株式会社樋口商会 様

会計・販売・貿易システムの連携で業務を約50%効率化、事業拡大に向けたICT基盤をより強固に

医薬品添加剤や化粧品原料、石油化学品、食品素材、産業用光源などを扱う専門商社の株式会社 樋口商会様(以下、同社)。「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ 会計/販売/貿易」の導入で、商材ごとの業務ノウハウをシステムに取り込み、業務の属人化解消とシステム連携と統合で業務を約50%効率化しました。同社の取り組みを紹介します。

課題
効果
課題社内のエキスパートが持っていた、業務ノウハウを、「会社の資産」として継承する必要があった
効果フィットアンドギャップで業務プロセス全体を見える化し、業務ノウハウをシステム化
課題財務部門の支払い処理において、原価や数量といったデータの再入力が必要になるなどの業務負荷が発生していた
効果会計・販売・貿易システムの連携と統合で、会計処理にかかる財務部門の業務負荷を約40%軽減
課題扱う商材ごとに業務プロセスが異なり、業務が属人化していた
効果業務プロセスの標準化とシステム連携で、担当者の業務処理量が約30%増加

導入の背景

個人の業務ノウハウをシステムに取り込み、誰でも活用できる環境を目指す

1927年創業の同社は、石油や原油の取り扱いから事業をスタートしました。現在は医薬品、化粧品、石油化学品、食品、産業用光源の5つの事業分野で、医薬品添加剤や化粧品原料、食品素材などの事業を展開。同社 常務取締役 コーポレート本部長 唐川 新輔氏は「各事業部が専門商社的な機能を持っています。お客様が求める品質を、最適な価格でタイムリーに提供する『ジャストクオリティ・ジャストプライス・ジャストイン』が当社の強みです」と説明します。

ただ、その強みを活かすには、いくつかの課題がありました。その一つが、業務の属人化です。多様な商材を取り扱う同社では、部門や商材ごとに独自の業務プロセスとノウハウがありました。「例えば、在庫管理では数量とロット番号による管理だけでは不十分で、担当者には相応のノウハウが必要でした」(唐川氏)。

具体的には、熟練した担当者が、補助簿を活用してデータを管理していたため、業務が属人化する傾向があったのです。「熟練担当者のノウハウは、いわば当社の強みです。その強みをどう次世代へ受け継ぎ、会社全体の資産とするか。例えば、最適な輸送手段の選択や手配といった業務ノウハウをシステムに取り込み、会社の資産として継承する仕組みが必要でした」(唐川氏)。また、システムにおける課題もありました。従来から、事業部門と財務部門のシステムは連携していましたが、事業部門は補助的なデータを表計算ソフトに入力して財務部門に渡し、財務部門はその数字をシステム再入力する作業が必要でした。

      

さらに同社はグローバルに事業を展開しているため「ロサンゼルスや中国など世界各地から、社員が社内システムにアクセスしてくるような状況です」(唐川氏)。そのため、社内システムには、24時間365日の安定稼働も求められていたのです。ノウハウの継承や業務効率向上、24時間365日の安定稼働という条件をクリアするシステムをどう構築するか。唐川氏は「システムのカスタマイズは不可欠だと考えていました」と振り返ります。「カスタマイズで業務ノウハウをシステムに取り込むことで標準化できるところは標準化し、システム外での管理を最小化することを目指してシステム刷新を決断しました」(唐川氏)。

株式会社樋口商会
常務取締役 コーポレート本部長
唐川 新輔 氏

導入の経緯

フィットアンドギャップで業務を見える化し、業務ノウハウをシステムで一元管理

同社では、システム導入にあたって、販売されているほとんどのERPパッケージを比較・検討。結果、富士通マーケティングの統合業務ソリューション「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ 会計/販売/貿易」(以下、GLOVIA iZ)を選定しました。その理由について、唐川氏は、「多くのシステム開発会社の提案は、『業務を標準化してシステムに合わせる』ものでした。それでは当社の強みが失われてしまいます。我々が希望するシステム要件に対応できると言ったのは、富士通マーケティングだけでした」と説明します。

実際の導入にあたっては、業務ノウハウをシステムに取り込むために、業務プロセス全体を見直し、システムとのフィットアンドギャップを実施。具体的には、最初に仕様要求書を作り込むのではなく、まずは見積もり機能、次は発注機能とプロセスごとに業務を分析し、担当者も参加しながら仕様を詰めていく方法です。これにより「担当者が直接自分の声を届けながら、富士通マーケティングと一緒に作り上げることができました」(唐川氏)。さらに、ステップ・バイ・ステップで進めていく過程で担当者が業務フローを再確認し、自社のストロングポイントをより明確にできました」(唐川氏)。

