Microsoft Officeで仕事力アップ 【Excelで仕事力アップ】 項目名でグループ化して小計行を追加。大分類、中分類別にすばやく集計！

Excelで集計をしていて、表の大分類や中分類などの項目で小計を表示したいということはありませんか？
Excelでは、表のデータをグループに分類して、グループごとに小計を表示することができます。
たとえば年間売上集計表で、総合計の行のほかに、四半期で分類して集計した行を表示し、同じ四半期の場合はさらに月で分類して集計した行を表示することができます。
今回はExcelを使って、データを集計する機能をご紹介します。

集計項目の並べ替え

例題の表を使って、「部署名」別、「確度」別の「商談規模」の合計を表示しましょう。
集計を実行するには、あらかじめ集計するグループごとに表を並べ替えておく必要があります。
大分類となる部署名別に並べ替え、同じ部署名の場合は中分類となる確度別に並べ替えましょう。

表内のセルをクリックし、《データ》タブ→《並べ替えとフィルター》グループの《並べ替え》ボタンをクリックします。

《並べ替え》ダイアログボックスが表示されます。
今回は、表の先頭行が項目名になっているので、《先頭行をデータの見出しとして使用する》をオンにします。
《列》の《最優先されるキー》の下向き三角のボタンをクリックし、一覧から「部署名」を選択します。
《並べ替えのキー》が《値》に、《順序》が《昇順》になっていることを確認します。

《レベルの追加》ボタンをクリックし、《列》の《次に優先されるキー》の下向き三角のボタンをクリックし、一覧から「確度」を選択します。
《並べ替えのキー》が《値》に、《順序》が《昇順》になっていることを確認し、《OK》ボタンをクリックします。

データが並べ替えられました。

集計の実行

「部署名」ごとに「商談規模」の合計を表示する集計行を追加しましょう。

表内のセルをクリックし、《データ》タブ→《アウトライン》グループの《小計》ボタンをクリックします。

部署名ごとの集計行が追加され、「商談規模」の合計が表示されます。

集計行の追加

同じ「部署名」の中で「確度」ごとの小計を表示する集計行を追加しましょう。

表内のセルをクリックし、《データ》タブ→《アウトライン》グループの《小計》ボタンをクリックします。

確度別の小計行が追加されます。

アウトラインの操作

集計を実行すると、表に自動的に「アウトライン」が作成されます。
アウトラインが作成された表は構造によって階層化され、行や列にレベルが設定されます。
必要に応じて、上位レベルだけ表示したり、全レベルを表示したりできます。 アウトライン記号を使って、集計行だけを表示しましょう。

行番号の左の《1》をクリックします。

表の総計行だけが表示されます。
行番号の左の《2》をクリックします。

部署名別の集計行が表示されます。
行番号の左の《3》をクリックします。

確度別の集計行が表示されます。
中分類である確度別の集計行の数字を合計すると、それぞれの大項目の部署名別の集計行の数字と一致します。大項目である部署名別の集計行の数字を合計すると、総計と一致します。
行番号の左の《4》をクリックします。

すべてのデータが表示されます。

いかがでしたでしょうか？このように、Excelの機能を使うと、効率よくデータを集計することができます。ぜひ試してみてください。

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