2016年04月08日更新

企業力アップのためのお役立ち第05回ビジネスコミュニケーション能力向上のために身に着けたい3つのテクニック

酒井麻里子氏

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職場での円滑なコミュニケーションは、仕事をスムーズに進めるためには欠かせないものですが、なかなか思うようにいかないことも多く、苦手意識を抱いている方もいるかもしれません。

いくつかの基本的なコツを押さえれば、コミュニケーションが苦手な人でも、スムーズな会話や関係づくりが可能になります。職場で役立つビジネスコミュニケーションのポイントをご紹介します。

その1：まずは相手の話をしっかり聴く

話を聴くことはコミュニケーションの基本。まずはしっかり相手の話を聴くことがコミュニケーションのスタートとなります。とはいえ、部下に相談を持ちかけられたけれど、忙しくて話をゆっくり聴いている余裕がない……といった状況もよくあるもの。

そのようなときに、話を十分に聴かずに途中でさえぎってしまったり、「要するに、こういうことが言いたいんでしょ？」と、話の要点を一方的にまとめて結論を出そうとしたりすると、相手は拒絶されたように感じるかもしれません。「なぜ、今は話を聴けないのか」「いつなら対応できるのか」を伝えることが大切です。

その2：「雑談」も大切

ビジネスコミュニケーションでは雑談も大切です。仕事に追われて必要最低限のことしか話さない関係になると、業務上のやりとりがスムーズに進まなくなるなどの影響が出る可能性もあります。日ごろから雑談でコミュニケーションをとり、お互いのことを知っておくことが大切です。

しかし、「雑談が苦手」という人も結構多いもの。何を話したらいいか分からない場合は、まず、雑談の定番となっている天気の話やニュース、相手の持ち物やファッションなどの話からはじめるといいでしょう。

また、人から何かを質問されても、答えるとそこで会話が止まってしまうという場合は、「○○さんはどうですか？」と、相手から聞かれた質問をそのまま返すだけでも違うでしょう。相手が自分の話をはじめたら、それに対して相づちを打ったり適度に質問をはさんだりすれば、会話が続きます。

さらに、相手との会話の中に出てきたおすすめの店に実際に行ったり、相手の趣味について少し調べて質問をしたりといった方法で話題を広げることもできます。これは、相手にとっても「自分の話したことに興味を持ってくれている」ということが伝わり好印象です。

その3：相づちで会話をリードする

会話をスムーズに進めるためには、適切なタイミングでの相づちも重要です。しかし、ただ打てばいいというわけではありません。例えば、何を言われてもひたすら「なるほど」と返しているだけでは、相手は「本当はちゃんと話を聞いていないのでは？」と不安になるかもしれません。

機械的に同じ言葉を繰り返すのではなく、相手の話の内容に合わせて、話を先に進めやすくなるような言葉をはさむことが大切なのです。「なるほど」の代わりに「どうしてですか？」「それから、どうなったんですか？」などの言葉をはさめば、相手は話を続けやすくなるでしょう。「会話に参加していますよ」と相手に伝わるようにすることが大切です。

ポイントを押さえて円滑なコミュニケーションを

コミュニケーションは相手があることだけに、「思ったようにいかない」「話がなかなかかみ合わない」など困難に感じることも多いもの。今回ご紹介したテクニックはコミュニケーションの基本ですが、それだけにおろそかになりがちな部分でもあります。

これらをきちんと実践するように心がけるだけでも、職場での関係づくりは変化してくるはずです。ビジネスコミュニケーションが円滑になれば、それが業務効率の向上などにもつながっていくかもしれません。

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著者プロフィール

酒井麻里子氏

IT系コンテンツを多数手がけるライター。著書に『これからはじめるスマホユーザーのためのLINE Facebook&Twitter安心・かんたんスタートブック』（秀和システム）など。
初心者ユーザーに向けたスマホやPCソフトの使い方から業界最新ニュース、Webマーケティングまで、ITに関することを幅広く扱っています。

酒井麻里子氏