Microsoft Officeで仕事力アップ【Outlookで仕事力アップ】アカウントの追加や最新バージョンへの移行。メールを自在に！

使用ソフト：Outlook2016

Outlookをバージョンアップしたり、新しいパソコンを導入したりしたときに、メールや連絡先を移行する方法がわからず苦労したことはありませんか？
メールの利用環境は、職場によって異なります。サーバーにメールや連絡先が保存されている利用環境では、新しいパソコンでメールを起動すると、自動的に移行される場合もありますが、今回は手動で移行する方法をご紹介します。
Outlook 2013のメールや連絡先を、別のパソコンのOutlook 2016に移行してみましょう。

アカウントの追加

まず、新しいパソコンでOutlook 2016を起動し、アカウントを追加します。
アカウントを追加するには、「名前」「電子メールアドレス」「パスワード」が必要ですので、あらかじめ確認しておきましょう。

《ファイル》タブ→《情報》をクリックし、《アカウントの追加》をクリックします。

《電子メールアカウント》をクリックし、「名前」「電子メールアドレス」「パスワード」「パスワードの確認入力」を入力し、《次へ》ボタンをクリックします。

自動アカウントセットアップが開始されます。

• （注）
  自動でセットアップができなかった場合は、手動でセットアップをする必要があります。手動でセットアップをする場合は、《自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする（手動設定）》をオンにし、《次へ》ボタンをクリックします。《サービスの選択》から《POPまたはIMAP》を選択し、《次へ》ボタンをクリックし、「名前」「電子メールアドレス」「アカウントの種類」「受信メールサーバー」「送信メールサーバー」「アカウント名」「パスワード」を入力してください。

セットアップ完了のメッセージが表示されたら、《完了》ボタンをクリックします。

メールアカウントが追加できました。
同様の操作でメールアカウントを追加して、複数のアカウントを設定することもできます。
1つのOutlook画面で、複数のアカウントを表示できるので、例えば社内用のアカウントと社外用のアカウントなど使い分けてメールの送受信を行うこともできます。

Outlook 2013でエクスポート

移行する際には、まず旧バージョンのOutlookのメールや連絡先をエクスポートします。
今回は、移行元のOutlook 2013のメールや連絡先を移行しましょう。

《ファイル》タブ→《開く／エクスポート》をクリックし、《インポート／エクスポート》をクリックします。

《インポート／エクスポートウィザード》ウィンドウが表示されます。
一覧から《ファイルにエクスポート》を選択し、《次へ》ボタンをクリックします。

《ファイルのエクスポート》ウィンドウが表示されます。
一覧から《Outlookデータファイル（.pst）》をクリックし、《次へ》ボタンをクリックします。

《Outlookデータファイルのエクスポート》ウィンドウが表示されます。
《エクスポートするフォルダー》の一覧からエクスポートするフォルダーを選択し、《サブフォルダ―を含む》をオンにして、《次へ》ボタンをクリックします。

エクスポート先を指定します。
《参照》ボタンをクリックします。
《Outlookデータファイルを開く》ウィンドウが表示されます。
今回は、エクスポートしたデータファイルを「backup」という名前で保存します。
《PC》をクリックし、エクスポート先を指定して、《OK》ボタンをクリックします。
《Outlookデータファイルのエクスポート》ウィンドウに保存先とファイル名が表示されます。
《完了》ボタンをクリックします。
ファイルの保存が終了したら、Outlookを終了します。
エクスポートしたファイルを新しいパソコンのデスクトップにコピーします。

• （注）
  パスワードの追加画面が表示される場合があります。
  パスワードを設定したい場合はパスワードを2回入力し、《OK》ボタンをクリックします。
  パスワードを設定しない場合はパスワードを入力せず、《OK》ボタンをクリックします。
  《OK》ボタンをクリックしなければ、Outlookデータファイルの保存が完了しないのでご注意ください。

Outlook 2016でインポート

Outlook 2013でエクスポートしたデータを、新しいパソコンのOutlook 2016に移行しましょう。

《ファイル》タブ→《開く／エクスポート》をクリックし、《インポート／エクスポート》をクリックします。

《インポート／エクスポートウィザード》ウィンドウが表示されます。
一覧から《他のプログラムまたはファイルからのインポート》を選択し、《次へ》ボタンをクリックします。

《ファイルのインポート》ウィンドウが表示されます。
《Outlookデータファイル（.pst）》をクリックし、《次へ》ボタンをクリックします。

《Outlookデータファイルのインポート》ウィンドウが表示されます。 《参照》ボタンをクリックし、デスクトップにコピーした「backup.pst」を選択し、《開く》ボタンをクリックします。

《オプション》でメールや連絡先などのデータが重複していた場合の処理を選択します。
今回は重複していた場合はデータを上書きします。
《重複した場合、インポートするアイテムと置き換える》をクリックし、《次へ》ボタンをクリックします。

《インポートするフォルダーの選択》で選択し、《サブフォルダ―を含む》をオンにし、《完了》ボタンをクリックします。

メールや連絡先のデータが移行されました。

いかがでしたでしょうか？
エクスポートは、今回のようにデータの移行時だけでなく、大切なメールや連絡先をバックアップする時にも利用できます。
ぜひ試してみてください。

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