日新興業株式会社 様

労務管理システムをオールクラウド化し、勤怠管理と人事給与関連業務を50%効率化

化学薬品、樹脂原料や食品原料などの専門商社として1946年に創業した日新興業株式会社様(以下、同社)。同社では、勤怠管理や給与明細の配布などの業務効率化を目的に、労務管理システムをクラウドで導入。勤怠管理と人事給与のシステム連携により、勤怠集計から給与の計算などの労務管理業務を約50%効率化しました。同社の取り組みを紹介します。

課題
効果
課題従業員の勤怠情報の把握・集計、給与計算など、一連の労務管理業務に時間と手間がかかっていた
効果勤怠情報から給与を自動計算できるようになり、勤怠集計、給与計算、給与の通知にかかる業務を50%効率化
課題働き方改革など世の中の動きや、各事業部の業務に応じた働き方に柔軟に対応できる労務管理システムが必要だった
効果勤怠管理と給与計算のシステム連携で、多様な勤怠状況をリアルタイムに把握、従業員が柔軟に働ける環境を整備
課題重要な人事情報を社内で保管していたため、災害時などのデータ消失などが懸念された
効果クラウド上に重要な情報を保管することでBCP(事業継続計画)を強化し、システムの信頼性を向上

導入の背景

労務管理に関する業務の効率化と従業員の多様な働き方への対応が課題に

同社は化学薬品や樹脂原料の専門商社として、創業以来70年以上、製紙や石油化学など基幹産業を支えてきました。製紙業に不可欠の苛性ソーダでは、国内トップクラスの販売量を誇ります。同社 執行役員 管理本部長 小野口 正氏は、「化学薬品や樹脂原料などの一次代理店として、商材と商材に関する新しい情報をメーカーから直接入手し、お客様に提供しています」と特徴を紹介します。

同社では、商材の種類や海外取引が増える中、従業員の多様な働き方への対応が求められていました。同社 総務部総務課 課長代理 近藤 裕昌氏は、「事業部ごとに商材や業務が異なり、早朝に業務が集中したり、海外取引が多いと時差で業務時間が不規則になることもありました」と説明します。様々な勤怠状況を把握し、給与計算を効率化するために以前から勤怠管理、人事、給与のシステムを活用していましたが、システム間の連携がなく、二重管理や、勤怠情報から給与を自動計算できないといった課題がありました。また、従業員からの残業状況や有給休暇の照会への対応や給与明細書の配布など、「労務管理業務の『手作業』を減らし、負担を軽減したいと感じていました」(近藤氏)。

あわせて、働き方改革を進める中で、育児や介護などによる短時間勤務の要望も増えていました。近藤氏は、「従業員の勤務形態や労働時間の正確な把握から給与計算まで、労務管理業務の効率化のため、システム刷新を検討しました」と振り返ります。

日新興業株式会社
執行役員 管理本部長
小野口 正 氏
日新興業株式会社
総務部 総務課 課長代理
近藤 裕昌 氏
日新興業株式会社
総務部 総務課
萩原 枝里子 氏

導入の経緯

システム導入時、導入後の「手厚いフォロー」と「寄り添ってくれる安心感」で、システム刷新に対する不安を解消

同社は勤怠管理、給与計算、給与明細管理、人事管理システムの刷新を検討しました。複数のシステム開発会社から提案を受ける中で、富士通マーケティングが提案した、統合基幹業務アプリケーション「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA きらら 人事給与」をベースに、勤怠管理システム「ADVANCE勤怠クラウド」とWeb給与明細「i-Compass」を組み合わせたシステムを選定しました。

システム選定時、同社は、人事や給与など重要な情報を扱うシステムであることから、BCP(事業継続計画)も重視。「オンプレミスかクラウドでの導入かに悩みました」(近藤氏)。その際、「富士通マーケティングは『クラウドありき』ではなく、オンプレミスのメリットもデメリットも説明し、当社に最適な方法を幅広い選択肢の中から提案してくれました。それをもとに、従来、社内でバックアップしていたデータを、本稼働以降は、クラウド上で保管し、サーバの運用・保守の業務負荷を軽減するという提案を採用しました」(近藤氏)。

また、近藤氏は、「システムは導入して終わりではなく、使い続けることが大切」という視点も重視したといいます。「当社に寄り添った提案をしてくれた富士通マーケティングなら、導入後も安心して任せられると感じました」と選定理由を説明します。

一方、同社 総務部総務課 萩原 枝里子氏は「導入時に『手厚いフォロー』が感じられました」と振り返ります。「長年、使い続けてきたシステムを『自分の代』で刷新することに不安がありました。富士通マーケティングは稼働前に3カ月間、実際の業務フローと照らし合わせての使い方の説明や疑問点の解消など、新システムへの移行をフォローしてくれました。サポートセンターに問い合わせると、すぐに折り返しの電話がきて、早々に問題を解決でき、年末調整などの、繁忙期でもあったのでスピーディーな対応は、とても助かりました」(萩原氏)。

