Microsoft Officeで仕事力アップ【Excelで仕事力アップ】 セルの書式を条件付きで変更。表の数値の大小がひと目でわかるように見える化！

ひとつの表に多くの情報が詰め込まれた統計データなど、数字が多くて見づらいな、と思ったことはありませんか？
基準を満たしたデータに色をつけて目立たせたり、数値の大小を比較するバーを表示したり、ひとつのセル内にグラフを作成したりすると、必要なデータがひと目でわかるようになります。
今回はExcelを使って、人口統計表や年間売上表を作成するときに便利な機能をご紹介します。

条件付き書式の設定（セルの強調表示ルール）

セルに一定の条件を設定しておくと、入力した数値によってセルや文字の色を変更し、目立たせることができます。この設定を、条件付き書式といいます。
人口統計表を開き、東京都23区の面積が30.0km2より大きいセルと、20.0km2より小さいセルに対して、書式を設定してみましょう。

書式を設定するセル範囲【C5：C27】を選択します。

《ホーム》タブ→《スタイル》グループ→《条件付き書式》ボタンをクリックし、《セルの強調表示ルール》をポイントします。
《指定の値より大きい》をクリックします。

《指定の値より大きい》ダイアログボックスが表示されます。
《次の値より大きいセルを書式設定》に「30」と入力し、《書式》の下向き三角のボタンをクリックします。
表示された一覧から《濃い赤の文字、明るい赤の背景》を選択し、《OK》ボタンをクリックします。

面積が30.0km2より大きいセルに書式を設定できました。
続けて、書式を設定するセル範囲【C5：C7】を選択します。

《ホーム》タブ→《スタイル》グループ→《条件付き書式》ボタンをクリックし、《セルの強調表示ルール》をポイントします。
《指定の値より小さい》をクリックします。

《指定の値より小さい》ダイアログボックスが表示されます。
《次の値より小さいセルを書式設定》に「20」と入力し、《書式》の下向き三角のボタンをクリックします。
表示された一覧から《ユーザー設定の書式》を選択します。

《セルの書式》ダイアログボックスが表示されます。
《フォント》タブ→《色》の下向き三角のボタンをクリックし、一覧から《標準の色》の《濃い青》を選択します。

《塗りつぶし》タブを選択します。
《背景色》の一覧から薄い青を選択し、《OK》ボタンをクリックします。

《指定の値より小さい》ダイアログボックスに戻ります。
《OK》ボタンをクリックします。

面積が30.0km2より大きいセルに加えて、20.0km2より小さいセルに対して書式を設定できました。

条件付き書式の設定（データバーの設定）

条件付き書式の設定では、書式を変更するだけでなく、セル内にデータバーを表示し、視覚的に数値の大小を表現できます。
平成23年から平成24年の人口密度増減の値の大小を比較してみましょう。

書式を設定するセル範囲【M5：M27】を選択します。

《ホーム》タブ→《スタイル》グループ→《条件付き書式》ボタンをクリックし、《データバー》をポイントします。
《塗りつぶし（グラデーション）》の《水色のデータバー》をクリックします。

選択したセル範囲内で数値の大小が比較され、データバーが表示されました。

スパークラインの作成

複数のセルに入力された数値をもとに、大きなグラフを作成しなくても、1つのセル内に小さなグラフを作成できます。このグラフを、スパークラインといいます。
今回は、年間売上表を開き、各商品分野の売上推移を表すスパークラインを作成しましょう。

スパークラインを作成するセル範囲【O4：O9】を選択します。

《挿入》タブ→《スパークライン》グループ→《縦棒スパークライン》ボタンをクリックします。

《スパークラインの作成》ダイアログボックスが表示されます。
《データ範囲》にカーソルを表示し、セル範囲【B4：M9】を選択します。

《場所の範囲》が「$O$4：$O$9」になっていることを確認してから、《OK》をクリックします。

セル内に各商品分野の売上推移を表すスパークラインが作成できました。

このようにデータ量の多い表に対して、条件付き書式を設定すると、必要な数値を強調することができるようになります。また、スパークラインなどを活用することで、グラフと同じようにひと目で数値の推移を確認することができます。
ぜひ試してみてください。

• 【PowerPointで仕事力アップ】 当日のプレゼンへの備え。プレゼン実施をサポートする機能を確認して準備万端！