2015年08月03日更新
Microsoft Officeで仕事力アップ【Wordで仕事力アップ】 長文で見出しやスタイルを使いこなす。社内マニュアルなどを効率よく作成!
Wordで社内マニュアルなど長文を作成することはありませんか?
長文の執筆に時間がかけられるように、執筆以外の編集作業などに時間を費やしたくないですね。
Wordには、長文をわかりやすく管理し、効率良く作業する機能があります。
今回はWordで長文を作成するときに便利な機能をご紹介します。
見出しの設定
マニュアルや報告書などページ数の多い文書を作成するときには、第1章、第2章というように章や、第1節、第2節というように項目などで管理します。このように「第1章、第1節、第1項」「第1章、STEP1、(1)」といった階層構造を持たせておくと、読み手にとってわかりやすくなります。
文書に階層構造を持たせる場合は、「見出し」と呼ばれるスタイルを設定します。Wordにはあらかじめ、「見出し1」から「見出し9」までのスタイルが用意されており、見出し1が一番上位のレベルになります。見出しを設定しない説明文などは「本文」として扱われます。
例題の文書のように、見出しを設定しましょう。
見出し1:章(第1章、第2章・・・)
見出し2:STEP(STEP1、STEP2・・・)
見出し3:段落番号((1)、(2)・・・・)
見出し1を設定します。
見出し1を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《見出し1》ボタンをクリックします。見出し1が設定され、行の左端に「・」が表示されます。
同じように章のタイトルが入力されている行にカーソルを移動し、見出し1を設定しましょう。
続いて、見出し2を設定します。
見出し2を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックします。
一覧から《見出し2》をクリックします。
同じようにSTEPのタイトルが入力されている行にカーソルを移動し、見出し2を設定しましょう。
最後に見出し3を設定します。
見出し3を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックして、一覧から《見出し3》をクリックします。
見出し3はインデントが設定され、字下げされます。
同じように段落番号が入力されている行にカーソルを移動し、見出し3を設定しましょう。
ナビゲーションウィンドウの表示
長文を作成しているときに、文書全体の構成を確認したい場合があります。
ナビゲーションウィンドウを使うと、文書内の見出しを設定した段落が階層表示されます。
ナビゲーションウィンドウを表示しましょう。
《表示》タブ→《表示》グループの《ナビゲーションウィンドウ》をオンにします。
ナビゲーションウィンドウが表示されます。
目次を見ているように全体像が確認できます。また、各見出しをクリックするとその場所にジャンプします。
ナビゲーションウィンドウに表示する見出しのレベルを「2」に指定してみましょう。
ナビゲーションウィンドウの見出しを右クリックし、《見出しレベルの表示》をポイントし、《2レベルまで表示》をクリックします。
見出し2までの表示に切り替わります。
ナビゲーションウィンドウに表示する見出しのレベルを「2」に指定してみましょう。
ナビゲーションウィンドウの見出しを右クリックし、《見出しレベルの表示》をポイントし、《2レベルまで表示》をクリックします。
見出し2までの表示に切り替わります。
スタイルの適用
「スタイル」とはフォントやフォントサイズ、下線、インデントなど複数の書式をまとめて登録し、名前を付けたものです。スタイルには、「見出し1」や「見出し2」といった見出しのスタイル以外にも「表題」や「引用文」などのスタイルが豊富に用意されています。また、スタイルをまとめて、統一した書式を設定できるようにしたものを「スタイルセット」といい、「カジュアル」「影付き」などの名前が付けられています。
あらかじめ文書にスタイルを設定しておくと、スタイルセットを適用するだけで、スタイルの書式がまとめて変更され、統一感のある文書が作成できます。
スタイルセット「線(スタイリッシュ)」を適用しましょう。
《デザイン》タブ→《ドキュメントの書式設定》グループの《その他》ボタンをクリックし、《組み込み》の《線(スタイリッシュ)》をクリックします。
文書にスタイルセットが適用されます。
全88ページ、47の小技でスキルアップ!
冊子「実務に役立つMicrosoft Officeで仕事力アップ」
スタイルの書式の変更
スタイルセットで適用されたスタイルの書式は、必要に応じて変更できます。スタイルの書式を変更する場合は、スタイルを設定した箇所の書式を変更します。その後、その書式をもとにスタイルを更新します。スタイルを更新すると、文書内の同じスタイルを設定した箇所すべてに書式が反映されます。
見出し3の左インデントを「0」に変更しましょう。
見出し3が設定されている行にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《段落》グループの右下の矢印のボタンをクリックします。
《段落》ダイアログボックスが表示されます。
《インデントと行間隔》タブ→《インデント》の《左》に「0」と入力し、《OK》ボタンをクリックします。
左インデントが「0」に設定されました。
見出し3のスタイルを更新します。
《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックして、一覧から《見出し3》を右クリックし、《選択個所と一致するように見出し3を更新する》をクリックします。
文書内の見出し3のスタイルが更新され、見出し3を設定しているすべての行の左インデントが「0」に変更されます。
このように長文では、見出し、スタイルなどを活用して、簡単な操作で読みやすい文書になるように工夫できます。
また、作業の効率も上がるのでぜひ試してみてください。
全88ページ、47の小技でスキルアップ!
