人事システムの選び方

2020年1月17日更新

前回のコラムでは、人事システムを導入する際の3つの比較項目（1：散財しがちな人事情報を集約できる、2：分析に必要な基礎情報の蓄積、3：経営環境や戦略の変更に応じて管理項目を変更できる）についてご紹介しました。今回は、人事システムの選び方・選定の手順についてご紹介しましょう。

人事システムのおすすめの選び方

経営環境の変化とともに、人事システムを選定する際の選定ポイントも変化してきました。それでは、実際にどのような手順で人事システムの選定作業を進めればよいのでしょうか。

人事システムの選び方手順1「現状の把握」

まずは、人事部門が普段、どのような業務をおこなっているのか正確に把握する必要があります。多くの場合、人事システムを初めて導入する企業は少ないはずです。近年の経営環境の変化に従来型の人事システムが合わなくなり、人事システムをリプレイスする必要に迫られていることがほとんどではないでしょうか。

すでに人事システムを導入済みでも、膨大な量のエクセルを使った手作業をおこなっているかもしれません。このような作業を正確に把握し、システムに取り込むことを検討してください。場合によっては、洗い出した作業を業務フロー図で表すと、可視化できるため業務の正確な把握につながります。

人事部門を従来の労務管理業務から脱却し、戦略的な人事部門を目指すのであれば、定型的な業務をできる限りシステム化して生産性を向上させるという視点は欠かせません。人事システムのリプレイスをきっかけに、できる限り無駄な作業はシステム化して、本来人がやるべき付加価値の高い業務を従業員に担当させる必要があるでしょう。

人事システムの選び方手順2「課題の把握」

現状の業務を正しく把握できれば、解決するべき課題を顕在化します。標準化された業務とは異なるイレギュラー処理があれば、人事システムの刷新に合わせて標準化し、可能な限りシステムに取り込むことを検討してください。例えば、正社員と非正規雇用社員の間で社員番号を変えるケースが考えられます。このような社員番号の変更は、正社員になるというモチベーションを高める効果がある、社員番号で属性を識別しやすいという利便性もあるでしょう。しかし、マスターキーとして使われることが多い社員番号の変更は、社員番号に紐づけられた社員情報との不整合を発生させます。システム化に適したルールや規則の変更も検討する必要があるでしょう。

人事システムを導入する場合は、従業員の家族、住所、通勤経路といった人事情報の変更をワークフローシステムにより実現するケースも多いでしょう。このような場合も、現状の決裁ルートを見直して、ワークフローシステムに即した運用方法に変更することを検討してください。現在は5段階の決裁ルートも、本来は3段階で十分というケースも多くあります。

人事システムと連携する業務システムにも着目することも重要です。勤怠管理、給与計算システムはもちろんのこと、近年では人事システムとSFA（Sales Force Automation、営業支援システム）や管理会計システムとの連携も注目されています。人事システムとSFAが連携できれば、営業実績を人事情報として統合管理できます。さらに管理会計システムとの連携により、売り上げ分析の際に部門から従業員の要素にまで細分化して分析できるようになります。

人事システムの選び方手順3「システムの導入」

自社の課題解決を実現できる人事システムを導入するための最終フェーズです。ここでは、人事システムの導入により可能となる人事情報分析にも着目してください。すでに人事システムの役割は、単なるデータの格納庫であるデータベースから、格納したデータの分析機能に主眼が置かれるようになっています。しかし、自社の経営戦略を考慮に入れながら、必要な分析方法を確立させることは簡単ではありません。どこから手をつければよいか分からない人事担当者も多いのではないでしょうか。

この点、人事システムによっては、分析方法に関するテンプレートが用意されており、参考にすることができるでしょう。人事システムを提供するベンダから様々な人事情報分析手法の提案を受けることができる場合もあります。このような情報を活用しながら、自社の人事戦略を考慮に入れて、テンプレートに修正を加えると効率的です。人事システムを導入するフェーズから、戦略的人事を見据えた分析機能にまで着目してシステム導入を進める必要があるといえます。