販売管理システムとは？システム概要・メリット・機能一覧と選び方

2020年2月21日更新

企業が売上を計上して事業を継続する以上、必要になるのが販売活動です。どんな企業でもサービスや商品を「販売」しなければ、売上を上げて利益を確保することはできません。企業活動の根幹を担うシステムこそが販売管理システムであるといえるでしょう。

しかし、企業の販売業務は、たとえ同じ品目を扱っている場合でも企業の販売戦略や、ときには企業風土によって、まったく異なる手法やスタイルであることも少なくありません。そのため、企業によっては独自の販売管理システムを構築・活用しているケースも多く、一概に販売管理システムといっても、その形態や備えている機能は様々です。そこで、本コラムでは、販売管理システムとはいったいどのようなものか、システムの概要や機能について解説します。

販売管理システムとは？システムの概要

販売管理システムとは、企業の一連の販売活動を支援するためのシステムです。現場の従業員の販売業務を効率化する機能はもちろんのこと、経営層やマネジメント層が業績管理するための機能も備えています。販売管理システムについて理解を深めるために、まずはそれぞれの機能を解説したうえで、導入目的や販売管理システムと連携する他のシステムについても説明します。

現場の従業員が求める販売管理システムとは

一般的に販売活動は、見積もりや受注、出荷、納品、請求、入金といったプロセスをたどります。販売管理システムは、各プロセス間で必要な情報を受け渡し、一連の活動が確実に、かつ効率よく実施できるように支援します。

ただし、企業によって販売活動のプロセスは異なります。例えば、製造業であれば販売活動において、原材料や仕掛品、製品の在庫管理が重要な意味を持ち、生産管理システムとの密接な連携も求められます。卸売りや小売りであれば、EDI（電子データ交換）システムと連携するなど、受発注や出荷業務をスピーディーにこなさなければなりません。販売業務は、企業や販売するサービスや商品によって要件やニーズが異なるので、販売管理システムに求められる機能も異なるのです。
同業種で同じような品目を扱っている場合でも、販売管理システムに求められる要件が異なることもよくあります。
企業規模や慣習によって営業自らがシステム入力する場合や、分担制にしている場合もあり裁量範囲が異なることニーズに対応できるシステムを求めます。
また、その他にも在庫は持たないといった販売方法を採用している企業もあれば、出荷は受注後2日以内といった独自ルールを設けている場合もあるかもしれません。

このように、現場の従業員が求める販売管理システムには、企業の様々なニーズに柔軟に応えることが求められているといえるでしょう。

マネジメント層が求める販売管理システムとは

企業には、サービスや商品を販売して売上を計上し、事業を継続させることが求められます。どのような企業であっても経営層、マネジメント層は売上状況に気を配り、早め早めに次の一手を繰り出すことを考えています。売上が落ち込めば市場から撤退したり、新商品を市場に投入したりする判断が必要になるかもしれません。売上が想定以上に伸びているのであれば、設備投資も検討する必要があるでしょう。

変化の速いビジネス環境において、企業の販売状況をリアルタイムに把握する重要性は高まっています。マネジメント層は売上や決算書類が整うのを待てば、売上や利益などの数字を把握できます。

しかし、決算書の場合は、どんなに早くても前月1カ月間の状況を翌月になってから把握することになります。迅速な経営判断で、競争優位を確保することは難しいといえます。

販売管理システムを導入すると、現場の従業員が業務効率を向上させるために、さまざまなデータを入力したり活用したりしています。マネジメント層が求める販売管理システムには、このように従業員が入力したデータを可視化し、マネジメント層が経営判断に役立てられる機能が備わっていることが求められます。

具体的には、分析・レポーティングの機能です。この機能は、販売管理システムにより異なりますが、多くの場合、予実管理や収益性分析に加え、商品分類別損益状況や得意先別売上ランキングといった情報も見える化することができます。

販売管理システムと連携するシステム

販売管理システムは、企業の基幹システムの中でも中心的な役割を果たします。販売管理システムを導入している企業の多くは、システムが止まれば業務が止まることになり、販売管理システムの重要性はかなり大きいはずです。

その機能を最大化するためには、企業の基幹システムを担う他のシステムと連携する必要があります。その代表例は、会計システムです。販売管理システムと共通のデータベースやマスタ基盤上に、複数の基幹システムを動作させれば、システム運用コスト削減も実現できるでしょう。そのほかにも、製造業では生産管理システム、輸出入をしているのであれば、貿易管理システムと連携することも検討するとよいでしょう。

そのほかにも、販売管理システムならではともいえる、連携が求められるシステムがあります。その代表例は、倉庫などで利用するハンディーターミナルです。入荷や出庫、棚卸し業務において、ハンディーターミナルで読み取ったデータが、自動的に販売管理システムと連携できれば、現場の業務効率はかなり高められます。そのほかにも、卸売りや小売りであれば、EDIやファクシミリとの連携が求められます。特に卸売りのように取扱品目が多く大量の場合、EDI連携により受注や出荷を自動化しないと処理が追いつきません。

先に述べたように、企業の販売業務は企業によって異なり、求められる要件も千差万別です。このため、場合によってはワークフローと連携したり、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）といった営業を支援するシステムとの連携が求められたりすることもあります。近年では、販売業務をさらに効率化させるために、RPAと連携させる販売管理システムも増加傾向にあります。

販売管理システムの導入メリット

企業の基幹システムとして存在感が大きい販売管理システムですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

まず挙げられる大きなメリットは、現場の業務効率が向上するということです。販売管理システムがない場合、見積もりや受注、出荷、納品、請求、入金といった販売業務の各プロセスにおいて、「誰に対して何をいくつ」といった情報を、何らかの方法で共有しなくてはなりません。

企業規模が小さく個人がすべてのプロセスを担うのであれば、頭の中だけで把握できるかもしれません。しかし、企業規模が大きくなり、販売する品目やかかわる従業員が多くなると、販売管理システムがなければ現場は混乱するはずです。働き方改革が求められ、生産性向上が企業の重要課題になっている今日においては、販売管理システムがもたらす業務効率の向上は企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

一方、販売管理システムは、マネジメント層にとっても経営の質を向上させるうえで、大きなメリットをもたらします。分析・レポーティング機能で、販売の今を見える化し、迅速な意思決定につなげることができるのです。例えば、「売上額が大きい得意先が実は利益が少ない」ことや「想定以上に在庫が増加している」といった情報は、販売管理システムなくして迅速かつ正確に把握することはできません。レポーティング機能を使えば、会議資料として活用し経営会議で意思決定をおこなうための重要な材料になるはずです。販売業務が企業にとって根幹をなす業務である以上、その状況をリアルタイムに見える化できることは、マネジメント層にとって大きなメリットになるのです。

販売管理システムの導入は、企業にとってコストを削減できるというメリットももたらします。販売業務の効率化は、残業代の抑制や人員削減を通じて人件費の削減をもたらします。紙が必要な業務を削減することもコスト削減につなげることができるでしょう。
販売管理システムを導入することは、システム投資や運用コストもかかりますが、近年では、クラウド型の販売管理システムで投資負担や運用コストを軽減することができるようになりました。販売管理システムへの投資以上のコストメリットを生み出しやすくなっているといえそうです。

ここまで、販売管理システムの概要、現場の従業員とマネジメント層が求める販売管理システムの違い、販売管理システムと他のシステムとの連携、販売管理システムの導入メリットについて説明しました。次回は、販売管理システムの主な機能、販売管理システムを選ぶときの5つのポイントについて解説します。

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