Withコロナ時代の働き方改革 第2弾
加速する行政のデジタル化！人事総務業務は電子申請で変わる！

富士通Japan株式会社 宇田より、現在の市場動向をもとに、Withコロナ時代における働き方の意識変化と見えてきた課題について説明しました。

2020年、新型コロナウイルスによって、我々の働き方はもとより、生き方、価値観など大きく変わりました。調査では新型コロナウイルスを契機に約90%の企業がテレワークを導入、もしくはその対象者を拡大したという結果が出ています。

その一方で、テレワーク環境が整ったとしても、出社せざるを得ない状況が続いています。「テレワーク移行に伴い発生した業務遂行上の課題の中で、現在まで未解決の課題は何か」という質問に対し、約70%の企業が「ペーパーレスの決裁・手続」と回答しています。

人事総務部門の取り巻く環境として、「行政機関への申請手続き」「年末調整や勤怠など社内申請」「給与明細の発行」といった業務があります。それらは紙であるが故に手書き、印刷・封緘のほか、「紙が届く、紙を送る、チェックする」、さらに“マイナンバー”がセンシティブな情報のため、出社し・行政機関へ出向く必要がある、というのが実態です。

2020年9月に新政権になりました。その「骨太の方針」で「書面・押印・対面」を原則不要にするという目標が掲げられました。内閣府の調査によると押印が必要な行政手続きは約1万1千種類あり、一気に進むのか今後も注目すべき話題になると思います。

また、2020年4月より資本金1億円以上の企業などに対し、電子申告・電子申請の義務化されました。
その利用状況というと、e-Taxのほうは87.1％とかなり浸透していますが、e-Govに関しては約22％と進んでいません。
理由として、使い勝手が悪い、導入までのハードルが高いためです。

つづいて、株式会社エフアンドエム　オフィスステーション事業本部　副本部長　佐々木宗一郎氏が登壇し、社会保険・労働保険の電子申請ついて説明しました。

コロナ対応、テレワーク対応が注目されていますが、法律が改定し、残業時間の上限規制や同一労働同一賃金の実現について、まずは大企業からですが段階的に導入されることとなります。あるアプリでは近くを通っただけでブラック企業がここにあると知らせるようなものもあります。

SNSが浸透した今日では、罰則の有無に関わらず、ふとした落ち度で「ブラック企業」にならないよう、注意していくことが必要です。

行政手続きの電子化については、テレワークが一気に進んだことで注目されましたが、元々数年前から取り組まれていました。
なぜ電子化が始まったかというと、日本は高齢化が進み、加えて生産性年齢人口も少なくなっているのに、生産性が主要先進7ヵ国の中でも最下位だからです。

アメリカと業種別生産性を比較したところ、事務従事者の生産性が低いとされています。原因として、企業は営業向けシステムを積極的に導入していますが、事務従事者向けシステム導入は遅れています。そのため、生産性が低くなっています。

「ハイテク日本はFAXがフル回転」「アメリカではFAXは骨董品としてスミソニアン博物館に展示されることが決まった」とニューヨークタイムズに記事が掲載されました。それぐらいアメリカに比べ日本の事務従事者向けシステムの導入がされていないという例です。

日本がこれから目指す国として「エストニア」があります。なじみがない国かもしれませんが「skype」の発祥の国です。旧ソ連時代からITに強く1991年、ソ連崩壊の過程で独立を回復した現在では、個人番号カードにより様々な情報をWeb上から取得、申請できる「国土をクラウド化した国」と言われています。

日本でも「マイナンバーカード」を使用しコンビニで証明書の取得ができるなど電子化をすすめており、今年からは年末調整を「マイナポータル」を活用していくなど国主導で電子化が促進されていきます。

社会保険に関する手続きは、内閣府 規制改革推進会議にて「改革が必要な重要分野」とされており、力を入れられていきます。

「オフィスステーション」はe-Gov外部連携APIに対応しているため、面倒なPC設定は不要です。電子証明書の取得だけで、すぐに社会保険・労働保険の電子申請を始めることが可能です。

また、「GLOVIA iZ 人事給与」とCSVデータ連携が可能なため、従業員・給与情報を連携することができ、抜け漏れなどがなく電子申請まで行うことができます。
電子申請前に確認として、見慣れた申請書になったものを確認・印刷することも可能です。

コロナ禍において、人事労務管理の課題が多く発生しています。弊社でもテレワーク勤務を前提とし、出社する場合は時差通勤などを利用し、出社率25％も制限することで密にならないようにしています。他社でも同様な動きがあり、出社を予約制にする企業もあります。

通勤形態や通勤事情が変わることで、通勤定期券の廃止や在宅勤務手当など新規手当の支給を検討する必要があります。
このほか、評価制度の見直しや、働きすぎることへの注意、インターバル勤務体制など様々な変化に対する取り組みがあります。

人事総務部門においては、諸届の種類が多く、年末調整のような制度対応が必要な申請書類があり、チェックも大変です。そのためハンコ文化からなかなか抜け出せずにいます。

富士通グループでは約20年前から、人事諸届（家族異動、住所変更など）は紙運用から電子化へシフトし始めました。
従来型の運用では、社員が起票した紙伝票を上司が押印し、人事部へ回覧していましたが、新形態の運用では上司承認を省略しました。
人事諸届については、上司を経由せずとも手続きは完了できるためです。
この場合、上司は部下が引っ越した、家族が増えたなどの人事諸届の情報が届きませんが、こまめにコミュニケーションを取り、部下との情報共有を行っています。

出張旅費や経費精算などは、上司責任で精査を行うようにし、でも上司の承認を必須としています。
申請伝票ごとの内容に合わせて、承認ルートの見直しを行うことで、業務の効率化も可能となります。