Microsoft Officeで仕事力アップ【Excelで仕事力アップ】 入力規則やシート保護の設定。他の人が使いやすい業務フォーマットを作成！

WordやExcelを使って、社内の申請書などの業務フォーマットを作成することはありませんか？
フォーマットは、効率良く入力できたり、入力ミスを防げたりするよう工夫すると使いやすいです。
今回はExcelを使って、業務フォーマットを作るときに便利な機能をご紹介します。

入力データをリストから選択

例題の注文書フォーマットで、商品型番を入力するときにリストから選択できるようにしましょう。
あらかじめ空いているセル範囲に、リストに表示したい内容を入力しておきます。

注文書フォーマットの商品型番を入力するセルを選択し、《データ》タブ→《データツール》の《データの入力規則》ボタンをクリックします。

《データの入力規則》ダイアログボックスが表示されます。
《設定》タブ→《入力値の種類》の下向き三角のボタンをクリックし、《リスト》をクリックします。
《ドロップダウンリストから選択する》をオンにして、《元の値》ボックスをクリックし、商品型番が入力されている範囲を選択して《OK》ボタンをクリックします。

これで入力規則が設定されました。
商品型番を入力するセルをクリックすると、右側に下向き三角のボタンが表示されます。
下向き三角のボタンをクリックすると、リストが表示され、商品型番を選択して入力できるようになりました。

コメントの挿入

業務フォーマットに、入力上の補足事項や注意事項をコメントとして挿入することができます。
コメントを追加するセルをクリックし、《校閲》タブ→《コメント》グループの《コメントの挿入》ボタンをクリックします。

コメントを入力するふきだしが表示されます。
1行目にはユーザー名が表示されていますので2行目からコメントを入力します。

コメント以外の場所をクリックすると、入力が確定し、セルの右上に三角のコメントマークが表示されます。

セルをポイントするとコメントが表示されます。
入力時にコメントが表示されるので、他の人が使いやすくなります。

シートの保護

業務フォーマットを使っているときに、入力する場所を間違えて項目名などを消してしまったり、書き換えてしまったりしたことはないでしょうか？
シートを保護する機能を使って、必要な部分だけ編集するように設定できます。
注文書の中で、入力する必要があるセルは編集可能にし、項目名や支払総額など入力する必要がないセルは編集不可にしましょう。

部分的に編集可能なシートにするには、まず入力する必要があるセルのロックを解除し、次にシート保護を設定します。
入力する必要があるセルをすべて範囲選択します。
複数の範囲を選択するには、1つ目の範囲を選択したあとに、2つ目以降の範囲はCtrlキーを押しながらドラッグして選択します。
《ホーム》タブ→《セル》グループの《書式》をクリックします。
《セルのロック》の左側の鍵のマークに緑色の枠が付いています。こちらがロックされている状態です。
《セルのロック》をクリックします。
選択したセルのロックが解除されます。

《ホーム》タブ→《セル》グループの《書式》をクリックし、《シートの保護》をクリックします。

ロックを解除していないセルに任意のデータを入力すると、メッセージが表示されます。

このように業務フォーマットを作成するときには、Excelの機能を使うと、より使いやすいフォーマットにすることができます。ぜひ試してみてください。

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