冊子「実務に役立つMicrosoft Officeで仕事力アップ」
-
Microsoft Officeで仕事力アップ【連載記事】
- 【PowerPointで仕事力アップ】スライドマスターでデザインを管理。細かいデザインも全スライド一括変更!
- 【Excelで仕事力アップ】複数シートのデータを集計。部門集計、全社集計もすばやく完了!
- 【Wordで仕事力アップ】文字間、行間、行頭揃えなどが自由自在。紙面スペースをフル活用!
- 【PowerPointで仕事力アップ】プレゼン資料に表やグラフを追加。聞き手を視覚的に訴求!
- 【Excelで仕事力アップ】データベース機能を応用。件数が多くてもすぐに目的のデータを表示!
- 【Wordで仕事力アップ】文書のプロパティの確認やPDF変換。社外に提供するデータは注意!
- 【PowerPointで仕事力アップ】他のプレゼンデータやWordの文書、Excelの表を取り込んで再利用。スライド作成時間を大幅カット!
- 【Excelで仕事力アップ】入力規則やシート保護の設定。他の人が使いやすい業務フォーマットを作成!
- 【Wordで仕事力アップ】長文で見出しやスタイルを使いこなす。社内マニュアルなどを効率よく作成!
- 【Excelで仕事力アップ】IF関数やVLOOKUP関数を活用。正しいデータを自動的に入力、作業効率向上!
- 【Excelで仕事力アップ】 項目名でグループ化して小計行を追加。大分類、中分類別にすばやく集計!
- 【Excelで仕事力アップ】 SUBTOTAL関数を活用。フィルター機能と組み合わせて条件付き集計がすばやくできる!
- 【Excelで仕事力アップ】 グラフの目盛りの設定や複合グラフの作成。グラフの見せ方を工夫!
- 【Wordで仕事力アップ】 ふりがなや均等割り付け、タブの設定など。もっと読みやすい文章にする技!
- 【PowerPointで仕事力アップ】 写真を追加して加工。より視覚的に伝わりやすく、印象付けるプレゼンに!
- 【Excelで仕事力アップ】 セルの書式を条件付きで変更。表の数値の大小がひと目でわかるように見える化!
- 【PowerPointで仕事力アップ】 当日のプレゼンへの備え。プレゼン実施をサポートする機能を確認して準備万端!
- 【Wordで仕事力アップ】 表記ゆれのチェックや自動文章校正。作成した文章の誤りを修正して完成度を上げる!
- 【Office2016新機能】 Office2016共通の新機能を使いこなそう!
- 【Office2016新機能】 Excel2016の新機能を使いこなそう!
- 【Windows10新機能】最新!こんなに変わったWindows10
- 【Windows10新機能】Windows10をはじめよう!
- 【Excelで仕事力アップ】大量のデータをさまざまな角度から分析。ドラッグするだけで目的の集計表が完成!
- 【Excelで仕事力アップ】集計の条件をクリックひとつで変更。視覚的、動的な分析!
- 【Excelで仕事力アップ】来客数が増えると、本当に売上も上がる傾向?2つの数字の相関関係を見える化!
- 【Excelで仕事力アップ】アンケート結果を細かく分析。従来の平均値による分析より、レベルをぐっと上げる方法!
- 【PowerPointで仕事力アップ】プレゼンに動画を追加。文字や画像に加えてもっと引き付けるプレゼンに!
- 【Outlookで仕事力アップ】アカウントの追加や最新バージョンへの移行。メールを自在に!
- 【Excelで仕事力アップ】合計したら端数が合わない!?関数を使用して端数を処理しよう!
- 【Excelで仕事力アップ】ボタンひとつで表が完成!書式、フィルター、集計までできちゃう魔法の表。
- 【PowerPointで仕事力アップ】アニメーションを設定して、魅き付けるプレゼンテーションを実施!
- 【Wordで仕事力アップ】ExcelのデータをWordで活用!?差し込み印刷で案内状を完成!
- 【Excelで仕事力アップ】条件に該当するデータの件数は何件ある?一覧化したデータを活用しよう!
- 【Excelで仕事力アップ】マクロを活用してルーチン作業を自動化しよう!
著者プロフィール
富士通エフ・オー・エム株式会社 ソリューション最適化事業本部 ソリューション開発部
瀬戸 里織(せとさおり) 氏
1994年から約20年間において、多くの企業・自治体様向けにExcel、WordなどのOffice系や、業務システムの研修を実施。
基本操作から、業務に即活用できる実績的な操作方法まで広い範囲で、研修カリキュラムを企画。また、その経験を活かし、多くの研修講師を養成した経験あり。
本コラムでは、長年の研修経験やお客様よりいただいたご質問などを基に内容を構成してご紹介しています。
瀬戸 里織 氏コラム一覧
おすすめコンテンツ
-
WEBでのお問い合わせはこちら入力フォーム
当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。
-
お電話でのお問い合わせ
富士通Japan
お客様総合センター0120-835-554受付時間:平日9時~17時30分(土曜・日曜・祝日・当社指定の休業日を除く)