Withコロナ時代の働き方改革
人事業務の電子化～年末調整申請Web化のノウハウ～

富士通Japanの宇田より、現在の市場動向をもとに、Withコロナ時代における働き方の意識変化と見えてきた課題について説明しました。

市場動向として、緊急措置として実施したIT施策の上位は、従業員の働き方とコミュニケーションに関する「テレワーク制度の導入」「リモートアクセス環境の新規・追加導入」「コミュニケーション・ツールの新規導入」でした。

しかし、紙・ ハンコ を必要とする業務が意外とあるという問題があり、出社せざるを得ないことも多いようです。

そのため、今後の実施予定が多い施策は、「ＰＣ、モバイルデバイスの追加購入・追加支援」「ネットワーク・インフラの増加」と共に、「社外取引文書（契約書など）の電子化対象拡大」「社内文書（申請書など）の電子化対応の拡大」など文書の電子化対応の拡大に関心がよせられています。

人事総務部門は多くのビジネス文書を抱えています。税務申告、社会保険関係など種類が多く、制度に沿った対応を求められるため、そのチェック業務が多く、膨大な工数が発生し、ミスも注意しなければなりません。

契約書や請求書といった電子化は取引先との協力なしで進めづらいと感じられているのではないでしょうか。
まずは、人事総務部門が抱える社内文書の電子化を進めることで、その業務範囲の拡大や工数の削減を推進できると考えます。

具体的には、通年業務（家族が増えた、住所が変更した等）の人事諸届関係のワークフロー化や、採用に関する手続き業務、採用試験の取り組みなどがある中、今秋から始めなければならない「年末調整」の電子化ニーズが高まっています。

令和2年の税制改正の中で年末調整に関係するのは、「給与所得控除の見直し（一律10万円引き下げ）」、「扶養親族等の合計所得金額要件の見直し（合計所得金額要件が10万円引き下げ）」、「寡夫控除と特別の寡婦控除の廃止とひとり親控除の創設」、「基礎控除の見直し」、「所得金額調整控除の創設」です。
注意するべきポイントが4つあります。

大幅に法制度が変わるため、人事総務部門では早期に準備が必要となります。

今年、マイナポータルと年末調整控除申告書等作成用ソフトウェアを活用した新しい年末調整の仕組みがスタートします。

しかし、マイナポータルは“控除証明”“住宅ローン年末残高証明書”のデータ受領をするツールであり、会社へ従業員が年末調整データを作成するためには、国税庁から提供される“年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア”が必要となります。

作成したデータを安全に会社へ提出する方法を検討する必要があります。

また、従業員全員がマイナポータルを利用しているとは限らず、社内では“紙”と“Web”の提出が混在する可能性が高くなります。会社として令和2年の年末調整を「どのように対応するのか」を決断することが急務です。

国が提供する仕組みを利用する以外に、民間のベンダーが作成したシステムを利用して行う方法もあります。

オフィスステーションは、13問の問いに「Yes」「No」で従業員は回答し、「No」の場合のみ正しい情報を入力する仕様です。会社側は変更があった箇所のみ確認すればよいため、チェック業務が各段に減ります。
また、システムを利用することで年末調整を行う上で必要な、紙の配布、書き方見本を作成するなど準備も軽減されます。

最後に、富士通Japan株式会社　武田より、年末調整Web化ためにも、基幹システムである人事・給与システムの大切さと、その先にある業務のあり方について説明しました。

年末調整の業務の全体像

年末調整の作業は「収集」「内容チェック」「システム登録・計算処理」。

「収集」は年末調整の申請をWeb化することで情報が集まらない問題が大きく解消されます。

しかし、「内容チェック」は元となる人事情報が正確でないと、Web化をしただけでは効果を得にくい問題があります。

「システム登録・計算処理」は従業員が増えた場合でも手間がかからず、処理が増えても性能劣化しないシステム構造が必要です。

人事総務部のWithコロナ時代の働き方改革とは、Web申請、書類の電子化をはじめ、年末調整などの定型業務の効率化して、人事部が本来遂行すべき、人材戦略立案、働き方改革の推進など付加価値業務へのパワーシフトすることです。

しかし、全員がPCを持っていない、社内で理解を得られない、など改革が難しいという悩みをオンラインセミナー参加者から寄せられました。

年末調整のWeb化を人事総務部だけで行い、徐々に社内に広げていくなど、まずは小さく始める例などを説明しました。