Microsoft Officeで仕事力アップ【PowerPointで仕事力アップ】 他のプレゼンデータやWordの文書、Excelの表を取り込んで再利用。スライド作成時間を大幅カット！

PowerPointでプレゼンテーションを作成するとき、すべて一から作成するのではなく、Word文書やExcelの表、他のプレゼンテーションの資料などを再利用して作成できれば便利です。
しかし、たとえばWordから文書を取り込むときにスライドの書式が違ってしまうなど、うまくいかなかったことはありませんか？
今回は既存の資料をうまく取り込んで効率よくプレゼンテーションを作成する方法をご紹介します。

Word文書の挿入

次の例のようなWord文書をプレゼンテーションに追加しましょう。
Wordの文書には、あらかじめスライドのタイトルにしたい段落に「見出し1」、箇条書きテキストにしたい段落に「見出し2」から「見出し9」のスタイルを設定しておきます。

スライドを追加する一つ前のスライドを選択します。
次の例ではスライド4の後に新規でスライドが追加されます。
《ホーム》タブ→《スライド》グループの《新しいスライド》ボタンの《新しいスライド▼》をクリックし、一覧から《アウトラインからスライド》をクリックします。

《アウトラインの挿入》ダイアログボックスが表示されます。
Word文書が保存されている場所を選択し、挿入したいWord文書を選択して《挿入》ボタンをクリックします。
スライド4の後ろに、スライドが追加され、各スライドにWord文書の内容が表示されます。

スライドのリセット

Word文書から作成したスライドを見ると、フォントの種類やプレースホルダーの位置がもともとあった他のスライドとそろっていないことがあります。例えばもともとのスライドのフォントはゴシック体なのにWord文書から作成したスライドのフォントは明朝体になっていたりなどします。このようなときにはスライドのリセットを行います。
スライドのリセットを行い、スライドの書式を統一しましょう。

Word文書から作成したスライドを選択します。
複数のスライドをまとめて選択するときには、選択したい先頭のスライドをクリックし、Shiftキーを押しながら最後のスライドをクリックします。
《ホーム》タブ→《スライド》グループの《リセット》ボタンをクリックします。

スライドがリセットされ、スライド内の書式が統一されました。

Excelの表の貼り付け

Excelの表をスライドに貼り付けましょう。今回はスライドに貼り付けるときに、元のExcelで設定した書式を削除し、貼り付け先のプレゼンテーションのスタイルで貼り付けます。

貼り付けたい表が保存されているブックを開きます。
表を範囲選択し、《ホーム》タブ→《クリップボード》グループの《コピー》ボタンをクリックします。

PowerPointに切り替えて、表を貼り付けたいスライドを選択します。
スライドのレイアウトをタイトルのみに変更しましょう。
《ホーム》タブ→《スライド》グループの《スライドのレイアウト》ボタンをクリックし、一覧から《タイトルのみ》をクリックします。

Excelの表を貼り付けます。
《ホーム》タブ→《クリップボード》グループの《貼り付け》ボタンの《貼り付け▼》をクリックし、一覧から《貼り付け先のスタイルを使用》をクリックします。

表が貼り付けられます。表のサイズと表示位置を調整します。

表の書式設定

Excelで作成した表を貼り付けた後は、PowerPointの表として扱うことができ、書式を変更できます。
表の書式を変更して見栄えをよくしましょう。

貼り付けた表を選択し、《ホーム》タブ→《フォント》グループの《フォントサイズ》ボタンの横の▼をクリックし、フォントサイズを選択します。

フォントサイズが変更されます。
《表ツール》の《デザイン》タブ→《表のスタイル》グループの《その他》ボタンをクリックします。

一覧からテーマを選択します。表にスタイルが設定されます。
タイトル行を強調しましょう。
表の1行目を選択し、《表ツール》の《デザイン》タブ→《表スタイルのオプション》グループの《タイトル行》をオンにします。
表の一行目に書式が設定されました。

スライドの再利用

PowerPointでは、他のプレゼンテーションのスライドを、作成中のプレゼンテーションに取り込んで再利用できます。たとえば、複数の人で分担してプレゼンテーションを作成し、最後に1つのプレゼンテーションにまとめたいときなどに便利です。

スライドを追加する一つ前のスライドを選択します。
次の例ではスライド7の後にスライドが追加されます。
《ホーム》タブ→《スライド》グループの《新しいスライド》ボタンの《新しいスライド▼》をクリックし、一覧から《スライドの再利用》をクリックします。

《スライドの再利用》作業ウィンドウが表示されます。
《参照》ボタンをクリックし、《ファイルの参照》をクリックします。
《参照》ダイアログボックスが表示されます。
取り込みたいスライドが保存されているプレゼンテーションのファイルを選択し、《開く》をクリックします。

《スライドの再利用》作業ウィンドウにスライドの一覧が表示されますので、再利用したいスライドをクリックします。

選択したスライドが追加されました。書式も追加したプレゼンテーションに合わせて設定されています。作業ウィンドウを閉じます。

いかがでしたでしょうか？このように、さまざまなデータをPowerPointに取り込み、効率よく加工して、ぜひ再利用してみてください。

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