販売管理システムの機能一覧とシステムの選び方「5つのポイント」

2020年2月28日更新

販売管理システムの主な機能一覧

前回のコラムでは販売管理システムについて、その概要や目的、導入メリットについて解説してきました。それでは販売管理システムは、具体的にどのような機能を持っているのでしょうか。販売管理システムが提供する機能を突き詰めると、販売業務を担う見積もりや受注、出荷、納品、請求、入金といった各プロセスの機能や、マネジメント層が使う統計機能に集約されます。ここでは、プロセス毎の機能について説明していきます。

販売管理システム「見積機能」

顧客マスタや商品マスタを効果的に使いながら、効率よく見積書を作成できる機能です。作成した見積を共有し、検索したり表示したりできます。作成した見積を印刷したり、そのまま電子メールで送信したりできる機能を備えている販売管理システムもあります。

販売管理システム「受注機能」

見積情報と連携しながら、受注情報を修正したり追記したりします。入力の手間を省くために、顧客マスタや商品マスタを呼び出して、検索して表示させることができます。受注した商品が在庫切れの場合や設定した粗利率を下回った受注をする場合に、アラートを出す機能を提供する販売管理システムもあります。

販売管理システム「発注・仕入機能」

必要に応じて仕入先に対し発注情報を入力し出力したりします。仕入れについては、定量発注方式など、ある程度の自動化ができるものもあります。仕入れや発注を正しく管理すれば、売上と紐づけて粗利額を把握することもできます。

販売管理システム「出荷機能」

受注情報に基づき、出荷指示をおこないます。倉庫における作業担当者に対して、ピッキングリストや出荷指示書を出力することもできます。在庫の払い出しや出荷に応じて、ハンディーターミナルなどと連携し、在庫数を自動的に計算できる販売管理システムもあります。

販売管理システム「在庫管理機能」

販売業務に伴う在庫の動きを管理する機能です。製品在庫だけではなく、原材料在庫や仕掛品の在庫の管理もできます。販売管理システムによっては、セット商品の在庫を管理したり、ロットNoと紐づけてトレーサビリティを実現できたりするものもあります。ハンディーターミナルと連携すれば、出荷、倉庫間の在庫移動、棚卸しに伴う在庫数の調整業務効率を向上させることができます。

販売管理システム「売上管理機能」

売上への引き当てをおこなう機能です。受注データなどからデータを継承し、売上内容を確認のうえ、売上を確定します。売上伝票や売上明細表といった帳票類を出力することもできます。売上を確定させれば、統計データにも反映され、売上情報が即座に可視化できます。

販売管理システム「請求・入金機能」

取引に応じた請求書を発行します。取引先からの指定伝票がある場合でも、予め設定することで帳票出力することができます。入金・未入金の管理ができるため、未回収の売掛金を効率よく管理することで、回収漏れを防ぐこともできます。

販売管理システム「分析・レポート機能」

販売管理システムに入力された情報を、マネジメント層向けに見える化し、経営判断に役立つことができる情報を提供する機能です。グラフィカルなレポーティング機能があり、経営層が必要なデータを柔軟に可視化することができます。データを出力して、より高度な分析にも対応できる機能を提供することも多くなっています。

販売管理システムを選ぶときの5つのポイント

販売管理システムには数多くの機能があり、自社の業務内容と比較しながら最適なものを選択することは簡単なことではありません。販売管理システムの数も多く、どれを選定すれば良いのか迷っている方も多いのではないでしょうか。ここでは、販売管理システム選びで後悔しないために、選定するときに参考にしたい5つのポイントについて解説します。

パッケージのバージョンアップ時にカスタイズを継承できる

すでに述べたように、企業の販売業務は多種多様で、ニーズや要件は多岐にわたります。このため、販売管理システムでパッケージ製品をそのまま使うことは、まれなケースであるといえます。

このため、現場の混乱を避けながら販売管理システムを導入する場合は、カスタマイズが不可欠です。このときに注意したいのが、販売管理システムがバージョンアップした場合の、カスタマイズ部分の扱いです。バージョンアップした場合に継承されないと、同じ内容で再度カスタマイズし直す必要があり、費用負担がかさんでしまうのです。このため、販売管理システムがバージョンアップした場合でも、カスタマイズ部分が継承できる製品を選定するべきであるといえるでしょう。

直感的に分かりやすく操作しやすいインターフェース

販売管理システムは、現場の従業員が日々使うシステムとなるため、操作性は従業員の業務効率に直結します。直観的なインターフェースや、マウス操作をなくしてキーボード操作だけで入力業務ができる画面構成は、販売管理システムに求められる重要な要件となるのです。

いくら豊富で便利な機能があっても、従業員が使いこなすことができなければ何の意味もありません。販売管理システムを選定する際には、目を奪われる機能は当然のこと、画面インターフェースにも注意を払うようにしてください。

リアルタイム性

変化の速いビジネス環境において、迅速かつ正確に会社の「今」を把握できることは、経営者にとって重要な意味を持ちます。消費者のニーズが多様化し製品のライフサイクルが短くなる中で競争優位を築くためには、スピード経営が重視されます。

販売管理システムで会社の状況が見える化されても、リアルタイム性が欠けており、正確な情報を把握できるまでに時間がかかるようでは意味がありません。販売管理システムを選定する際には、リアルタイム性も重要視してください。

分析・統計機能

販売管理システムに蓄積された重要度の高いデータは、経営層にとっては重要な情報資産です。ヒト、モノ、カネに次ぐ第4の経営資産として重要度が増しており、これを有効活用しなければ競争優位を築くことはできません。販売管理システムには、分析・統計機能が含まれておりますが、グラフィカルに表示されるとともに、必要な分析をおこない、レポート出力できるかどうかも確認するようにしましょう。できる限り、マネジメント層が製品選定に参画することも有効です。

内部統制

販売管理システムは、会社の根幹をなすシステムとなり、日々の業務で利用する機会が多くなるはずです。それだけに不正も発生しやすいといえるのです。特に上場企業の場合、ステークスホルダーからの監視の目は厳しくなっています。このため、販売管理システムを選定する際は、機能面だけではなくセキュリティ面にも気を配る必要があります。とくに、認証機能、ログ機能、与信管理機能は内部統制の視点から重要となるので、製品選定の際にはしっかりと確認するようにして下さい。