種類のデータです。
Wordに宛先を差し込む場合、「フィールド名」を指定します。データは1行が1レコードとして扱われますので、このことに留意して宛先リストを作成しましょう。
差し込み印刷の実行
住所録のデータを差し込んで印刷を実行します。
《差し込み文書》タブ→《完了》グループの《完了と差し込み》ボタンをクリックし、《文書の印刷》をクリックします。
《プリンターに差し込み》ダイアログボックスが表示されます。
《すべて》を選択し、《OK》ボタンをクリックします。
《印刷》ダイアログボックスの《OK》ボタンをクリックします。
宛先が差し込まれたひな形の文書が全件印刷されます。
全88ページ、47の小技でスキルアップ！
冊子「実務に役立つMicrosoft Officeで仕事力アップ」
-
Microsoft Officeで仕事力アップ【連載記事】
- 【PowerPointで仕事力アップ】スライドマスターでデザインを管理。細かいデザインも全スライド一括変更！
- 【Excelで仕事力アップ】複数シートのデータを集計。部門集計、全社集計もすばやく完了！
- 【Wordで仕事力アップ】文字間、行間、行頭揃えなどが自由自在。紙面スペースをフル活用！
- 【PowerPointで仕事力アップ】プレゼン資料に表やグラフを追加。聞き手を視覚的に訴求！
- 【Excelで仕事力アップ】データベース機能を応用。件数が多くてもすぐに目的のデータを表示！
- 【Wordで仕事力アップ】文書のプロパティの確認やPDF変換。社外に提供するデータは注意！
- 【PowerPointで仕事力アップ】他のプレゼンデータやWordの文書、Excelの表を取り込んで再利用。スライド作成時間を大幅カット！
- 【Excelで仕事力アップ】入力規則やシート保護の設定。他の人が使いやすい業務フォーマットを作成！
- 【Wordで仕事力アップ】長文で見出しやスタイルを使いこなす。社内マニュアルなどを効率よく作成！
- 【Excelで仕事力アップ】IF関数やVLOOKUP関数を活用。正しいデータを自動的に入力、作業効率向上！
- 【Excelで仕事力アップ】 項目名でグループ化して小計行を追加。大分類、中分類別にすばやく集計！
- 【Excelで仕事力アップ】 SUBTOTAL関数を活用。フィルター機能と組み合わせて条件付き集計がすばやくできる！
- 【Excelで仕事力アップ】 グラフの目盛りの設定や複合グラフの作成。グラフの見せ方を工夫！
- 【Wordで仕事力アップ】 ふりがなや均等割り付け、タブの設定など。もっと読みやすい文章にする技！
- 【PowerPointで仕事力アップ】 写真を追加して加工。より視覚的に伝わりやすく、印象付けるプレゼンに！
- 【Excelで仕事力アップ】 セルの書式を条件付きで変更。表の数値の大小がひと目でわかるように見える化！
- 【PowerPointで仕事力アップ】 当日のプレゼンへの備え。プレゼン実施をサポートする機能を確認して準備万端！
- 【Wordで仕事力アップ】 表記ゆれのチェックや自動文章校正。作成した文章の誤りを修正して完成度を上げる！
- 【Office2016新機能】 Office2016共通の新機能を使いこなそう！
- 【Office2016新機能】 Excel2016の新機能を使いこなそう！
- 【Windows10新機能】最新！こんなに変わったWindows10
- 【Windows10新機能】Windows10をはじめよう！
- 【Excelで仕事力アップ】大量のデータをさまざまな角度から分析。ドラッグするだけで目的の集計表が完成！
- 【Excelで仕事力アップ】集計の条件をクリックひとつで変更。視覚的、動的な分析！
- 【Excelで仕事力アップ】来客数が増えると、本当に売上も上がる傾向？2つの数字の相関関係を見える化！
- 【Excelで仕事力アップ】アンケート結果を細かく分析。従来の平均値による分析より、レベルをぐっと上げる方法！
- 【PowerPointで仕事力アップ】プレゼンに動画を追加。文字や画像に加えてもっと引き付けるプレゼンに！
- 【Outlookで仕事力アップ】アカウントの追加や最新バージョンへの移行。メールを自在に！
- 【Excelで仕事力アップ】合計したら端数が合わない！？関数を使用して端数を処理しよう！
- 【Excelで仕事力アップ】ボタンひとつで表が完成！書式、フィルター、集計までできちゃう魔法の表。
- 【PowerPointで仕事力アップ】アニメーションを設定して、魅き付けるプレゼンテーションを実施！
- 【Wordで仕事力アップ】ExcelのデータをWordで活用！？差し込み印刷で案内状を完成！
- 【Excelで仕事力アップ】条件に該当するデータの件数は何件ある？一覧化したデータを活用しよう！
- 【Excelで仕事力アップ】マクロを活用してルーチン作業を自動化しよう！
著者プロフィール
富士通エフ・オー・エム株式会社 ソリューション最適化事業本部 ソリューション開発部
瀬戸 里織（せとさおり） 氏
1994年から約20年間において、多くの企業・自治体様向けにExcel、WordなどのOffice系や、業務システムの研修を実施。
基本操作から、業務に即活用できる実績的な操作方法まで広い範囲で、研修カリキュラムを企画。また、その経験を活かし、多くの研修講師を養成した経験あり。
本コラムでは、長年の研修経験やお客様よりいただいたご質問などを基に内容を構成してご紹介しています。
瀬戸 里織 氏コラム一覧
-
WEBでのお問い合わせはこちら入力フォーム
当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。
-
お電話でのお問い合わせ
富士通Japanお客様総合センター
0120-835-554受付時間：平日9時～17時30分（土曜・日曜・祝日・当社指定の休業日を除く）
