請求書の電子化とERPの活用で経営に関する情報をリアルタイムに見える化

請求業務の効率化では、「受け取る側」と「発行する側」とで分けて考える必要があります。「受け取る側」には、大きく3つの課題あります。

1. 仕訳入力作業に手間と時間がかかる
2. 請求書の承認作業に手間と時間がかかり月次が確定しない
3. 紙の請求書を保管するのに手間とコストがかかる

このような課題を解決し請求業務を効率化するには、入力業務をアウトソーシングするか、紙の請求書OCRで読み取り電子化するといった手段が考えられます。また、最初から電子請求書として受け取る、伝票段階からEDIでやりとりするという手段もあります。

一方、「発行する側」の請求業務には、以下のような4つの課題あります。

1. 請求書発行に手間とコストがかかる
2. 請求書を早く受け取りたい得意先への個別対応に手間がかかる
3. 入金消込作業に手間と時間がかかる
4. 控の保管に手間とコストがかかる

「発行する側」の請求業務の効率化でも、「受け取る側」の解決方法と同様の方法が考えられます。ただし、多くの企業にとって、請求業務がルーティンワークであることを考えると、電子請求書でのやり取りに移行することが、請求業務の効率化に適しているといえます。

しかも、請求書を「受け取る側」と「発行する側」の、それぞれの業務を電子化できることが特徴です。請求業務の電子化では、「請求書の発行を電子化する」ことは難しくはありませんが、「取引先から受け取る請求書を電子化する」ことは、相手先の企業に対して電子請求書の作成・発行を依頼しなくてはなりません。つまり、請求業務の電子化に賛同してもらう必要があるのです。そのことが、これまで請求業務の電子化を妨げる要因となっていました。

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、電子請求書の発行だけでなく、これまでは難しいとされていた電子請求書の受取りにも対応しています。具体的には、インフォマートが、これまで企業間の帳票の電子化に取り組んできたノウハウをもとに、請求書を発行する取引先も含めた電子化をサポートします。これにより、請求書を発行する取引先企業の請求書電子化における「高い賛同率」を実現しているのです。

さらに、「BtoBプラットフォーム 請求書」を、富士通Japanの統合業務ソリューション「GLOVIA iZ」シリーズと連携させることで、請求業務の電子化、効率化をさらに一歩進められます。「BtoBプラットフォーム 請求書」を「帳票電子化のハブ」として活用し、「GLOVIA iZ」シリーズと連携させることで、請求書の電子化だけではなく、経費管理の可視化や経費分析の高度化なども実現できるようになるのです。

インフォマート生沼氏に続いて、富士通Japanの稲田が登壇。「経営企画・経理部門が、どのように業務を効率化し、経営に貢献していくか？」と題した講演で、請求業務の効率化の重要性と、経営に関する業務データを一元管理し、経営やマネジメント層に迅速に開示することの大切さを訴えた。

稲田の講演のテーマは大きく3点です。

1. 最新のシステムを活用してみる
2. 電子請求書でどこを自動化すればよいのか
3. 経営層への情報公開をどう高速化するか

Office365やクラウド、RPA、AIなど様々な最新技術が登場しています。IT投資の目的も「業務のやり方を変える」という視点での投資が増加しています。こうした状況の中、「GLOVIA iZ」シリーズを活用することで、オンプレミスとクラウドが混在した環境を最適化することができます。「クラウドの世界と販売管理や基幹システムのような手組みで開発したシステムが混在する世界を一体化」し、利用できるようになるのです。

そこでは、会計情報や財務情報だけではなく、売上情報や他社情報、社員情報など、企業経営、マネジメント層に必要な情報も関連付けて可視化できるようになります。

また、経費申請などは、モバイル端末を使って時間と場所を選ばずシステムを利用できるようにもなり、ワークスタイルを変革し業務を効率化できます。

従来、紙の請求書が取引先から送られてくると、請求の内容を確認し、科目・金額をチェックしてから会計システムへと転記していました。その作業に「もっとも多くの時間と手間がかかっていた」という企業も多いのではないでしょうか。

電子請求書による自動化が実現すると、請求データはcsvファイルなどの電子データとして届きます。それをそのまま取り込んで、経費計上から支払にまわすという流れができるようになります。この流れの間には一切紙が介在せず、全て電子データのままで支払いまで済むようになります。

とはいえ、一部の取引先だけ紙の請求書のままということもあります。その場合は、紙の請求書をOCRで読み込み、RPAを使って「GLOVIA iZ会計」へと自動的に読み込み、電子請求書の流れに組み込むことも可能です。

• 各部門がバラバラの経営数値を見ている
• 経営数値がリアルタイムではなく迅速な判断ができない
• 経営資料作成にコストがかかり過ぎている

このような状態を改善して経営層への情報公開を高速化するためには、「GLOVIA iZ経営」による一つの経営基盤のもとで経営に必要な業務データを一元管理し、可視化することが大切です。

現在、紙で発行されている請求書などの帳票は、今後10年以内、あるいは5年以内で電子化されていくと考えています。そして、請求書の電子化で余裕ができた現場の人的リソースを経営に関する業務データの一元管理と可視化の取り組みへと振り向けることで、リアルタイムな情報公開も可能となります。

そのことは、経営やマネジメント層に対し、経営に関する「情報公開の高速化」につながり、企業の迅速な経営判断を可能とするのです。

※本コラム中に記載の部署名、役職は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。