また、同社の取り扱っている商材は、医薬品や食品の製造に必要不可欠な材料です。災害などで供給が止ってしまうと社会的にも大きな影響が考えられます。同社では、BCP(事業継続計画)を考慮してクラウドシステムを選定しました。

導入の効果

システムの連携と統合で一連の業務が約50%効率化

同社ではシステム刷新により、様々な効果を実感しています。唐川氏は、まず「商材や業務ごとの独自のノウハウをシステムに取り込んだことで、属人化が解消されました」と効果を示します。属人化が解消されたことで、その部門や商材を扱う経験が浅い社員でもシステムを活用して効率的に業務ができるようになりました。

さらに、唐川氏は「支払い業務が効率化された」と説明します。事業部門と財務部門それぞれがシステムで管理していたデータベースを「GLOVIA iZ」の共通基盤の一つ、統合データベースで一元管理したことで、事業部門が入力したデータを財務部門が再度入力する必要がなくなりました。「これによって、財務部門の会計処理にかかる業務負荷を約40%軽減できました」(唐川氏)。あわせて、システムのレスポンスの向上と標準化された業務のスピードアップにより、「既存の人員での業務処理量が約30%は増えたと感じています」(唐川氏)。

また、部門ごとに異なっていた業務プロセスを情報システム部門で把握・確認できたことで、イレギュラーな業務でも、システムで適正に処理する方法をアドバイスするヘルプデスク的な役割を情報システム部門で提供できるようになりました。こうした点も踏まえ、唐川氏は「見積もり、受注、販売、請求、会計処理といった当社の業務全体を考えると、約50%の業務が効率化されたと感じています」と効果を示します。

     

一方、財務部門の責任者でもある唐川氏は「経費精算などコストの把握にかかる時間の短縮という効果も大きい」と話します。従来のシステムでは担当者が出力した財務データを集計していましたが、「GLOVIA iZ」では「システムで経営指標を素早く把握できるようになりました」(唐川氏)。

今後の展望

働き方改革を実現するICT基盤としても活用

同社は今後、他社との協業や共創までを想定した事業拡大にも積極的に取り組んでいく予定です。そのために必要なのが、強固なICT基盤だと言います。「シナジー効果を期待して事業や商材を拡大していくには、柔軟性や拡張性のあるシステムである必要があります。「GLOVIA iZ」には、すでにその機能が実装されています。当社の事業展開の基盤になることを期待しています」(唐川氏)。

また、唐川氏は、システム刷新をきっかけに、「働き方改革に向けたICT基盤としても活用していきたい」と考えています。「今後は、社員が自宅からでも仕事ができるような仕組みが求められるでしょう。その環境整備にも今回のシステムを有効に活用していきます」(唐川氏)。 今回、同社では会計・販売・貿易システムの連携と属人化の解消で業務の効率化を実現し、事業拡大や新規商材の開拓に注力できる余力を生み出すことができました。それにより「ジャストクオリティ・ジャストプライス・ジャストインという当社の強みをより強くできました」(唐川氏)。同社におけるICTの役割はさらに高まっていくようです。

担当営業の声

このたびは、新基幹システム検討に際しまして、当社提案を採用いただき、誠にありがとうございます。貴社の品質管理の強化や業務効率化に向けた取り組みを、システム面からサポートできることを大変嬉しく存じます。今後も貴社発展を支援するパートナーとして、幅広くご提案・サポートさせていただきます。

株式会社富士通マーケティング
東京ソリューション営業本部
GLOVIA ERPソリューション
第一営業部
磯野 豊蔵

株式会社富士通マーケティング
流通営業本部
商社営業部
楠原 寛美

株式会社樋口商会 様

所在地 東京都港区港南2-16-2 太陽生命品川ビル10階
代表者 代表取締役会長 大浜 保徳
代表取締役社長 大浜 亘
設立 1927年1月
資本金 7,500万円
事業内容 医薬品添加剤、潤滑油添加剤、石油化学工業製品、生化学製品、化粧品原料、食品素材・食品添加物、製剤機械・機器、製剤及び化粧品分析・試験機器等の国内販売、輸出入並びに各種サービス事業ハロゲンランプ製造及び各種ランプ輸出入販売
ホームページ https://www.higuchi-inc.co.jp/新しいウィンドウで表示

[2019年9月掲載]

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