導入の効果

システム連携で労務管理を効率化
勤怠管理に対する社員の意識向上も

今回のシステム刷新で、同社では様々な効果を実感しています。まず、勤怠管理システムと人事給与システムが連携し、勤怠集計、給与計算に要する時間が大幅に短縮されました。以前の勤怠管理システムでは、有給や残業時間などの集計で「業務の3分の1程度は手入力が必要でした。それが自動化され、勤怠集計に要する時間を3日から1日に短縮できました」(萩原氏)。また、従来、給与明細を各従業員に配布していましたが、Web明細になったことで、給与データを伝票に打ち出す時間もかからず、各営業所へ明細を発送する手間も削減できました。

萩原氏は、こうした効果を合わせると、「勤怠集計から給与計算、従業員への通知までに2週間程度かかっていたのが、1週間程度に短縮できました。業務を大幅に効率化できました」と効果を説明します。

勤怠管理に関する社員の意識も変わってきたようです。近藤氏は、「働き方改革を推進するシステム基盤を構築できた」(近藤氏)と効果を示します。以前のシステムでは、従業員が自分の勤怠状況や有給残数などを確認する画面がわかりにくく、「あまり利用されていなかった」(近藤氏)といいます。新しいシステムでは、カレンダー形式で確認でき、勤務時間の申請漏れや打刻漏れが一目でわかり、有給残数も把握できます。近藤氏は、「働き方改革を推進するには、従業員自身が自分の働き方を見直すことも大切です。従業員にも使いやすいシステムとなったことで、一人ひとりが働き方を見直すきっかけにもなると感じています」と期待を語ります。

今後の展望

フレックスタイムやテレワークなど
さらに多様な働き方に対応できるシステムに

システム刷新による労務管理業務の効率化を実現した同社ですが、すでに、次なるシステム活用を視野に入れています。それは、業務の効率化によって生み出された時間の有効活用です。「従業員一人ひとりの勤怠情報の分析など、本来、やりたかったが時間がなく、手をつけていなかった業務に注力していきます」(近藤氏)。そして、「将来的には、フレックスタイムや時短勤務はもちろん、テレワークなども視野に、従業員のさらに多様で柔軟な働き方を可能にする仕組み作りに繋げていきたい」(近藤氏)との展望を示しました。

また、同社では今回システムを刷新したことで、社員が取引先に応じた働き方ができるようになることにも期待しています。小野口氏は、「今回、導入したシステムはほぼ完成に近いかもしれません。今後、このシステムをどう活用していけば、従業員がより気持ちよく働けて、しかも、お客様のためになるのか。そんな働き方を実現するためにICTをどう活用すれば良いのか、富士通マーケティングには、そういった視点で今後も提案をしていただきたい」と語ります。今後のシステム活用に期待が膨らみます。

担当営業の声

このたびは、労務管理業務の全体最適を見据えた提案を高く評価いただきました。働き方改革にも柔軟に対応できる環境を構築することができ、光栄に思います。
今後も、事業成長に向けたご支援を続けさせていただきます。

株式会社富士通マーケティング
流通営業本部 流通統括営業部
商社営業部 藤原 宗太

担当SEの声

このたびは、業務アプリケーション「GLOVIA きらら」を中心としたシステム再構築により大きな効果があったとのお言葉を賜り、大変嬉しく思います。
導入期間中はご多忙にもかかわらず、多大なるご配慮を賜りました。厚く御礼申し上げます。 今後も末永く「GLOVIA きらら」をご活用いただけますよう、引き続きご支援させていただきます。

株式会社富士通マーケティング
ソリューション事業本部 クラウドサービス事業部
アプリケーションサービス部 新井 啓一

日新興業株式会社 様

所在地 東京都千代田区神田須田町1-26-5
代表者 福田 俊明
設立 1946年7月3日
職員数 79名/グループ全体 118名(2019年4月1日現在)
事業内容 ・苛性ソーダ、無機工業薬品、有機工業薬品、天然薬品、医薬品、活性剤、洗剤、農薬
・合成樹脂原料、成型品、加工機械
・食品原材料
・充填物、配管材料、薬品貯槽、廃水処理設備、公害防止関連装置
・建築資材、建築、プラント工事請負
・一般雑貨、家庭日用雑貨
・重油その他石油類
上記製品の販売ならびに輸出入
ホームページ http://www.nisshin-kk.co.jp新しいウィンドウで表示

[2019年8月掲載]

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