2015年12月10日更新

Microsoft Officeで仕事力アップ【PowerPointで仕事力アップ】当日のプレゼンへの備え。プレゼン実施をサポートする機能を確認して準備万端！

プレゼン資料が完成し、あとはプレゼンを行うだけ。そんなとき、どのスライドでどのくらい説明に時間がかかるのか、またプレゼン自体にどのくらい時間がかかるのか、知りたいと思ったことはありませんか？
質疑応答のときには、質問内容にあったスライドに素早く切り替えることができると、プレゼン全体がスムーズな印象を受けます。
また、プレゼン中にスライド上の強調したい部分を「ペン」で囲んだり、「蛍光ペン」で色を塗ったり、「レーザーポインター」でプレゼン中の内容を指し示したりできれば、より相手に伝わるプレゼンになるでしょう。
今回はPowerPointを使って、プレゼンをサポートする機能をご紹介します。

リハーサルの実行

リハーサルを実行すると、プレゼンテーションの内容に合わせて、スライドショー全体の所要時間や各スライドの表示時間を記録することができ、発表者は、プレゼンに必要な時間を確認できます。
また、スライドを切り替えるタイミングを保存することもでき、発表内容を決めたり、時間配分を調整したりするのに役立ちます。
リハーサルを実行し、スライドショーのタイミングを記録してみましょう。

スライド1を選択します。
《スライドショー》タブ→《設定》グループ→《リハーサル》ボタンをクリックします。

リハーサルの実行1

プレゼンテーションのリハーサルが始まり、画面左上に《記録中》ツールバーが表示されます。
プレゼンの内容に合わせて、スライドを最後まで進めます。

リハーサルの実行2

最後のスライドをクリックし、リハーサルが終了すると、メッセージが表示されます。
スライドが切り替わるタイミングを記録するため、《はい》ボタンをクリックします。

リハーサルの実行3

標準表示モードに戻ります。
記録されたタイミングを確認しましょう。
《スライド一覧》ボタンをクリックします。

リハーサルの実行4

各スライドの右下に、記録した時間が表示されていることを確認します。
次にスライドショーを実行すると、記録した時間で自動的にスライドが切り替わるようになります。

リハーサルの実行5

スライドのタイミングをクリアしたいときは、《スライドショー》タブ→《設定》グループ→《スライドショーの記録》ボタンをクリックし、《クリア》をポイントします。
《すべてのスライドのタイミングをクリア》をクリックすると、記録されたタイミングがクリアされます。

リハーサルの実行6

スライドの切り替え

プレゼンテーションを行うときには、内容に合わせてタイミングよくスライドを切り替えることが重要です。
当日慌てないように、表示中のスライドから特定のスライドへ効率よく移動する方法を押さえておきましょう。

スライド1を選択します。
ステータスバーの《スライドショー》をクリックします。

スライドの切り替え1

スライドショーが実行されます。
スライドを右クリックし、《すべてのスライドを表示》をクリックします。

スライドの切り替え2

表示されたすべてのスライドの一覧から、「スライド15」をクリックします。

スライドの切り替え3

指定した「スライド15」が表示されます。

スライドの切り替え4

その他のスライドの切り替え方法も抑えておきましょう。

次のスライドに進むとき

スライドをクリックする
スペースキーまたはEnterキーを押す
→（右向き矢印）または↓（下向き矢印）を押す
スライドを右クリックし、《次へ》をクリックする
スライドの左下をポイントし、右向き三角のボタンをクリックする

前のスライドに戻るとき

Back Spaceキーを押す
←（左向き矢印）または↑（上向き矢印）を押す
スライドを右クリックし、《前へ》をクリックする
スライドの左下をポイントし、左向き三角のボタンをクリックする

スライド番号を指定して移動するとき

スライド番号を入力し、Enterキーを押す

直前に表示したスライドに戻るとき

スライドを右クリックし、《最後の表示》をクリックする
スライドの左下をポイントし、・・・のボタン→《最後の表示》をクリックする

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用

プレゼンで強調したい内容があったときは、スライドショーを実行中のスライドに「ペン」で囲みをつけたり、「蛍光ペン」で色を塗ったりできます。
また、マウスをレーザーポインターとして利用することで、よりスライドの内容に着目してもらいやすくなります。
まずは、ペンや蛍光ペンを使って、グラフの数値やタイトルを強調してみましょう。

スライドショーを実行します。
スライドを右クリックし、《ポインターオプション》をポイントします。
《ペン》をクリックします。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用1

マウスポインターの形が「・」に変わります。
「3,500」の周囲をドラッグします。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用2

ペンの種類を蛍光ペンに変更しましょう。
スライドを右クリックし、《ポインターオプション》をポイントします。
《蛍光ペン》をクリックします。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用3

マウスポインターの形が「▌」に変わります。
「全顧客数は横ばい」の文字の上をドラッグします。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用4

Escキーを押し、ペンを解除すると、マウスポインターの形が元の矢じり型に戻ります。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用5

次に、マウスポインターをレーザーポインターに変更してみましょう。
Ctrlキーを押しながら、スライドをドラッグします。
マウスポインターが赤く光り、レーザーポインターに変わります。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用6

Ctrlキーをはなすと、マウスポインターに戻ります。

ペン／蛍光ペン、レーザーポインターの利用7

このように、プレゼン準備中やプレゼン中にも使える機能がたくさんあります。プレゼン資料作成後も、しっかりリハーサルを行い、スライドの切り替え方法やペン・レーザーポインターの使い方を確認しておくことで、分かりやすく、より印象的なプレゼンになるでしょう。
ぜひ試してみてください。

全88ページ、47の小技でスキルアップ！
冊子「実務に役立つMicrosoft Officeで仕事力アップ」

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著者プロフィール

富士通エフ・オー・エム株式会社ソリューション最適化事業本部ソリューション開発部

瀬戸　里織（せとさおり）氏

1994年から約20年間において、多くの企業・自治体様向けにExcel、WordなどのOffice系や、業務システムの研修を実施。
基本操作から、業務に即活用できる実績的な操作方法まで広い範囲で、研修カリキュラムを企画。また、その経験を活かし、多くの研修講師を養成した経験あり。
本コラムでは、長年の研修経験やお客様よりいただいたご質問などを基に内容を構成してご紹介しています。

瀬戸　里織氏